Порядок реєстрації представництва іноземної компанії

Одним із способів здійснення іноземною компанією діяльності, в тому числі господарської, на території України є організація представництва.

Представництво іноземної компанії не є юридичною особою і не здійснює самостійної господарської діяльності. Воно діє від імені і за дорученням цієї компанії, представляючи її інтереси в Україні. Реєстрація представництва дозволяє отримати офіційний статус для іноземної компанії та її співробітників, що працюють в представництві, наймати іноземців без отримання дозволу на працевлаштування, отримувати для них і членів їх родини одноразові й багаторазові візи, відкривати рахунки в українських банках та інше.

Реєстрація представництва проводиться в два етапи. Спочатку необхідно зареєструвати представництво в Мінекономрозвитку, а потім - стати на облік в органах податкової служби, пенсійного фонду, органах статистики.

Для реєстрації представництва в Мінекономрозвитку необхідно подати наступні документи:

1) заяву про реєстрацію представництва. Подається в довільній формі на фірмовому бланку компанії з підписом керівника та печаткою компанії (за наявності). У заяві мають бути зазначені:

• найменування, країна походження, місцезнаходження, дата заснування, організаційно-правова форма, кількість співробітників та сфера діяльності іноземної компанії;
• номер телефону, факсу;
• місто, в якому буде відкрито представництво з зазначенням його майбутньої адреси;
• кількість громадян, які будуть працювати у представництві;
• найменування банку із зазначенням номера рахунку;
• якщо будуть філії - міста, в яких вони будуть;
• мета відкриття та сфера діяльності представництва, інформація про ділові зв'язки з українськими партнерами та перспективи розвитку співробітництва;

2) витяг із торговельного, банківського або судового реєстру країни місцезнаходження офіційно зареєстрованого органу управління іноземної компанії, який підтверджує реєстрацію цієї компанії;

3) довідку з банку, в якому відкрито рахунок іноземної компанії із зазначенням номера рахунку;

4) довіреність на здійснення представницьких функцій в Україні, оформлену за законами країни реєстрації іноземної компанії.

Якщо законодавство країни місцезнаходження іноземної компанії вимагає для відкриття представництва за кордоном отримання особливого дозволу від державних органів цієї країни, то необхідно подати також копію такого дозволу. Як правило, таким документом є дозвіл центрального банку країни іноземної компанії на відкриття рахунку з правом ведення підприємницької діяльності для представництва іноземної компанії на території України.

Зазначені документи повинні бути подані в Мінекономрозвитку не пізніше 6 місяців з моменту їх видачі в державі підприємства. Вони повинні бути нотаріально засвідчені за місцем видачі, належним чином легалізовані (через легалізацію в консульських установах або шляхом проставлення апостиля), і переведені на українську мову. Переклад повинен бути завірений перекладачем.

Крім того, для подальшої постановки на облік в держорганах іноземної компанії варто заздалегідь подбати про складання і переклад на українську мову рішення про створення представництва (як правило, протокол про створення представництва в Україні та призначення директора представництва) та положення про представництво.

За реєстрацію представництва необхідно сплатити державний збір у розмірі 2500 доларів США. Номер рахунку, на який необхідно провести оплату, видається при реєстрації документів, поданих заявником. Втім, ті, хто знає номер цього рахунку, можуть провести оплату і раніше, і надати в Мінекономрозвитку виписку з банку або інший документ, що свідчить про сплату цього збору одночасно з іншими документами.

Нормативний термін для розгляду документів про реєстрацію документів та прийняття рішення для реєстрації представництва або відмови в ньому становить 60 робочих днів з моменту сплати збору за реєстрацію представництва іноземної компанії (на практиці - після надання в Мінекономрозвитку документа про сплату збору). Але насправді цей термін може бути і більше.

Підставами для відмови у реєстрації представництва іноземної компанії можуть бути порушення зазначених вимог до оформлення документів, їх невідповідність законодавству, подача документів пізніше 6 місяців з дати їх видачі в країні місцезнаходження іноземної компанії.

У разі прийняття рішення про реєстрацію представництва заявнику видається Свідоцтво про реєстрацію представництва, а дані про реєстрацію заносяться до Реєстру представництв. Представництво вважається відкритим з моменту його державної реєстрації.

Після отримання Свідоцтва необхідно звернутися до місцевого органу статистики для включення представництва в Єдиний державний реєстр підприємств, організацій та установ (ЄДРПОУ) та отримання відповідної довідки про включення до ЄДРПОУ.

Для включення представництва іноземної компанії в ЄДРПОУ необхідно подати:

• Свідоцтво про реєстрацію представництва та довіреність на здійснення представницьких функцій;
• Положення про діяльність представництва та заповнену облікову картку;
• Запит про видачу довідки.

Документи повинні бути подані протягом 10 днів після реєстрації представництва в Мінекономрозвитку. Довідка про включення до ЄДРПОУ видається органом статистики у п'ятиденний термін з дати подання запиту.

Для постановки представництва на податковий облік, до органу податкової служби за місцезнаходженням представництва необхідно подати:

• Заяву за формою № 1-ОПП;
• Копію довідки про включення до ЄДРПОУ;
• Копію Свідоцтва про реєстрацію представництва.

Документи повинні бути подані протягом 10 днів після реєстрації представництва в Мінекономрозвитку. Крім того, постійне представництво (в ідеалі таким є представництво, через яке здійснюється господарська діяльність іноземної компанії, але на практиці під нього підводять будь-яке представництво) повинно стати на облік як платник податку на прибуток. Для цього йому крім копії довідки про включення до ЄДРПОУ та копії Свідоцтва про реєстрацію представництва необхідно подати заяву про реєстрацію представництва нерезидента як платника податку на прибуток за формою № 1-РПП.

Постановка на облік у податкових органах повинна здійснюватися не пізніше наступного робочого дня після подання заяви, але і тут можливі затримки. Після постановки на облік орган ДПС надсилає заявнику довідку за формою № 4-ОПП або видає її уповноваженому представнику в органі ДПС. Довідка видається безоплатно.

Для постановки на облік в органах ПФУ як платника єдиного соціального внеску необхідно в 10-денний строк з дня реєстрації представництва подати:

• Заяву про взяття на облік;
• Оригінал та копію Свідоцтва про реєстрацію представництва;
• Оригінал та копію рішення про створення представництва (на практиці потрібно протокол уповноваженого органу компанії про створення представництва в Україні та призначення директора представництва, переведений на українську мову);
• Оригінал та копію довідки про включення до ЄДРПОУ;
• Оригінал та копію положення про діяльність представництва.

Копії зазначених документів звіряються з оригіналами і завіряються працівником ПФУ, а оригінали повертаються заявнику. Не пізніше наступного робочого дня після взяття на облік представництву відправляється відповідне повідомлення.

Окремих зусиль вимагає виготовлення печатки, відкриття поточного рахунку представництва в українському банку і отримання службових карток для іноземних працівників (отримується замість дозволу на працевлаштування).