Почему стоит заключать Соглашение о конфиденциальности (NDA) с IT-специалистами?

Раскрытие любой коммерческой тайны без согласия ее владельца может обернуться серьезными убытками или потерей будущей прибыли, а возможно и репутации компании. 

В процессе любой деятельности важно не допустить разглашения ценной для собственника компании информации, будь то бизнес-идея, данные клиентов, информации о сделках с контрагентами или уникальные данные создаваемого компанией продукта.

Актуальной проблемой для компаний, в частности в сфере IT-бизнеса,  является необходимая передача коммерческой информации определенному сотруднику либо подрядчику для дальнейшего выполнения им услуги, и получение гарантии, что тот не воспользуется такой информацией в своих корыстных целях. 

Например, когда для получения IT-услуги собственнику или руководителю компании необходимо раскрыть определенную информацию (конфиденциальную), или передать материалы разработчику - как правило, ФОПу.

Как быть на 100% уверенным, что важная для вашей прибыли информация не станет известной кому-то еще?

Кроме того, если вы сотрудничаете с иностранными компаниями, защита конфиденциальной информации и персональных данных является необходимым законодательным требованием стран Европы и Америки. 

Как “застраховать” внутреннюю информацию IT-компании от использования ее третьими лицами? И от чего защитит Соглашение о конфиденциальности?

Что такое Соглашение о конфиденциальности, и как начать подготовку к его разработке?

NDA или Соглашение о конфиденциальности - это соглашение (договор) о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны, которая принадлежит компании. Такое соглашение содержит перечень информации, которую стороны этого договора считают конфиденциальной, включая информацию о документах, сведениях, материалах, которыми они готовы поделиться. 

Этот договор определяет круг лиц, для которых эта информация может быть доступна, и ответственность за ее разглашение, а также период в течение которого ее запрещено разглашать (в том числе и после окончания действия самого соглашения). Соглашение учитывает также ресурсы, на которых запрещено разглашать и использовать полученную информацию (соцсети, медиа, радио, телевидение и т.д.).

Прежде всего необходимо определить какая именно информация в Вашей компании считается конфиденциальной (коммерческой тайной), и закрепить это в документе (например, в Положении о защите конфиденциальной информации).  

Конфиденциальной может считаться информация:

• о текущих проектах компании и тех, которые находятся на стадии разработки, а также об их бюджетах;

• об инвесторах, поставщиках, клиентах, партнерах и подрядчиках;

• финансовые и бухгалтерские данные, включая сведения о  заработной плате сотрудников;

• идеи создания новых продуктов и услуг;

• программы или коды;

• алгоритмические данные и программное обеспечение, которое разрабатывается или уже разработано компанией;

• все что относится к интеллектуальной собственности для будущих проектов по созданию новых прав интеллектуальной собственности, идеи названия новых продуктов и т.д.;

• планы по развитию и масштабированию бизнеса;

• базы данных и другие объекты в IT-бизнесе;

• документация, полученная или составленная за период сотрудничества;

• результаты работы;

• прочие данные, имеющие коммерческую ценность для Вас.

Важной частью NDA являются сроки и процесс возврата всех полученных материалов и информации ее владельцу. 

Итак, NDA носит скорее превентивный (предупреждающий) характер, целью которого является предупредить и остановить несанкционированное  разглашение конфиденциальной информации, а также привлечь к ответственности за такое нарушение. 

Важно: Не является конфиденциальной общеизвестная (публичная) информация - та,  что была известна стороне до подписания Соглашения, а также сведения, которые были получены стороной без раскрытия конфиденциальной информации.  

Интересно: Особенности договорных отношений в IT сфере

Когда и как нужно подписать NDA с сотрудником или посредником?

Заключать данное Соглашение необходимо до того момента, когда наступает необходимость раскрыть какую-либо конфиденциальную информацию, коммерческую тайну. То есть сначала сторона, которой будет передана эта информация, соглашается с условиями NDA и ставит на нем свою подпись, а потом Вы можете раскрыть ему какую либо информацию, которая определена в этом NDA  как конфиденциальная.  

Кроме того, у стороны, которой раскрывается такая информация, необходимо взять письменное обязательство, в котором он/она указывает, что ознакомился (-лась) с текстом Положении компании о защите конфиденциальной информации и обязуется его не нарушать.

Кроме Положения рекомендуем также разработать внутреннюю документацию компании, например, Регламент, в котором будет прописана процедура обращения с конфиденциальной информацией: 

• порядок и правила доступа к ней всех, кому она может быть раскрыта; 

• правила ее пересылки и использования; 

• перечень лиц, которым разрешен доступ к той или иной информации; 

• алгоритм действий этих лиц в случае обнаружения нарушения защиты конфиденциальной информации и прочее. 

NDA может быть как частью контракта (оговорка о конфиденциальности) между заказчиком и исполнителем (например, Договора о разработке программного обеспечения Software Development Agreement SDA), так и составлен в виде отдельного соглашения. 

Но мы рекомендуем заключать NDA отдельно от других договоров. Заключаться он может как в бумажном, так и электронном виде, при определенных условиях. В зависимости от местонахождения (стран) сторон, Соглашение может быть составлено на нескольких языках.

Кроме подписанного Соглашения, у Компании должно быть подписанное письменное подтверждение, что сторона ознакомилась с текстом Положения компании о защите конфиденциальной информации, и обязуется его не нарушать.

Интересно: Как IT-компании в Украине работать с иностранными Клиентами?

Виды NDA: выбрать одностороннее или двустороннее Соглашение? 

Если стороны взаимно обмениваются конфиденциальной информацией, например, при совместном создании какого либо продукта, услуги или в случае  планирования совместной деятельности, им необходимо будет заключить двустороннее Соглашение о конфиденциальности. 

Одностороннее соглашение используется при одностороннем раскрытии информации, например, если заказчику необходимо раскрыть определенную информацию или передать материалы разработчику для выполнения последним заказа.

Какой еще запрет, кроме разглашения конфиденциальной информации, можно добавить в NDA?

В некоторых случаях, когда это уместно, в Соглашение о конфиденциальности прописывают оговорки о неконкуренции и/или о непереманивании сотрудников.

Такие запреты могут быть составлены и в виде отдельных соглашений, таких как:

• NCA — Non-compete Agreement - Соглашение о неконкуренции, которое запрещает работнику трудоустраиваться в компании, занимающиеся аналогичной деятельностью, или участвовать в проектах, которые являются аналогичными проектам компании заказчика. 

• NSA - Non-solicitation Agreement - Соглашение о непереманивании, которое запрещает подрядчику, компании конкуренту и/или связанными с ними третьим лицам, переманивать сотрудников компании заказчика (работодателя).

В каких случаях Соглашение о конфиденциальности (NDA) не защищает?

NDA будет малоэффективным в случае использования шаблонных образцов из интернета, а также если у его Сторон будут отсутствовать факты передачи материалов, документов, и открытия доступа к такой информации лицу которому она была раскрыта. 

 Критичные ошибки при составлении Соглашения (NDA):

• отсутствие  территориальных и временных ограничений;

• отсутствие четких определений понятий конфиденциальной информации, а также способы ее передачи;

• не обозначена ответственность за нарушения условий Соглашения;

• не указано применимое законодательство и судебная юрисдикция в случае возникновения споров. 

Несмотря на некоторые скептические взгляды относительно применения такого вида Соглашения на территории Украины, грамотно составленный NDA – это надежный метод для защиты конфиденциальной информации и коммерческой тайны Вашей компании. Он позволит предупредить разглашение такой информации,  предотвратить ее незаконное использование, а также привлечь к ответственности лиц нарушивших данное Соглашение. 

NDA применим во всех сферах и взаимоотношениях, где важно защитить информацию или коммерческую тайну. 

Наша компания предлагает вам помощь в разработке NDA-соглашений, а также:

• помогаем зарегистрировать IT-бизнес в Украине в оптимальной для этого форме;

• консультируем относительно оптимальной системы налогообложения для IT-бизнеса в Украине;

• помогаем разработать схемы работы компании, подходящие для Клиента;

• анализируем и разрабатываем договора в сфере IT, необходимые для деятельности бизнеса;

• предоставляем бухгалтерское и юридическое сопровождение бизнесу в Украине, в том числе решение кадровых вопросов;

• помогаем с оформлением иностранных специалистов в компанию.

Полный набор услуг для IT-компаний вы можете узнать тут, а стоимость уточнить у наших специалистов.

Вы хотите надежно защитить свой IT-бизнес в Украине? Обращайтесь к нам! Мы найдем решение, которое подойдет именно вам, и возьмем на себя его воплощение в реальность.

Не нашли ответ на свой вопрос?

Информация о ведении IT бизнеса в Украине тут.