Проверка состояния военного учета на предприятии: как подготовиться к проверке предприятия ТЦК

На фоне войны изменения в законодательстве по мобилизации и учету военнообязанных приобрели большое значение для каждого бизнеса, имеющего в штате таких работников. Уже третий год нормативные акты, связанные с мобилизацией, регулярно обновляются, что создает новые вызовы для предпринимателей. Особенно это касается недавней приостановки возможности бронирования военнообязанных через Дию до 15 ноября 2024 года, а также получения статуса критически важного предприятия (исключение — предприятия, получающие этот статус через министерство).

Цель таких нововведений: проведение аудита предприятий, получивших статус критически важных, а также, поскольку в этот аудит были привлечены ТЦК, проверить соблюдение такими предприятиями Правил ведения военного учета. Поэтому правильное ведение военного учета важно не только для тех предприятий, которые забронировали своих работников, но и для тех, кто только планирует это сделать. Кроме того, следует отметить, что повышение штрафов за нарушение или ненадлежащее ведение учета существенно увеличило риски для работодателей.

Даже при наличии подробных инструкций, руководители сталкиваются с трудностями в организации военного учета, и чем дальше, тем чаще у руководителей компаний возникает все больше вопросов. Один из самых актуальных — как подготовиться к проверке ТЦК? Ведь любая ошибка может привести к юридическим последствиям и значительным финансовым потерям. Основная причина этих проблем — недопонимание нюансов военного учета и частые изменения требований, которые не всегда вовремя и понятно доводят до бизнеса.

В этой статье мы расскажем, как правильно вести военный учет на предприятии и как подготовиться к проверкам ТЦК. Вы узнаете, как ваша компания может минимизировать риски и обеспечить надлежащее ведение военного учета. И если вам нужна не только полезная информация, но и практическая поддержка в этом процессе – мы также расскажем, каким образом можем вам помочь.

Интересно: Как вести военный учет на предприятии в 2024 году

Подготовка предприятия к состоянию военного учета на предприятии: практические рекомендации

Чтобы избежать проблем при проверке ТЦК, работодатель должен строго соблюдать порядок ведения военного учета всех работников — как основных – работающих на основе трудового договора – так и совместителей. Итак, что следует сделать, чтобы удачно пройти проверку ТЦК на предприятии.

1. Подготовить, подписать и зарегистрировать списки персонального военного учета и ведомость оперативного учета (на 01.01.2024).
2. Назначить/переназначить ответственного за ведение военного учета, обеспечить своевременную подачу сообщений. Они подаются в 7-дневный срок с даты издания соответствующего приказа о назначении. Срок считается в календарных днях (не в рабочих!), День издания приказа не учитывают. Если обнаружено, что сообщение не было подано, то подать его следует как можно скорее – никакой специальной даты ждать не следует. Также на практике сообщения по дополнению 1 подают и в случае прекращения выполнения обязанностей по ведению военного учета одним лицом и возложению таких обязанностей на другое лицо. То есть, в этом случае увольнение или увольнение работника не происходит, но ТЦК следует сообщить о "замене" ответственного лица.
3. Определить потребность в повышении квалификации ответственного лица и установить ему доплату. Хотя Гоструд разъясняет, что доплата устанавливается только в случае, если возлагаются дополнительные обязанности по ведению военного учета, не предусмотренные должностной инструкцией, ТЦК часто на практике рассматривает это как императивную норму. Потому доплата за ведение военного учета устанавливается для ответственного лица обязательно. И при проверках ТЦК обращает особое внимание на наличие этой доплаты и контролирует ее внедрение.
4. Разместить Правила военного учета на видном месте – общедоступном стенде или доске. Здесь обычно возникают следующие вопросы. Можно ли не вывешивать правила, а предоставлять для ознакомления распечатанную версию при принятии работника на работу? Есть риск, что проверяющие расценят это как отсутствие Правил ВО "на видном месте в общедоступных помещениях", что будет считаться нарушением, за которое могут быть применены санкции. Можно ли разместить Правила ВО только на корпоративном сайте? Это возможно только в том случае, если все работники, являющиеся призывниками, военнообязанными или резервистами, работают дистанционно. В других случаях может возникнуть вероятность, что проверяющие расценят это как отсутствие Правил ВО "на видном месте в общедоступных помещениях".
5. Утвердить график сверки военно-учетных документов с учетными данными списков персонального военного учета.
6. Ознакомить под подпись военнообязанных работников с Правилами.
7. Проверить наличие копий военно-учетных документов и их актуальность. Необходимо получить от работников копии военно-учетных документов и хранить их в личных делах и документах предприятия. При этом военно-учетные документы в бумажной и электронной формах имеют одинаковую юридическую силу. Однако, если ВОД оформлен в электронном виде (включая распечатанную версию), он обязательно должен содержать QR-код для считывания.

Интересно: Получить статус критически важного предприятия и обеспечить бронирование работников: опыт киевской IT-компании

Как часто происходит проверка состояния военного учета на предприятии?

Проверка территориальных центров комплектования (ТЦК) на предприятиях может быть как плановой, так и внеплановой, и их частота зависит от определенных обстоятельств, связанных с военной ситуацией и учетом военнообязанных работников. Внеплановые проверки состояния военного учета на предприятии инициируются в ситуациях, когда на предприятии работают забронированные работники или военнообязанные лица, получившие мобилизационные распоряжения. Однако Постановление № 1487 не устанавливает четкую периодичность для таких проверок, что делает их непредсказуемыми. Это подчеркивает важность поддержания порядка в военном учете на предприятии, поскольку неожиданные проверки могут, как мы уже говорили выше, привести к серьезным последствиям.

Плановые проверки состояния военного учета на предприятии, в свою очередь, осуществляются в соответствии с заранее утвержденными графиками, формируемыми на основе распоряжений, выданных руководителями районных администраций, администраций в г. Киеве, а также городскими председателями. В целом периодичность проверок ТЦК следующая:

1. ежегодно – если предприятие имеет забронированных работников или если работнику выдали мобилизационное распоряжение;
2. один раз в 4 года – на других предприятиях.

Понимание частоты проверок является лишь частью подготовки предприятий к взаимодействию с ТЦК. Важно знать, какие документы и процессы станут предметом контроля во время этих проверок.

Что именно проверяет ТЦК на предприятии?

При проверке ТЦК может потребовать предоставления ряда документов, подтверждающих правильность ведения военного учета на предприятии. Среди основных документов, подлежащих проверке, являются:

• штатное расписание предприятия, а также приказ о его утверждении;
• приказ руководителя о назначении ответственного лица, его должностную инструкцию;
• приказ о необходимости повышения квалификации ответственного лица;
• подтверждение отправки обязательных сообщений в ТЦК;
• списки персонального военного учета;
• копии военно-учетных документов;
• подтверждение ознакомления работников с Правилами;
• график сверки учетных данных списков персонального военного учета с их военно-учетными документами;
• ведомость оперативного учета;
• журнал учета результатов проверок.

Предоставление этих документов является важной частью проверки, осуществляемой ТЦК на предприятии. Кроме того, они оценивают обоснованность существующей брони и количества забронированных работников. Этот процесс предполагает проверку наличия соответствующих списков должностей и специальностей, подлежащих бронированию. Здесь главное – надлежащее оформление документов, связанных с бронированием, а также ведение отчетной документации, подтверждающей выполнение всех требований по бронированию.

Наиболее распространенные нарушения, выявленные во время проверок военного учета

Также, учитывая опыт предприятий, к которым уже приходило ТЦК, можно выделить наиболее распространенные нарушения, обнаруженные в ходе проверок состояния военного учета на предприятии:

• несоблюдение требований по ведению военного учета;
• прием на работу без предъявления военно-учетного документа (в электронной или бумажной версии);
• отсутствие назначенного ответственного лица за ведение военного учета или документов, подтверждающих его назначение;
• неформирование списков персонального военного учета и отсутствие журнала учета результатов проверок;
• недостаточная осведомленность работников по правилам ведения военного учета;
• отсутствие уведомления о явке призывников и военнообязанных в ТЦК.

Безусловно, эти нарушения имели негативные последствия для предприятий. Именно поэтому мы акцентируем внимание на том, что очень важно оперативно выявлять и устранять существующие недостатки в военном учете, чтобы снизить риски для компании.

Действия после проверки ТЦК: журнал учета результатов проверки состояния военного учета

Результаты проверки ТЦК фиксируются в специальном журнале учета результатов контроля военного учета. В нем отражают решение руководителя об устранении выявленных нарушений. После реализации всех необходимых мер ответственное лицо за ведение военного учета делает соответствующую отметку об исправлении недостатков. Кроме того, в течение 30 календарных дней с момента получения результатов проверки необходимо информировать руководителя ТЦК и СП, проводившего аудит, о принятых мерах.

Помощь юриста в подготовке к проверкам состояния военного учета на предприятии

Юридическая компания "Правовая Помощь" предлагает квалифицированные услуги по организации и надлежащему ведению военного учета на предприятиях, обеспечивая соблюдение законодательных требований и избегание рисков, связанных с проверками ТЦК.

1. Комплексный анализ состояния военного учета. Мы проводим подробный аудит текущего состояния военного учета на предприятии, проверяя документы, обеспечивая соответствие требованиям. Наш подход позволяет выявить возможные нарушения или недостатки еще до проведения проверки ТЦК, что способствует избеганию штрафов.
2. Оформление и ведение документации. Наша команда берет на себя весь процесс подготовки и ведения документов военного учета.
3. Подготовка к проверкам ТЦК. Мы поможем вам правильно подготовиться к проверке. Кроме проверки документации, мы проведем моделирование потенциальных вопросов, которые могут возникнуть в ТЦК во время проверки, и поможем избежать распространенных ошибок.
4. Устранение нарушений после проверки. Если при проверке были обнаружены нарушения, мы поможем оперативно устранить их и защитить интересы вашего предприятия перед контролирующими органами.
5. Постоянное сопровождение и поддержка. Мы постоянно следим за изменениями в законодательстве и предоставляем вашему предприятию актуальную информацию. Это позволит всегда быть готовыми к проверкам и избегать непредвиденных проблем.

Таким образом, сотрудничество с нами избавит вас от лишних хлопот, связанных с организацией военного учета. Вы сможете сосредоточиться на основной деятельности, а мы позаботимся о том, чтобы ваш бизнес соблюдал все требования законодательства и был готов к любым проверкам.

Не откладывайте на потом — свяжитесь с нами уже сегодня, чтобы обеспечить уверенность в правильности ведения военного учета на вашем предприятии!