Как компании легально нанять иностранца: пошаговый алгоритм

Сегодня многие украинские компании приглашают к работе иностранных специалистов – особенно в сферах IT, медицины, производства, логистики. Однако желание расширить команду часто разбивается о стену бюрократии: этапы легализации, взаимодействие с Центром занятости и Миграционной службой, строгие дедлайны.

Одна ошибка в заявлении может привести к возврату документов, потере уплаченной госпошлины и задержке выхода специалиста на работу на 1–2 месяца.

Мы подготовили короткий и практичный гайд, который поможет бизнесу действовать правильно и пройти этот путь без штрафов или других неприятностей. Или же вы можете делегировать это профессионалам и сэкономить свое время.

Интересно: ТОП-5 ошибок при получении разрешения на трудоустройство иностранцев в Украине

Получение разрешения на трудоустройство иностранца: фундамент легализации

Легальный найм начинается не с визы, а с Разрешения на применение труда иностранцев. Итак, для официального трудоустройства претендента компания-работодатель должна получить разрешение на применение труда иностранцев, которое выдает Центр занятости.

Что нужно подать в центр занятости, чтобы получить разрешение:

• заявление от компании, где указать данные иностранца, должность и срок, на который планируется трудоустроить работника, а также данные самой компании, в т.ч. расчетный счет;
• копия паспорта иностранца с переводом на украинский, который обязательно нужно заверить у нотариуса;
• цветное фото работника;
• проект трудового договора;
• квитанция об уплате госпошлины.

Разрешение выдается обычно на срок до 2-х лет. Если это иностранные командированные работники или внутрикорпоративные цессионарии, то разрешение можно получить на 3 года. Компания имеет право указать в заявлении меньший срок, чем предусмотрено в Законе, например 5 или 6 месяцев.

Подписание трудового договора с иностранцем и налоги

Получили разрешение? У вас есть 90 дней, чтобы заключить договор с иностранным работником и подать копию подписанного контракта в Центр занятости. Именно этот документ подтверждает легальное трудоустройство.

С момента трудоустройства начинается налоговый контроль. Поэтому с даты найма иностранца компания обязана начислять и выплачивать заработную плату и налоги. К этому нужно относиться очень внимательно, потому что Центр занятости будет отслеживать уплату ЕСВ.

Важно! Если компания не уплачивает ЕСВ в течение 2 месяцев (без уважительных причин), разрешение на трудоустройство будет отозвано. Восстановить его невозможно, а получить новое разрешение компания может не ранее чем через год после отзыва.

Легализация пребывания: виза D и вид на жительство (ВНЖ)

Нужно понимать, что само по себе разрешение на труд не дает права жить в Украине. Конечно, в случае, если иностранец будет работать удаленно и ему не нужно постоянно находиться в Украине, то для компании действительно будет достаточно разрешения на применение труда иностранного работника.

Но если необходимо физическое присутствие сотрудника в офисе или на производстве – начинается этап миграционной службы. Теперь требуется оформление вида на временное проживание и регистрация места проживания. Об этих двух этапах мы расскажем дальше.

Итак, на основании разрешения на трудоустройство иностранец имеет право подать документы на вид на временное проживание в Украине. Это дает возможность официально проживать в стране в течение срока действия разрешения на трудоустройство.

Важно! Нужно учитывать, что для большинства иностранных стран обязательным является получение визы D-04. Исключением являются страны, с которыми Украина заключила соответствующие международные договоры, например Армения, Грузия, Литва и некоторые другие.

Для оформления визы необходимо зарегистрировать личный кабинет на сайте МИД Украины и заполнить визовое заявление-анкету. После этого появится возможность выбрать свободный слот для подачи документов в консульском учреждении. Также документы можно подать через визовый центр.

Оформление вида на жительство занимает около 15 рабочих дней. В миграционную службу или Паспортный сервис ГП “Документ” подаются:

• паспорт иностранца и его перевод на украинский язык;
• страховка на весь период действия вида на жительство;
• разрешение на трудоустройство;
• обязательство работодателя.

При подаче документов также уплачивается государственная пошлина и административный сбор.

Полученная пластиковая карта (вид на жительство) позволяет свободно пересекать границу и, что важно, открыть для иностранца зарплатный счет в украинском банке.

Регистрация места проживания иностранца

Это финишная прямая, где часто случаются штрафы. После получения вида на жительство обязательно нужно зарегистрировать адрес проживания иностранца в Украине, и на это есть ровно 30 календарных дней.

Последствия нарушения: штраф от 1700 до 3400 грн. Кроме того, это "красный флаг" для миграционной службы при следующем продлении документов.

Интересно: Почему могут отказать в получении вида на временное проживание в Украине

Контроль сроков и обновление документов легализации иностранца

Легализация требует постоянного мониторинга. Разрешение и вид на жительство имеют ограниченный срок действия. Если пропустить дату окончания документов, вы не просто получите штраф – вам придется начинать всю процедуру заново, тратя время и средства на новые сборы.

Критические дедлайны, которые нельзя нарушать:

1. Продление разрешения на трудоустройство. В законодательстве определен «коридор времени». Подать документы на продление разрешения нужно не ранее чем за 50 дней до даты его окончания, но и не позже чем за 20 календарных дней до этой даты.
   
   Если вы подадите заявление, например, за 19 дней до конца срока действия – Центр занятости откажет в продлении, и подавать придётся на новое разрешение. Соответственно, оплата будет большей и пакет документов нужно собирать заново.
   
   
2. Продление вида на временное проживание. Здесь правило проще, но строгое: документы должны быть поданы до окончания срока действия текущего вида на жительство. Желательно – за 15 рабочих дней, чтобы избежать разрыва в легальном пребывании.

Совет: Не полагайтесь на память работника. Внесите эти даты в CRM или календарь HR-отдела с напоминанием за 2 месяца. Или доверьте контроль нам — мы напомним о необходимости продления заранее.

Успешный кейс: Продление разрешения на трудоустройство иностранцев и вида на жительство в Украине

Почему бизнесу выгоднее нанять миграционного юриста?

Самостоятельное оформление часто превращается в квест: бухгалтерия путается в миграционных правилах, а HR тратит рабочее время на очереди в госучреждениях. Любая неточность в датах или формулировках затягивает процесс на месяцы.

Мы предлагаем решение “под ключ”. Как мы работаем?

• Полное сопровождение: от написания заявления в Центр занятости до получения вида на жительство на руки.
• Контроль сроков: мы напомним о необходимости продления разрешения, чтобы вы не потеряли работника.
• Сложные кейсы: работаем со всеми регионами Украины и решаем нестандартные ситуации.
• Комплексный подход: сопровождаем и компанию, и самого работника (визы, переводы, страховки).

Если вы планируете пригласить нескольких иностранных специалистов, целесообразно сразу подключить нашего миграционного юриста. Он организует системный процесс: от подписания договоров до коммуникации с ГМС. Это сэкономит время и минимизирует риски непредвиденных ситуаций.

Нужно нанять иностранного специалиста "еще вчера"? Свяжитесь с нами — мы знаем самый короткий законный путь.