Какие документы нужны для аккредитации представительства неправительственной организации в Украине?

Аккредитация (или государственная регистрация) представительства иностранной неправительственной организации (далее – Представительство) является достаточно сложным и длительным процессом. Подготовка документов и их подача для аккредитации требуют внимательности и знания процедуры. Мы расскажем почему.

Напомним, что представительство иностранной неправительственной организации не имеет статуса юридического лица в Украине. Это значит, что представительство действует за, и от имени материнской организации, в пределах полномочий, определенных положением (уставом) Представительства (при его наличии) и/или доверенности главы Представительства.

Регистрация Представительства – одна из услуг, предоставляемых нашей компанией. Сегодня мы поговорим о таком важном этапе процедуры как сбор необходимых для аккредитации документов. Что это за документы, какие правила их подготовки – читайте дальше в тексте.

Интересно: Этапы аккредитации иностранной неправительственной организации в Украине

Какие документы необходимы для аккредитации представительства иностранной неправительственной организации?

Для аккредитации Представительства понадобится:

1. Заявление о государственной регистрации (аккредитации) представительства установленной формы.

Заявление подписывает управляющий либо другое лицо по доверенности от материнской организации. Если заявление и пакет документов направляются для регистрации по почте, подпись руководителя удостоверяется нотариально.

2. Копия документа, например, свидетельство, выписка или другой аналогичный документ, выданный уполномоченным органом иностранного государства и подтверждающий регистрацию иностранной неправительственной организации.

У каждой страны есть свой вариант такого документа. Например, в Венгрии и Польше это будет выписка из судебного реестра, в некоторых кантонах Швейцарии - выписка из корпоративного реестра.

В любом случае, вышеуказанный документ должен содержать сведения о наименовании материнской организации, ее местонахождении, идентификационном коде и руководителе или органах управления. Обычно реестры дополнительно содержат информацию о виде деятельности, отчетности и т.д.

3. Копия учредительных документов иностранной неправительственной организации – устав, положения и т.д.

Важно! Учредительные документы должны предусматривать право соответствующего органа управления материнской организации на создание Представительства.

Если по уставу решение о создании обособленного подразделения принимают участники организации, а не совет директоров (или другой коллегиальный орган), именно протокол/решение собрания участников требуется для проведения аккредитации.

4. Решение уполномоченного органа иностранной неправительственной организации об образовании обособленного подразделения иностранной неправительственной организации, представительства, филиала иностранной благотворительной организации и назначении его руководителя. При этом нужно соблюдать несколько правил:

• Решение должно быть выдано в пределах полномочий, то есть тем, кто имеет право выдавать такое решение;
• Наименование Представительства должно соответствовать наименованию материнской организации;
• Решение должно определять руководителя представительства в Украине;
• Решение не может быть выдано позже доверенности на руководителя.

5. Учредительный документ (устав, положение) обособленного подразделения, представительства, филиала (если наличие учредительного документа (устава, положения) предусмотрено решением об образовании обособленного подразделения, представительства, филиала).

Этот документ не обязателен и на практике фактически не используется.

6. Доверенность на имя руководителя Представительства. Доверенность должна содержать максимально широкий пакет полномочий руководителя.

7. Квитанция об уплате административного сбора.

По состоянию на 01 января 2023 административный сбор составляет 752 грн. Однако Минюст может освободить от уплаты админ.сбора при регистрации Представительства организации, предметом деятельности которой является оказание помощи Вооруженным Силам, другим военным формированиям, правоохранительным (специальным) органам, органам гражданской защиты, добровольческому формированию территориальных общин, другим лицам, обеспечивающим национальную безопасность и оборону, отпор и сдерживание вооруженной агрессии иностранного государства, а также лицам, пострадавшим от такой вооруженной агрессии.

8. Структура собственности по форме и содержанию, определенными в соответствии с законодательством.

Структура собственности должна включать в себя схематическое изображение связей между организацией, ее учредителями и лицами, прямо или косвенно оказывающими влияние на организацию. Структуру собственности мы подготовим на основе данных и документов, предоставляемых клиентом.

9. Выписка или другой документ из торгового, банковского, судебного реестра, подтверждающий регистрацию юридического лица-нерезидента в стране его местонахождения.

10. Нотариально заверенная копия документа, удостоверяющего личность, являющуюся конечным бенефициарным владельцем юридического лица.

11. Доверенность на юристов нашей компании.

Отметим, что документы 2-6 и 9-11 из вышеперечисленного списка должны быть заверены нотариально, апостилированы или легализованы с переводом на украинский язык.

Документы 8-11 во время действия военного положения могут не требоваться Минюстом в соответствии с Постановлением КМУ №209. Однако при планировании аккредитации советуем проверить, не вносились ли изменения в вышеуказанное Постановление.

Интересно: Основные правила аккредитации неправительственной иностранной организации в Украине

Основные требования к оформляемым документам представительства неправительственной организации

Требования к форме документов.

Все документы от материнской организации должны быть заверены нотариально, легализованы или апостилированы с переводом на украинский язык, с удостоверением верности перевода или нотариальным заверением подписи переводчика.

Перевод документов на украинский язык с нотариальным заверением подписи переводчика мы подготовим в Украине. Однако легализовать документы или апостилировать нужно в стране местонахождение материнской организации.

Самое простое – апостилировать документы. Обычно апостилирование занимает не более 7 рабочих дней (в зависимости от страны). Однако апостиль распространяется только на страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции 1961 года.

Требования к содержанию документов.

Все документы, создаваемые материнской организацией, должны содержать информацию, необходимую для аккредитации Представительства. Например, Решение о создании Представительства должно содержать информацию о названии, руководителе и быть оформлено в соответствии с действующим законодательством в пределах полномочий.

Доверенность на руководителя Представительства должна предусматривать все необходимые полномочия деятельности на территории Украины. Доверенность должна максимально широко предоставлять полномочия руководителю Представительства.

Наличие каких-либо несоответствий в документах от материнской организации может служить основанием для отказа в аккредитации Представительства.

В нашей практике как-то был случай, когда пришлось работать с отказом в регистрации в связи с разным переводом названия материнской организации в Решении и учредительных документах. Несоответствие возникло из-за работы над документами разных переводчиков, и такое несоответствие было чисто техническим (стандарты перевода позволяли оба варианта), однако клиент получил отказ, а после исправления несоответствия представительство было аккредитовано.

То есть документы по форме и содержанию должны отвечать требованиям законодательства Украины. Именно для этого юристы вовлекаются в аккредитацию на старте работы.

Наши юристы рекомендуют:

• При переводе документов материнской организации сделать несколько нотариальных копий для банка и налоговой.
• Проверить документы от материнской организации до подписания и исправить несоответствия, если они есть. Обратите внимание, что правовая система и требования к документам могут отличаться в Украине и других странах.
• Если в стране резидентства материнской организации не возникают проблемы с формой документов, лучше подготовить документы в формате, к которому привык украинский Минюст.
• Если вы сомневаетесь в правильности документов, вы можете проконсультироваться с Минюстом. Наша команда делает это в процессе подготовки документов.
• Перед аккредитацией проверьте законодательство. Любое изменение требования к документу, срокам и т.д. могут привести к отказу. Потому лучше все проверить заранее.

Если вы хотите найти надежного помощника для аккредитации организации в Украине – обращайтесь к нам.

В первую очередь, мы рассмотрим ваши цели деятельности в Украине и посоветуем оптимальную форму старта деятельности - не во всех случаях это будет аккредитация.

Если же вы планируете именно аккредитацию – мы сопровождаем весь процесс в Украине.

Стоимость наших услуг можно узнать здесь.