Проверка воинского учета ТЦК: типичные нарушения и как их предотвратить

Если ваша компания имеет статус критичности и забронированных сотрудников, то, скорее всего, вы уже слышали: территориальные центры комплектования (ТЦК) значительно активизировали проверки воинского учета для таких предприятий.

Для владельцев бизнеса, директоров, СЕО, HR-специалистов и ответственных лиц за воинский учет это дополнительная нагрузка, ведь нарушения в ведении воинского учета могут привести к серьезным последствиям — от потери статуса критичности и возможности защитить сотрудников бронью до финансовых санкций и административной ответственности конкретных должностных лиц.

Базовая причина проблем — отсутствие системного подхода. Воинский учет не является профильной функцией бизнеса, поэтому на практике им занимаются формально: документы устарели, ответственное лицо не ориентируется в формах, отчётность подаётся несвоевременно, сверки не проводятся, графики не составляются и т.п. В таких случаях ТЦК составляет акт с замечаниями, устанавливает ограниченные сроки на устранение нарушений и накладывает штраф.

 Штрафы могут достигать десятков тысяч гривен. Но гораздо хуже другое: хаотичный воинский учет усложняет бронирование сотрудников, повышает вероятность повторных проверок и формирует репутацию предприятия как такого, что работает без контроля.

Именно поэтому ответственным лицам и руководителям стоит уже сейчас провести внутреннюю проверку состояния воинского учета, чтобы быть уверенными в правильности всех документов и спокойно пройти любую проверку.

Интересно: Как не потерять статус критически важного предприятия

Наиболее распространенные ошибки предприятий

Для начала стоит помнить, что ТЦК ежегодно проводят проверки на предприятиях, где работают военнообязанные, которые забронированы или имеют мобилизационные предписания, поэтому надлежащим образом организованный воинский учет является ключевым условием предотвращения рисков.

Проверяя предприятия, ТЦК чаще всего выявляют нарушения, которые произошли не из-за умышленного несоблюдения требований, а из-за нехватки знаний, отсутствия опыта, невнимательности или несистемности в ведении воинского учета. Ниже рассмотрим основные проблемы, которые чаще всего фиксируют проверяющие, и связанные с ними риски.

Отсутствие или несоответствие приказов о назначении ответственного за ведение воинского учета

Этот приказ — отправная точка всей системы воинского учета на предприятии. Если его нет или он оформлен формально, инспектор ТЦК сразу фиксирует нарушение. В документе должно быть чётко определено, кто именно отвечает за ведение воинского учета, как организован этот процесс, где хранятся учетные материалы и какие именно формы и журналы ведёт предприятие.

Отдельно проверяется наличие приказа относительно определения потребности в повышении квалификации ответственного лица. На практике этот документ часто игнорируют. Требование кажется второстепенным, но Порядок № 1487 предусматривает его ежегодное издание, даже если руководитель решает, что потребности в дополнительном обучении в этом году нет. Это должно быть зафиксировано отдельным приказом.

Отсутствие такого документа для ТЦК – признак того, что учет не организован должным образом, а ответственное лицо фактически не руководствуется правилами, установленными законодательством.

Неактуальные списки военнообязанных

Ежегодно до 25 января предприятие должно обновить два ключевых документа: список персонального воинского учета (приложение 5) и ведомость оперативного учета (приложение 12) — оба по состоянию на 1 января. После актуализации эти документы подписываются руководителем и ответственным лицом, а далее подлежат регистрации в установленном порядке.

На практике многие компании допускают одинаковые ошибки. Списки обновляются формально или вообще не корректируются в течение года, хотя прием или увольнение сотрудников — это события, которые сразу влияют на учет. Часто не подаются сообщения об этих изменениях, а иногда вообще отсутствуют копии военно-учётных документов работников.

В результате во время проверки выясняется, что данные в списках не соответствуют фактическому состоянию, а отдельные сотрудники не подтверждены документально.

Интересно: Правила ведения воинского учета на предприятии

Отдельно проверяется организация ознакомления сотрудников с Правилами воинского учета. Это процесс, который прямо предусмотрен Порядком № 1487. На практике часто выясняется, что журнал ознакомления либо не ведется вовсе, либо содержит минимум записей. Подпись сотрудника при приеме на работу является обязательной — она подтверждает, что человек знает свои обязанности как призывник или военнообязанный.

Обновленные Правила должны быть размещены в открытом доступе, в месте, где с ними реально могут ознакомиться все сотрудники. Инспекторы обращают внимание даже на это: если документ лежит “где-то в папке”, это сигнал об отсутствии надлежащей организации учета.

Неподача или неправильное заполнение отчетности в ТЦК

Это одна из наиболее важных зон для проверок. Чаще всего выявляют такие нарушения:

• несвоевременная или неполная подача сообщений в ТЦК о приеме, увольнении или изменении учетных данных;
• отсутствие сообщения о назначении/увольнении ответственных лиц или руководителя;
• компании не могут подтвердить отправку таких сообщений (например, копиями с отметкой ТЦК или электронными подтверждениями).

Сроки подачи сообщения:

• если произошло назначение/увольнение — в течение 7 дней с момента издания приказа;
• если сотрудника приняли, уволили, или произошла смена персональных данных — до 5 числа месяца, следующего за изменениями.

Формальное назначение ответственного лица или его недостаточная подготовка

Проблема, которую мы видели в большинстве компаний, — формальное назначение ответственного лица. Приказ существует, но человек фактически не знает, что именно входит в его функционал, не ориентируется в формах, не понимает механики отчётности и даже не может показать необходимые журналы. Для инспекторов ТЦК это сигнал, что воинский учет на предприятии ведется номинально, а не как реальный процесс.

Чтобы избежать таких ситуаций, руководителю стоит обеспечить не только формальное назначение, но и реальную готовность ответственного лица выполнять функции. После издания приказа о назначении или переназначении требуется своевременно (в течение семи дней) сообщить об этом ТЦК.

Кроме этого, стоит предусмотреть доплату за дополнительный объём работы — инспекторы обращают внимание на этот момент, поскольку он прямо предусмотрен Порядком ведения воинского учета.

Во время проверки ТЦК изучает не только приказы и списки, но и саму систему организации воинского учета. Важно иметь журнал учета результатов проверки состояния воинского учета, график регулярного сверения данных сотрудников с записями ТЦК, а также подтверждения, что все сообщения и отчеты в центр были своевременно направлены.

Кроме того, необходимо обеспечить наличие актуальных копий военно-учётных документов всех сотрудников, подлежащих учету, чтобы проверка прошла без замечаний.

Успешный кейс: Сопровождение плановой проверки воинского учета на предприятии

Как подготовиться и пройти проверку без замечаний

Руководителям стоит заранее провести аудит воинского учета. Основная задача — обеспечить полное соответствие документации и процессов требованиям законодательства. Необходимо назначить ответственное лицо за ведение учета, обеспечить наличие всех приказов и форм документов, регулярную коммуникацию с ТЦК и обучение ответственных лиц относительно актуальных требований.

Только системная работа гарантирует, что во время проверки инспекторы увидят функционирующую систему, а не формально заполненные папки.

Юридическое сопровождение — гарантия спокойствия во время проверки ТЦК

В работе с воинским учетом бизнесу нужна не просто консультация — нужна уверенность в том, что система работает ежедневно. Именно это и есть наш подход: мы создаем для компаний понятную, предсказуемую модель юридической защиты, где каждый документ, процесс и решение выстроены так, чтобы руководитель мог спокойно думать о бизнесе, а не о рисках.

Наше сопровождение включает:

• полный аудит воинского и кадрового учета с выявлением рисков ещё до проверки;
• разработку внутренних приказов, инструкций и форм, соответствующих актуальным требованиям;
• подготовку к плановым и внеплановым проверкам с возможностью дистанционного или личного представительства юриста;
• обучение ответственных лиц, чтобы в момент проверки не возникало “белых пятен”.

“Правовая Помощь” — это место, куда бизнес обращается, чтобы получить точный ответ и готовое решение. Мы работаем в формате, который позволяет руководителю переложить ответственность за правильный воинский учет на специалистов, сохранить время и избежать ошибок, которые стоят значительно дороже, чем своевременное сопровождение.

Закажите аудит и сопровождение во время проверки вашего предприятия. Мы создадим для вас работающую систему воинского учета — без хаоса, без стресса, без штрафов.