Расчеты корпоративными картами в неприбыльных организациях: что нужно знать?

Неприбыльные организации, как и обычный коммерческий бизнес, имеют право использовать различные способы оплаты.

Наиболее распространенными на сегодня являются такие способы оплаты как: наличные, перечисление средств на расчетный счет, оплата онлайн через платежную систему или с помощью электронного кошелька.

Расчет наличными и платежи через расчетный счет для большинства организаций являются стандартной операцией, в отличие от оплат онлайн.

В данной статье мы расскажем об удобной альтернативе наличных денег и способах осуществления онлайн оплаты неприбыльными организациями, а именно – о корпоративных картах для неприбыльных организаций.

Что такое корпоративная карта благотворительного фонда или общественной организации?

Корпоративная карточка – это средство совершения денежных операций. Простыми словами – это обычная банковская карточка со средствами организации, на которую она (карточка) зарегистрирована.

В чем преимущество использования корпоративной карты?

• владелец карты имеет возможность производить оплаты в стационарных магазинах, производить оплату NFC-чипом или онлайн, без необходимости иметь наличные (собственную или выданную организацией под отчет);
• отсутствует необходимость осуществлять кассовые операции: получать наличные деньги в банке, оприходовать ее в кассу организации, выдавать средства подотчетному лицу;
• круглосуточный доступ к средствам и возможность осуществить оплату в любое время;
• удобный метод контроля расходов, оплаченных корпоративными карточками и контроль остатков неиспользованных средств работниками организации.

Интересно: Виртуальный банкинг и финансовый менеджмент общественных организаций

Какие расчеты может осуществлять неприбыльная организация с помощью корпоративной карты?

Неприбыльная организация вправе производить оплату любых хозяйственных потребностей, отвечающих уставным целям организации. То есть, с помощью корпоративной карты можно оплачивать любые товары и услуги в рамках уставных целей, например:

• покупка товара в целях дальнейшей передачи его на благотворительность;
• оплата представительских расходов (официальные приемы, культурные программы и др.);
• командировочные расходы;
• хозяйственные товары (канцтовары, оргтехника, мебель, бензин и др.);
• тому подобное.

Важно! На корпоративные карты запрещено перечислять заработную плату и другие обязательные социальные выплаты (отпуск, больничные, страхование и др.).

Интересно: Отчетность общественных организаций в Украине: как принимать финансирование?

Типы корпоративных карт для благотворительных фондов или общественных организаций

Существуют 2-а наиболее распространенных типа корпоративных карт: ключ-карта к счету и корпоративная карточка работника/волонтёра.

Ключ-карта к счету – банковская карточка организации, которая выдается только владельцу банковского счета, имеющему право первой подписи (обычно это директор/председатель организации/президент фонда).

Данная корпоративная карта выдается владельцу в момент открытия банковского счета.

Реквизиты корпоративной карты идентичны реквизитам основного банковского счета, соответственно и остаток средств на ключ-карте равен общему остатку средств организации.

Валюта ключ-карты – гривна.

Важно! Руководителю организации нужно быть осторожным при совершении любых онлайн платежей. Почему? Ключ-карта размещается как в бизнес-кабинете неприбыльной организации, так и в общем перечне личных карт физического лица-руководителя (в личном кабинете руководителя). Из практики мы имели случаи, когда руководитель случайно оплачивал собственные потребности корпоративной карточкой. Такие действия являются нарушением правил использования корпоративных средств. Однако есть путь устранения данной ошибки без получения штрафных санкций и налоговых доначислений, а именно:

• возврат средств руководителем на расчетный счет организации;
• составление "пустого" авансового отчета с указанием использования и возврата денежных средств.

Корпоративная карта – банковская карта организации, которая выдается работникам или волонтерам организации.

Для каждой корпоративной карты открывается индивидуальный расчетный счет и присваивается ее владелец (работник или волонтер).

Примечание: Все корпоративные карты привязываются к определенному юридическому лицу. То есть, если работник увольняется – он не может в дальнейшем пользоваться данной корпоративной картой.

Для зачисления средств на корпоративную карту данного типа, руководителю (или другому ответственному человеку за осуществление платежных операций) необходимо осуществить перечисление средств с основного счета на счет определенной корпоративной карты.

Валюта корпоративной карты – гривна, евро, доллар.

Важно! Корпоративные карты в долларах и евро открываются юридическими лицами только с целью командировки работников за границу. Расчеты в иностранной валюте на территории Украины – запрещены.

Интересно: Как получить международный грант для украинской общественной организации?

Документальное подтверждение расходов и отчетность по использованию средств с корпоративной карты

Средства, используемые с корпоративной карты, приравниваются к авансу, выданному под отчет.

Важно! Все операции, совершенные корпоративной картой, должны иметь документальное подтверждение.

Суммы использованных и документально не подтвержденных средств подлежат налогообложению, как дополнительное благо. Осуществляется налоговое доначисление 18% НДФЛ и 1,5% военного сбора с последующим удержанием их по оплате труда работника, не предоставившего документальное подтверждение.

Более подробно о дополнительном благе мы рассказывали здесь.

Во избежание налоговых доначислений владельцы корпоративных карт должны в течение 5 рабочих дней с момента использования средств отчитаться перед организацией.

Какие документы включает отчет по использованию корпоративных средств?

• авансовый отчет (согласно утвержденной Минфином формы на дату отчетности);
• чеки, квитанции, счета в оплату, расходные накладные, акты полученных услуг и другие документы, подтверждающие фактически понесенные расходы.

ТОП 5 вопросов о расчетах корпоративными картами

Можно ли производить оплату рекламы, видеоконференций, почтовых рассылок с помощью корпоративной карты (Meta, Zoom, MailChimp и т.д.)?

Да, данные услуги можно оплачивать гривневой корпоративной картой. При осуществлении платежа оплата будет конвертироваться по банковскому курсу.

Могу ли я осуществить оплату ВЭД контракта корпоративной картой или ключ-картой?

Нет, расчеты по внешнеэкономическим контрактам производятся на основании платежного поручения и пакета документов, согласованного банком.

Каковы последствия использования средств с корпоративной карты на собственные нужды?

Если работник случайно (не целенаправленно) израсходовал средства с корпоративной карты на собственные нужды, он обязан вернуть средства на счет компании в течение 3-х банковских дней с момента обнаружения ситуации.

Если работник целенаправленно потратил корпоративные средства и отказывается их возвращать, организация производит начисление дополнительного блага в размере израсходованных корпоративных средств и удерживает из суммы израсходованных средств 18% НДФЛ и 1,5% военного сбора. Удержанные налоги выплачиваются из заработной платы работника.

Если на мою корпоративную карту зачислили средства, имею ли я ограничения в сроках их использования? К примеру, использовать не позднее 3-го рабочего дня?

Нет, ограничений в сроках использования средств нет. Зачисление денег на корпоративную карту не является выдачей аванса (подотчетных средств). Денежные средства могут использоваться в любое время, когда возникает потребность. Отчет проводит по фактическому использованию средств с корпоративной карты.

Могу ли я снимать наличные деньги с корпоративной карты?

Да, корпоративные карты предусматривают возможность снятия наличных денег в банкомате. Однако в случае снятия наличных денег, возможный срок отчетности по использованным средствам сокращается до 3-х рабочих дней.

Имею ли право получать на корпоративную карту платежи от других лиц, в том числе оплату за товар/услуги компании или благотворительные взносы/донаты?

Нет, получение на корпоративную карточку работника/волонтера средств от продажи товаров/услуг (в т.ч. благотворительные взносы/донаты) – запрещено. Корпоративная карточка работника/волонтёра пополняется только путем зачисления средств с расчетного счета организации.

Однако, если вы хотите получать донаты на карту, вы можете воспользоваться данными ключ-карты, которой владеет руководитель. В данном случае, денежные средства зачисляются на расчетный счет организации.

Как получить корпоративную карту для БФ или ОО?

Получить корпоративную карту достаточно просто. Главное условие – иметь открытый счет неприбыльной организации в банковском учреждении. Такие счета мы помогаем открывать при регистрации неприбыльных учреждений.

Корпоративные карты типа “ключ-карта” выдаются директору при открытии банковского счета. Однако, если вы не получили корпоративную карту, необходимо всего лишь обратиться в отделение банка, в котором открыт банковский счет организации, или осуществить открытие карты с помощью интернет-банкинга.

Для получения корпоративных карт работникам/волонтёрам организации необходимо обратиться в отделение банка (в котором открыт банковский счет) и подать заявление об открытии корпоративных карт. Для оформления карты понадобится следующая информация о работнике/волонтёре:

• номер телефона;
• ИНН;
• ФИО.

Если вы хотите максимально упростить движение подотчетных средств в неприбыльной организации – корпоративные карты именно для вас.

Наши специалисты могут помочь вам:

• открыть корпоративные карты в процессе регистрации или организации работы БФ или ОО;
• наладить процесс отчетности по использованным корпоративным средствам в организации;
• предоставить услуги бухгалтерского сопровождения и предоставление отчетности в контролирующие органы.

Стоимость услуг благотворительных организаций.

Стоимость услуг для организаций.

Обращайтесь к нам, если планируете регистрацию некоммерческой организации и ее деятельность в Украине.