Как устроить работников на работу в иностранное представительство?

Открывая иностранное представительство в Украине нужно позаботиться не только о его верной регистрации, но и о том, чтобы обеспечить представительство нужным вам персоналом.

К нам часто обращаются Клиенты - представители иностранных компаний, желающие расширить свой бизнес и на территорию Украины. Кроме прочих рабочих вопросов их интересует как правильно нанять работников в иностранное представительство. 

Разумеется, такой вопрос возникает, в первую очередь, за счет необходимости разобраться в правилах законного ведения бизнеса в другой стране с незнакомым законодательством. А во-вторых, представительство является особой формой предприятий в Украине, со своими правилами ведения деятельности, а значит и правила решения кадровых вопросов могут отличаться.

Также отдельным нюансом является то, что в иностранное представительство предприниматель может захотеть перевести свой доверенный персонал из-за границы, либо нанять часть персонала в Украине. Процедура трудоустройства для этих категорий лиц будет отличаться.

Мы расскажем сегодня о том, как нанять сотрудника на работу в иностранное представительство в Украине в обоих вариантах. Если же Вы не хотите разбираться в теории, а предпочитаете чтобы наймом персонала в Украине занимались профессионалы с нужными навыками - обращайтесь к нашим специалистам.

Интересно: Сроки и стоимость регистрации иностранного представительства в Украине

Как трудоустроить иностранца в иностранное представительство в Украине?

Поговорим для начала о трудоустройстве в представительство иностранных лиц, ведь многие компании предпочитают иметь в Украине свой доверенный персонал, хотя бы в части топ-менеджерского состава. Иногда это продиктовано необходимостью, если, например, сфера деятельности компании специфична, и найти нужный персонал в Украине будет трудно.

Иностранец в Украине может работать на основании специального разрешения на труд. Исключения составляют редкие виды деятельности, например, волонтеры или представители религиозных организаций.

Правда представительство как форма предприятия несколько отличается от украинских компаний в этом плане. Для того, чтобы трудоустроить в представительство иностранного работника, для него нужно будет оформить специальную служебную карточку сотрудника представительства.

Имея такую карточку, ваш сотрудник сможет приехать в Украину и работать в представительстве на законных основаниях.

Важно! Наличие служебной карточки или Разрешения на труд в Украине не значит, что иностранный гражданин может безвыездно находиться в Украине. Ему все так же придется выехать по истечению разрешенного срока пребывания (стандартно это 90 дней). Если вам необходимо обеспечить долгосрочное пребывание иностранного работника в Украине, для него потребуется оформить ВНЖ. Это можно сделать на основании наличия служебной карточки.

Что касается получения Служебных карточек, процедура их получения будет длиться около 3-х недель. Документы, которые нужно будет подать:

• копию свидетельства о регистрации представительства;

• список иностранных сотрудников;

• две фотографии на каждого сотрудника.

Практика показывает, что Минэкономразвития допускает одновременную выдачу карточек для не более чем трех сотрудников иностранцев. Если вы хотите привлечь к работе большее количество иностранных сотрудников - необходимо либо верно организовать запросы в Министерство, либо перейти к рассмотрению регистрации украинской компании вместо представительства. Подробно об этом здесь.

После получения служебных карточек, иностранное лицо может быть трудоустроено в представительство по стандартной процедуре. О ней мы расскажем в следующем блоке.

Интересно: Как оформить ВНЖ для работников иностранного представительства?

Как трудоустроить работника в представительство в Украине?

Оформление сотрудника на работу (украинца или иностранца с служебной карточкой), будет происходить в три этапа:

1. Оформление распоряжения о приеме на работу;

2. Оформление трудового договора с работником (в двух экземплярах для каждой из сторон);

3. Уведомление органов ГФС о приеме работника на работу.

Подписание трудового договора - обязательно. Как это сделать вы можете подробно узнать тут. 

При приеме на работу, сотрудник должен передать вам такие документы:

• паспорт или другой документ для удостоверения личности;

• ИНН (для иностранного работника он получается на стадии оформления служебной карточки);

• трудовая книжка, если работник будет трудиться у вас по основному месту работы.

Уведомление налоговой о приеме работника можно подать онлайн - для этого понадобится предварительное оформление ЭЦП. 

Важно, чтобы совпадали даты начала работы в уведомлении, трудовом договоре и приказе о приёме на работу.

Разумеется, трудоустройство работников - это только первый шаг в организации системы кадрового учета, которая постоянно требует внимания. Необходимо вовремя выплачивать сотрудникам заработную плату, отчисляя при этом необходимые налоги, оформлять больничные, отпуска и увольнения.

Если вы не хотите заниматься этим самостоятельно, наша компания предложит вам общее юридическое обслуживание деятельности иностранного представительства. В него включены:

1. Налоговый учет - подача отчетностей касательно налогов представительства;

2. Payroll - кадровый учет предприятия. Мы берем на себя оперирование кабинетом клиента, платим зарплату, налоги за клиента, решаем вопрос с отпусками, премиальными, расходами на страхование, командировочные, больничные и т.д. 

3. Accounting - общаемся с представителями банка относительно поступивших оплат. Оформляем вход средств из материнской компании и т.д. 

4. Legalservising - обслуживание, которое требует именно юридических знаний и навыков - разработка договоров, приказов, внутренней документации, все что нужно для ведения бухгалтерии. 

Стоимость обслуживания представительства будет зависеть от объема услуг за определенный период времени. Узнать стоимость можно тут, или у наших специалистов.

Мы также можем помочь с самой регистрацией иностранного представительства в Украине. Стоимость услуг можно узнать тут.

Вы хотите открыть представительство в Украине? Обращайтесь к нам! Мы не только поможем со стартом деятельности, но и полностью возьмем на себя организацию и ведение процессов обеспечения деятельности предприятия.

Не нашли ответ на свой вопрос?

Все о работе представительств иностранных компаний в Украине тут.

Заказать оформление служебных карточек можно тут.