Как иностранцам получить архивную справку в Украине?

Для иностранцев, желающих получить украинское гражданство, архивная справка может стать важным инструментом. В основном, это обусловлено подготовкой иностранцами документов для получения гражданства по территориальному происхождению. В частности, она необходима для подтверждения факта рождения на территории Украины.

Важные данные о рождении или смерти, браке или разводе содержат реестры актов гражданского состояния. Однако иногда информация в реестре органов ЗАГС может отсутствовать. Это связано с тем, что актовые записи в органах ЗАГС хранятся 75 лет, а затем передаются в архив того региона, в котором было выдано свидетельство.

Следовательно, для получения информации о рождении (женитьбе, смерти) конкретного лица, нужно обратиться в любой орган ЗАГС. Однако если с даты составления актовой записи прошло более 75 лет, то следует обратиться в государственный архив соответствующей области.

Интересно: Как подтвердить факт родственных отношений, если документы не сохранились, или в документах существуют разногласия

Вызовы и сложности в восстановлении архивных документов о гражданском состоянии в Украине

С 2008 года в Украине введено ведение единого электронного Реестра записей актов гражданского состояния, а все актовые записи, которые были до этого времени, начиная с 1950-х годов, вручную вносили в этот Реестр. Конечно, при перенесении с бумажных носителей записей, которые были сделаны разными почерками от руки, допущено немало ошибок, в т.ч. описок.

Еще одной бедой стал перевод этих записей на украинский язык. Только представьте – множество фамилий, имен, отчеств, названий населенных пунктов. И их довольно часто каждый специалист переводил по своему усмотрению. Приблизительно та же ситуация была при выдаче паспортов в 1995 -2016 годах, когда из свидетельств о рождении и браке, выданных на русском языке, паспортисты переводили данные на украинский и вносили в паспортные документы. До сих пор в Украине есть семьи, где фамилии могут писаться по-разному (например, Бєлов-Белов-Билов).

Конечно, это привело к множеству ошибок, устранить которые можно только после проверки бумажного источника – книги записей актов гражданского состояния. Именно из них производится выписка в виде архивной справки, и именно эта справка является основанием для устранения разногласий. А иногда, если актовая запись рождения или брака сделана до 1950-х годов, только такая справка является единственным документом, подтверждающим наличие актовой записи.

Поэтому чаще всего, когда обращаются за свидетельством о рождении дедушки или бабушки – нужно понимать, что можно сделать только архивную справку.

Получение архивной справки в Украине – это процесс, который требует определенного времени и усилий. Вот общий порядок, который следует соблюдать:

1. Найдите информацию об архивном учреждении, в котором содержатся данные, что вы ищете.
2. Предоставьте запрос на получение архивной справки.
3. Заплатите сбор за выдачу справки (хотя некоторые архивные учреждения все еще делают это бесплатно).
4. Ожидайте рассмотрение и выдачу архивной справки.

Однако важно понимать, что ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным. Так происходит, поскольку многие актовые записи не сохранились, поэтому есть вероятность того, что архивные учреждения могут не найти нужный документ.

Интересно: Получение гражданства Украины по территориальному происхождению в 2023 году

Как подать запрос на получение архивной справки в Украине

Подать запрос в архив можно тремя наиболее распространенными способами – обычной почтой, электронной почтой или непосредственно в архиве (лично или по доверенности).

Для успешного получения архивной справки следует соблюдать определенные требования:

• Укажите ФИО, дату рождения, место жительства заявителя и лица, информация о котором запрашивается.
• Укажите цель запроса.
• Убедитесь, что вы указали свои контактные данные, в том числе телефон и электронную почту, для того, чтобы архив мог связаться с вами по запросу.
• Подпишите запрос с указанием даты.

Также для успешной обработки запроса, архив запросит следующую документацию: копию паспорта человека, о котором поступил запрос, подробную информацию по нему, копию паспорта подающего запрос и все подтверждающие документы, касающиеся родственных связей.

Срок предоставления ответа на запрос не должен превышать 30 дней с момента его регистрации в архиве. В общем, скорость и результативность поиска значительно зависят от того, насколько полно и точно указана информация по данному запросу.

Получение архивной справки в Украине может быть сложным и затратным процессом, особенно для иностранцев, не находящихся в Украине. Наша юридическая компания готова взять на себя все необходимые шаги, включая:

• написание корректного запроса в соответствии с требованиями архива;
• мониторинг состояния вашего запроса и связь с архивным учреждением;
• получение и отправка вам полученной архивной информации.

Успешный кейс с получением справки из архива

Недавно к нам обратился иностранец, который собирался подать документы на получение гражданства Украины по территориальному происхождению в связи с рождением на территории Украины его матери, уроженки Винницкой области. Для подтверждения факта рождения матери на территории Украины ему необходимо получить архивную справку о ее рождении.

После того как наш Клиент предоставил нам все необходимые данные о себе и своей матери, наши юристы установили архив, содержащий эту информацию. Мы написали официальный запрос в соответствующий архив, в котором указали все данные и цели запроса. Следующим шагом было мониторить положение дела, держа постоянную связь с архивным учреждением.

После завершения обработки запроса архивом, наша компания получила архивную справку о рождении матери Клиента на территории Украины. Юристы проверили документы на соответствие информации, предоставленной клиентом, и убедились в их правдивости. После чего мы направили архивную справку Клиенту.

Теперь у иностранца есть вся необходимая документация для подачи иска в суд по установлению юридического факта – рождению матери на территории Украины – для получения гражданства Украины по территориальному происхождению.

Это дело – лишь один пример того, как наша юридическая компания оказывает комплексную поддержку иностранцам, которые намерены стать гражданами Украины. Все сделано быстро, с минимальным привлечением Клиента и без его приезда в Украину.

Наши опытные юристы выполняют все необходимые действия, чтобы сделать процесс получения гражданства более достижимым и удобным для вас.

Узнать больше об услуге по получению гражданства Украины можно здесь