Смена главы представительства неправительственной организации в Украине

В процессе деятельности аккредитованного представительства иностранной неправительственной организации в Украине периодически есть необходимость внесения изменений в сведения, содержащиеся в реестре юридических лиц и общественных объединений.

Такими изменениями могут быть смена руководителя представительства в связи с окончанием полномочий или увольнением, или другими обстоятельствами, такими как изменение наименования, адреса и т.д.

Наиболее частыми изменениями, происходящими в Представительстве, являются смена Главы (руководителя) Представительства. Сегодня мы расскажем, как такая процедура происходит на практике.

Процедура смены главы представительства неправительственной организации в Украине

Среди основных моментов можно выделить:

1. Подготовка пакета документов.

Готовим пакет документов, согласовываем с клиентом и помогаем правильно заверить документы. В Украине организуем перевод документов на украинский язык. Список документов ниже в тексте статьи.

2. Подача документов для смены председателя в Минюст.

Подготовленные должным образом документы подаем в Минюст лично (кроме случаев, когда личный прием документов ограничен).

3. Контроль за внесением изменений в документы представительства неправительственной организации.

Юристы нашей компании держат на контроле процесс регистрации изменений в Минюсте, своевременно сообщая о любых изменениях клиента.

4. Получение решения о государственной регистрации изменений.

После рассмотрения документов Минюст предоставляет решение о государственной регистрации изменений. В случае выявления несоответствия документов или информации в документах Минюст может отказать в регистрации изменений.

В нашей практике была ситуация, когда клиент ежегодно самостоятельно продлевал полномочия главы представительства, но обратился к нам за помощью, поскольку получил отказ. Оказалось, что клиент (его сотрудник) неправильно сформировал пакет документов и неправильно заполнил регистрационную форму. Мы устранили проблему, и клиент получил регистрацию.

5. Получение справки статистики (справка ЕГРПОУ).

Обновляем измененную информацию и получаем новую справку из ЕГРПОУ с данными нового руководителя.

6. Актуализация информации в банке и налоговой.

Актуализируем информацию о новом руководителе в банке и в налоговой, помогаем получить ключи КЭП ЭЦП для подачи отчетности.

Каждый из этапов предполагает затраты времени и знание процедуры в каждом из учреждений. Мы предлагаем вам экономию времени и готовый результат – смену главы представительства с нашими юристами. Более того, мы поможем не только с регистрационными действиями, но и со всеми вопросами легализации пребывания главы представительства в Украине, если это - иностранное лицо.

Интересно: Этапы аккредитации иностранной неправительственной организации в Украине

Какие документы нужны для смены главы представительства неправительственной организации?

Список основных документов:

1) Заявление о государственной регистрации Изменений

Подписывается и подается руководителем или уполномоченным лицом. В случае подачи документов посредством почтовой связи подлинность подписи заявителя удостоверяется нотариально.

2) Решение уполномоченного органа материнской организации

Должно быть выдано компетентным органом материнской организации и содержать информацию о новом руководителе Представительства.

3) Доверенность на руководителя Представительства

Основной документ, определяющий компетенцию и полномочия руководителя Представительства Украины. Доверенность должна содержать максимально широкий спектр полномочий для обеспечения эффективности работы Представительства. Обычно Представительства используют свои образцы доверенности, периодически дополняемые необходимыми положениями.

4) Доверенность на юристов

Выдается материнской организацией для того, чтобы юристы нашей компании могли самостоятельно провести процедуру смены руководителя. Без доверенности все документы должен подавать руководитель, что не всегда удобно.

Важно! Документы 2-4 должны быть нотариально заверены в стране местонахождение материнской организации, апостилированы или легализованы в установленном порядке, переведены на украинский язык с нотариальным заверением верности перевода или подписи переводчика.

В случае, если смена руководителя обуславливает изменение положения или устава Представительства (на практике достаточно нечасто), то для государственной регистрации изменений необходимо также подавать устав/положение в новой редакции.

В случае, если кроме смены руководителя Представительства будут вноситься изменения, касающиеся информации о материнской организации (например, изменение наименования) нужно дополнительно подавать:

• выписку или другой документ из торгового, банковского, судебного реестра и т.п., подтверждающий регистрацию юридического лица-нерезидента в стране его местонахождение;
• структуру собственности;
• копию документа, удостоверяющего личность и подтверждающего гражданство (подданство) конечного бенефициарного владельца.

Сроки смены главы представительства иностранной неправительственной организации в Украине

В соответствии с законом, документы для государственной регистрации изменений руководителя Представительства, равно как и другие изменения, касающиеся Представительства, подаются в Минюст в течение 20 дней со дня принятия соответствующего решения иностранной материнской организацией. Поэтому необходимо оперативно подготовить и заверить документы, получить и перевести документы на украинский язык.

После подачи документов в Минюст срок проведения регистрации изменения – 20 календарных дней. В нынешних условиях в связи с войной и возможными блекаутами срок регистрации может быть продлен. Во всяком случае, юристы нашей компании контролируют процесс регистрации.

Что делать после внесения информации о новом главе представительства неправительственной организации?

На регистрации изменений дело не заканчивается. Информация об изменении главы представительства иностранной неправительственной организации должна быть предоставлена везде, где такое должностное лицо может представлять интересы представительства.

После смены руководителя Представительства, нужно совершить следующие действия:

1) Актуализация информации в банке.

С целью получения доступа и распоряжения средств Представительства, новый руководитель Представительства обращается в обслуживающий банк и предоставляет документы и информацию о своих новых полномочиях.

2) Получение справки по статистике (ведомости ЕГРПОУ).

Справка по статистике является аналогом выписки, используемой для юридических лиц.

3) Актуализация информации в налоговой.

Также необходимо актуализировать информацию и получить новую справку 34-ОПП и 1-ОПН.

В случае начисления заработной платы работникам-иностранцам следует получить идентификационный код и разрешение на применение труда.

Если новый руководитель является иностранцем, дополнительно можем получить для него вид на жительство.

Мы также помогаем вносить другие изменения в информацию о представительстве иностранной неправительственной организации, хотя такие запросы - это скорее редкость.

Обращайтесь к нашим специалистам за дополнительной информацией.

Стоимость смены главы представительства неправительственной организации можно узнать здесь.