Сопровождение плановой проверки воинского учета на предприятии ТЦК

Количество проверок предприятий территориальными центрами комплектования и социальной поддержки резко возросло. Особое внимание уделяют компаниям, которые получили статус критически важных и имеют забронированных работников. Проверяют правильность ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов. Для работодателей это серьезный вызов: законодательство в этой сфере неоднократно менялось, требования к документам и срокам подачи уведомлений — жестче.

Так, к нам обратился Клиент — среднее производственное предприятие, на котором работает более 60 человек, из которых почти 20 — забронированные. Компания получила уведомление от ТЦК о проведении плановой проверки состояния воинского учета. Учет на предприятии формально велся: ответственное лицо вроде бы было, но работа в этом направлении не была налажена. Аудит документов в компании проводился более года назад, еще до вступления в силу изменений, утвержденных Постановлением КМУ №1487 от 30.12.2022.

Руководство стремилось убедиться, что вся документация соответствует требованиям, устранить риски и обеспечить профессиональное сопровождение в день проверки. Поэтому в этом кейсе расскажем, как мы провели аудит воинского учета, подготовили предприятие к проверке и организовали дистанционное юридическое сопровождение, благодаря чему проверка прошла «без сюрпризов».

Интересно: Правила ведения воинского учета на предприятии

Риски для предприятия при плановой проверке воинского учета

Итак, после получения уведомления о проверке руководство предприятия решило привлечь нас, чтобы:

• убедиться, что вся документация соответствует действующим требованиям;
• устранить риски штрафов и предписаний;
• получить профессиональное сопровождение в день проверки, чтобы коммуникация с представителями ТЦК происходила корректно и без конфликтов.

Основная проблема Клиента заключалась в отсутствии уверенности, что все документы оформлены правильно. В частности, были вопросы относительно:

• актуальности списков персонального воинского учета;
• корректности составления приказа о назначении ответственного лица и его должностной инструкции;
• ведения журналов учета, фиксации ознакомления работников с Правилами воинского учета;
• подачи в ТЦК информации о назначении, увольнении и актуализации учетных данных персонала.

Руководство понимало, что даже незначительные недостатки в документах могут быть расценены проверяющими как нарушение, а штрафы за невыполнение требований воинского учета могут достигать десятков тысяч гривен.

Подготовка к проверке: аудит воинского учета

После получения запроса от Клиента наши юристы начали работу с полного аудита воинского учета на предприятии. Мы провели тщательную проверку кадровой документации и структуры предприятия: проверили наличие приказов, списков, журналов, должностных инструкций и отчетности в ТЦК. Были выявлены недостатки:

1. Еще в 2023 году был оформлен приказ о возложении обязанностей ведения воинского учета, однако он не включал доплаты для ответственного лица согласно п. 10 Порядка.
2. Должностная инструкция ответственного лица не включала конкретных обязанностей по ведению учета, подготовке отчетов и сверке с ТЦК.
3. До 1 января 2025 года списки персонального учета и ведомость оперативного учета оставались без подписей, что является нарушением обязательных требований.
4. Не велся журнал ознакомления работников с Правилами воинского учета, а на информационном стенде демонстрировались старые правила.
5. Соответствующего графика сверки учетных данных с военно-учетными документами работников на предприятии не было.
6. В ТЦК не были направлены уведомления о назначении ответственного лица, а изменения в учетных данных некоторых работников не были поданы в установленные сроки.

Подготовка документов к проверке ТЦК: как мы устранили недостатки

Сразу после выявления недостатков началась работа по их комплексному устранению. На этом этапе мы подготовили и обновили полный пакет документов, необходимый для прохождения проверки:

• разработали новый приказ о назначении ответственного лица с определением доплаты, сроков выполнения обязанностей и ссылками на действующее законодательство;
• обновили должностную инструкцию с четким описанием функций ведения воинского учета;
• актуализировали списки персонального воинского учета и ведомость оперативного учета;
• подготовили и подали уведомления в ТЦК по формам приложений 1 и 4 о назначении ответственного лица и кадровых изменениях;
• создали журнал ознакомления работников с Правилами воинского учета, а также разместили обновленные правила на информационном стенде;
• был разработан график сверки учетных данных и журнал результатов проверки состояния воинского учета.

Кроме того, юрист организовал персональный инструктаж для ответственного лица, подробно разъяснив последовательность действий во время проверки, типичные вопросы от контролирующих органов и правила взаимодействия с ТЦК. Благодаря комплексной подготовке предприятие полностью соответствовало требованиям законодательства уже за несколько дней до проверки.

Интересно: Прием на работу военнообязанных: воинский учет при приеме на работу

Дистанционное юридическое сопровождение проверки воинского учета

Поскольку проверка проводилась в городе, где наш офис физически не расположен, мы организовали дистанционное юридическое сопровождение проверки ведения воинского учета на предприятии в режиме реального времени. Так наш юрист смог быть «онлайн-присутствующим» и полностью контролировать процесс, не находясь физически на предприятии.

Мы заранее согласовали с Клиентом пошаговый сценарий действий на день проверки и подготовили ответственное лицо к общению с представителями ТЦК. В день проверки юрист компании находился на постоянной связи с Клиентом, предоставляя оперативные консультации и помогая реагировать на запросы проверяющих.

Наш юрист координировал ответы представителей предприятия на вопросы проверяющих, помогал грамотно ссылаться на положения Порядка №1487, чтобы избежать споров или двусмысленных трактовок. Такой формат дистанционного сопровождения показал свою эффективность:

• предприятие действовало уверенно, слаженно и в рамках правового поля;
• коммуникация с ТЦК была профессиональной и конструктивной;
• проверка состоялась без каких-либо конфликтных ситуаций или задержек.

Результат проверки воинского учета

По итогам проверки ТЦК не выявило ни одного нарушения в ведении воинского учета. Все документы соответствовали требованиям, а обновленные списки и приказы оформлены по актуальным формам.

Контролеры отметили, что учет ведется системно, документы упорядочены, а ответственное лицо хорошо ориентируется в процедуре. Особенно высоко была оценена четкость и полнота отчетности, включая доказательства подачи уведомлений в ТЦК и своевременное подписание учетных списков. Благодаря нашему сопровождению Клиент:

• избежал штрафов и предписаний;
• подтвердил надлежащий уровень воинского учета перед контролирующими органами;
• получил пошаговые рекомендации на будущее, как поддерживать систему учета в актуальном состоянии без рисков для компании.

Проверка завершилась положительным актом без замечаний, что позволило предприятию продолжить работу в привычном режиме без каких-либо административных последствий.

Также может быть интересно: Каким предприятиям можно забронировать работников?

Комплексное юридическое сопровождение воинского учета

Проверки ТЦК сегодня стали регулярным элементом контроля за работодателями, и отсутствие одного из документов или несвоевременное уведомление может обернуться штрафами, которые превышают затраты на профессиональное сопровождение в несколько раз.

Наша юридическая компания имеет практический опыт сопровождения проверок различной сложности, включая те, что проводятся в отдаленных регионах. Мы помогаем клиентам не только пройти проверку без замечаний, но и комплексно упорядочить внутренние процессы, связанные с воинским учетом и кадровым документооборотом.

Мы предлагаем:

• полный аудит воинского учета и выявление рисков еще до проверки;
• подготовку и оформление всех необходимых документов;
• юридическое сопровождение проверки с надежной помощью в коммуникации с ТЦК и юридическими разъяснениями во время процесса;
• обучение ответственных лиц алгоритму действий во время проверки и умению уверенно действовать в правовом поле.

Благодаря комплексному подходу наши клиенты получают не только качественное юридическое сопровождение, но и спокойствие и уверенность в правильности ведения бизнеса.

Свяжитесь с нами — и мы подготовим вашу компанию к проверке максимально быстро и без стресса.