Внеплановая проверка стоматологического кабинета: как избежать штрафов

Внеплановая налоговая проверка медучреждения – и полный "коллапс" в документах. Именно с такой ситуацией к нам пришел Клиент – врач-предприниматель, владелец частного стоматологического кабинета.

Его неожиданно посетила внеплановая документальная налоговая проверка, во время которой инспекторы обнаружили значительное количество нарушений в документации его ФЛП-медучреждения. Выяснилось, что отсутствуют внутренние приказы, учетная политика, первичная бухгалтерская документация, регламент учета заработной платы и внутрихозяйственные документы.

Это, конечно, имело свои негативные последствия: налоговая дала предупреждение – намек на повторную проверку. Чтобы избежать рисков и подготовить полный и структурированный пакет документов, отвечающий требованиям как налоговых, так и медицинских контролирующих органов, Клиент обратился к нам.

Мы провели аудит, выявили "белые пятна" в документации, разработали полный список нужных документов, адаптированный к специфике медицинской практики в области стоматологии. На примере этого кейса мы расскажем вам, как подготовиться к проверкам медучреждения, какую документацию нужно иметь и предоставим практические советы, которые помогут в ведении медицинской деятельности.

Интересно: Оформление индивидуального пакета документов для многопрофильного медицинского центра

Налоговая проверка медицинского учреждения: правовые основания и размер штрафов

Медицинские учреждения, как и любые другие хозяйствующие субъекты, подлежат контролю со стороны налоговых органов. Согласно Налоговому кодексу Украины, в частности, в статьях 75-77 указано, что налоговые органы имеют право проводить как плановые, так и внеплановые проверки. Видами проверок являются документальная и камеральная.

Основаниями для внеплановой проверки медучреждения могут быть отсутствие или ненадлежащее ведение документации, выявление нарушений при предварительных проверках или информация о возможных налоговых злоупотреблениях, поступающих от контрагентов, пациентов или через аналитические инструменты ГНС.

Последствия таких проверок могут быть серьезными: в случае выявления нарушений предприятие может быть оштрафовано на сумму до 25% неуплаченного налога, а в отдельных случаях – до 50%. К этому прилагается пеня, а также штрафы за несвоевременную подачу отчетности или ненадлежащее хранение первичных документов.

Интересно: Аннулирование и приостановление медицинской лицензии

Подготовка базовой документации медицинского учреждения

Итак, в рамках подготовки к проверке мы обратили внимание Клиента не только на важность наличия полного перечня документов медицинского учреждения, но и на аспект правильного оформления документации. Более подробно о базовой документации для медучреждений и требований к ним мы говорили в нашей статье Документация для медицинских центров: форма, заполнение, стандартизация бланков и журналов.

На первом этапе работы мы проанализировали и структурировали необходимые документы стоматологического кабинета Клиента, исходя из требований законодательства и специфики его медицинской деятельности. Все юридические аспекты были учтены от организационных приказов до медицинских и кадровых документов. Работая с Клиентом, наш юрист по медицинскому праву:

1. Тщательно проверил существующие документы и организовал их в соответствии со стандартами.
2. Разработал внутренние политики и правила, включая системы учета и документооборота медучреждения.
3. Подготовил СОПы для каждого направления деятельности, в частности, для работы с пациентами и финансовыми операциями.

СОПы и их роль в документации медицинского учреждения

В процессе работы мы выделили отдельный фокус на разработке стандартных операционных процедур (СОП) – документов, регламентирующих ежедневные действия персонала медицинского учреждения. Именно они позволяют не только избежать неразберихи среди персонала, но и служат доказательством упорядоченности деятельности заведения во время проверок.

Наши юристы не просто собрали шаблоны – мы разработали индивидуальный пакет СОП, адаптированный под особенности функционирования конкретной клиники. В него вошли как административные документы, очерчивающие общие направления деятельности, так и практические инструкции - пошаговые ответы на вопросы "Кто?", "Что?", "Где?" и "Когда?" в каждом подразделении.

Следует сказать, что для Клиента это означало не просто наличие обязательной документации, а:

• определенную ответственность за каждый процесс;
• унифицированные инструкции для всех работников;
• минимизацию человеческого фактора в ежедневных операциях;
• снижение риска претензий со стороны проверяющих органов.

В результате мы подготовили СОПы, охватывающие полный цикл работы клиники – от первичной регистрации пациента до архивации документации.

Интересно: Изменения в законодательстве для стоматологической практики: влияние изменения в ДБН В.2.2-10:2022 на стоматологические клиники

Как подготовиться к проверке и избежать штрафов?

Итак, благодаря оперативному анализу проблемных зон и внедрению комплексной документации, наш Клиент избежал штрафных санкций по результатам повторной налоговой проверки стоматологического кабинета. Его деятельность была признана упорядоченной, что позволило сохранить как финансовую устойчивость, так и репутацию на рынке медицинских услуг.

В результате реализации этого кейса мы сформировали пошаговый план действий, который поможет любому медицинскому учреждению готовиться к налоговым проверкам:

1. Произведите независимый аудит всех видов документации.
2. Внедрите систему документооборота, позволяющую быстро найти любой необходимый документ.
3. Разработайте или обновите СОПы для каждого направления деятельности.
4. Упорядочьте систему кадрового учета и договоров с персоналом.
5. Установите внутренние политики по обороту наличных, безналичных расчетов, учету доходов и расходов.
6. Назначьте ответственных лиц за хранение и обновление документов.
7. Проведите обучение для работников по действиям во время проверки.

Но если вы хотите подготовиться как можно качественнее – доверьте нам всю разработку и проверку документации. Наша команда обеспечивает не только юридическое сопровождение, но и стратегический подход, позволяющий медицинскому бизнесу оставаться защищенным независимо от ситуации.

Если вы хотите уверенно чувствовать себя во время любых проверок – обращайтесь к нам!