Договор и акт, или как подтвердить получение благотворительной помощи в документах фонда?

В связи с войной в Украине много благотворительных фондов и представительств иностранных благотворительных организаций активизировали свою деятельность на территории Украины. Субъектов оказания благотворительной помощи много, и каждый из них вносит свой вклад в нашу Победу.

При этом законодательство предусматривает определенный порядок и требования по получению и оказанию благотворительной помощи. Закон Украины «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях» определяет, что благотворительная деятельность является добровольной помощью, осуществляемой в соответствии с определенными законом целями и без цели получения прибыли или уплаты вознаграждения за полученную помощь.

То есть для оказания благотворительной помощи необходимо, чтобы такая помощь соответствовала сфере деятельности, определенной в уставе благотворительной организации.

Наша компания предоставляет профессиональное сопровождение деятельности благотворительных некоммерческих организаций в Украине, желающих не только качественно оказывать помощь, но и быть юридически защищенными от проблем с контролирующими органами.

Сегодня мы поговорим о проблемных вопросах юридического оформления поступления благотворительных средств на счета благотворительного фонда.

Интересно: Документооборот и организация работы в благотворительном фонде в Украине

Правила работы с благотворительной помощью в Украине

Благотворительным пожертвованием является безвозмездная передача средств или иного имущества получателям для достижения целей благотворительной деятельности.

Также законодательство определяет 15 сфер благотворительной деятельности, которые могут использовать благотворительные организации. Это помощь ВСУ, образование, здравоохранение, права человека и гражданина и т.д.

Получить благотворительную помощь могут как физические, так и юридические лица, в том числе органы государственной власти и местного самоуправления, а благотворительная помощь осуществляется физическими или юридическими лицами частного права.

В нашей практике обычно благотворительная помощь оказывается физическим лицам, ВСУ или другим военным подразделениям. Кроме того, благотворительная помощь может предоставляться коммунальным и государственным предприятиям или органам государственной власти или местного самоуправления.

Например, довольно часто благотворительная помощь оказывается коммунальным учебным заведениям, типа школам, интернатам и т.д.

Оказание или получение благотворительной помощи должно быть оформлено надлежащим образом и задокументировано, о чем мы более подробно расскажем ниже.

Интересно: Получение статуса волонтерской организации в Украине

Документы для подтверждения оказания благотворительной помощи

Предоставление и получение благотворительной помощи рекомендуем подтверждать документально во избежание рисков проверок от контролирующих органов и обеспечения механизмов прозрачности в работе благотворительной организации.

Базовой конструкцией, которая работает для оказания благотворительной помощи, является Договор и акт приема-передачи.

Договор заключается в письменной форме и должен содержать информацию о передаваемом имуществе и целях передачи имущества. Обычно благотворительные организации дополнительно к договору предоставляют письмо-запрос получателя (бенефициара) благотворительной помощи.

Часто к нам приходят клиенты тогда, когда благотворительные организации обращаются к юридическим и физическим лицам с запросом на получение помощи с последующей ее передачей получателю. Помощь может предоставляться имуществом или денежными средствами, в том числе денежными средствами на приобретение имущества. Важно тщательно проанализировать договор и определить механизмы контроля за передачей благотворительной помощи конечному получателю (бенефициару).

Акт приема-передачи благотворительной помощи является документом, подтверждающим передачу помощи от одной стороны другой. В Акте рекомендуем подробно указать, какая помощь предоставляется, описание имущества, количество и стоимость имущества (если возможно установить) и реквизиты сторон.

То есть классический случай – это Договор, акт и запрос на получение благотворительной помощи.

Контракт может быть заключен также в электронной форме. Кроме договора следует подтвердить оказание благотворительной помощи (можно выпиской из банка).

Когда следует применять договоры и акты при зачислении благотворительной помощи?

В большинстве случаев договор и акт будут взаимодополняющими документами, применяемыми при передаче или получении благотворительной помощи.

Существует мнение, что договор и акт не требуется для оказания благотворительной помощи. Однако работая с благотворительными организациями, мы рекомендуем документально оформить передачу благотворительной помощи, поскольку в таком случае благотворительная организация в любой момент может подтвердить движение средств или имущества как перед контролирующими органами, так и перед собственными донорами.

Однако часто невозможно заключить договор о предоставлении благотворительной помощи по тем или иным причинам. В таких случаях рекомендуем подписать хотя бы акт, сделать фото- и видеофиксацию передачи благотворительной помощи. Такие ситуации возникают, например, с передачей благотворительной помощи в пользу ВСУ или для большого количества людей, когда невозможно проконтролировать сам факт передачи.

Одна из наших благотворительных организаций собрала средства и создала проект для передачи продуктов большому количеству людей. При этом передачу продуктов будут осуществлять непосредственно волонтеры организации. Мы понимаем, что подписывать договор с каждым получателем продуктов невозможно в таких обстоятельствах, поэтому было принято решение создать акт в форме списка, в котором каждый получатель благотворительной помощи представит свои контактные данные, ФИО и подпись о получении помощи. Также организовали фото- и видеофиксацию.

Поэтому если благотворительная организация по объективным причинам не может заключить договор, нужно обеспечить заключение хотя бы акта и обязательно зафиксировать передачу благотворительной помощи.

Интересно: Как вести учет расходов неприбыльных организаций?

Какая ответственность предусмотрена за отсутствие необходимых документов в благотворительном фонде?

• Ответственность за отсутствие документов, подтверждающих операции

Благотворительная организация является юридическим лицом, а, следовательно, должна вести бухгалтерский учет. Согласно требованиям Налогового кодекса Украины, юридические лица должны вести учет доходов и расходов на основании первоначальных документов. Отсутствие первичных документов может служить основанием для наложения штрафа в размере 1020 гривен.

• Административная ответственность

Отсутствие налогового учета, нарушения руководителями и другими должностными лицами предприятий, учреждений, организаций установленного законом порядка ведения налогового учета влечет ответственность в размере 85-170 грн и 170-255 грн за повторное нарушение в течение года.

• Избежание уголовной ответственности

В марте 2022 года Уголовный кодекс Украины был дополнен нормой о незаконном использовании с целью получения прибыли гуманитарной помощи, благотворительных пожертвований или безвозмездной помощи.

В нашей практике мы не имели дело и не работаем с такими благотворительными организациями, но в любом случае, во избежание проблем с передачей благотворительной помощи, рекомендуем обеспечить документальное подтверждение вашей деятельности.

В настоящее время наша компания предлагает свои услуги неприбыльным организациям. Среди наших услуг есть как подготовка базового пакета документов для работы благотворительного фонда, так и постоянное абонентское сопровождение команды юриста и бухгалтера, которые примут заботу о правильном оформлении подобных операций на себя.

Стоимость услуг для некоммерческих организаций можно узнать здесь.

Также ищите по ссылке больше информации о работе благотворительных организаций в Украине.