Документы для учреждения здравоохранения: почему это так важно?

Наши клиенты – это не только медицинские центры с многолетним опытом, но и новички в области медицинских услуг. С некоторыми мы сотрудничаем годами, некоторые приходят к нам с конкретным запросом на помощь. Но для всех наших клиентов мы соблюдаем самые высокие стандарты в предоставлении наших услуг.

Учреждение здравоохранения, как и любое другое предприятие, обязано в соответствии с нормами законодательства Украины вести документирование своей деятельности.

Да, эту работу не очень любят. Большинство не осознает значения и значимости всех стопок бумаг. Многие из наших клиентов задают вопрос: что будет, если мы не будем вести документацию? Лишение лицензии? Некоторые говорят: "Мы просто создадим новое юридическое лицо и получим новую лицензию", и это, конечно, допустимо. Однако это потребует затрат времени и денег, а также может повредить вашу репутацию как медицинской организации.

Наша команда нацелена на обеспечение соблюдения принципов правового государства, и мы заботимся не только о защите здравоохранительных организаций, но также о врачах и пациентах. 

Итак, если вы ответственный владелец МЦ и бережете свою деловую репутацию, то у вас будут все необходимые документы для деятельности вашего заведения. И самое главное, именно правильно и своевременно оформленные документы защитят и ваше заведение, и вашего врача от безосновательных посягательств как со стороны пациентов, так и со стороны разных организаций, в т.ч. контролирующих органов.

Наша компания разрабатывает пакеты документации для медицинских центров в зависимости от их специализации, схемы работы и условного уровня защиты, который клиент желает получить.

Поговорим о документации, которая должна быть у любого медицинского центра в Украине.

Интересно: Как защитить медицинский центр от жалоб пациентов во время войны?

Типы документации, которая должна быть в медицинском центре

Если вы ООО или ФЛП и имеете наемных работников, то всю вашу документацию, которая должна быть у вас обязательно, можно разделить на несколько разделов, а именно:

• Управление заведением здравоохранения: уставные документы, основные положения, приказы и т.п.;
• Трудовые отношения и кадровые вопросы: приказы, должностные инструкции, журналы;
• Организация отношений с пациентом и уголок потребителя: порядки, правила, положения, акты, стандарты, маршруты;
• Качество медицинского обслуживания: положения, журналы, порядки;
• Организация медсестринского процесса: приказы, планы, журналы, стандарты;
• Инфекционный контроль: приказы, положения;
• Охрана труда: положения, инструкции, журналы, планы;
• Защита от заражения ВИЧ-инфекцией: приказы, договоры о сотрудничестве, НПА с ВИЧ, правила, положения;
• Организация работы с лекарственными средствами: приказы, положения, порядки и журналы, отчеты;
• Метрологическое обеспечение: приказы, журналы, перечни ЗСТ;
• Медицинская документация: формы, ежедневники, отчеты, журналы.

Список впечатляет, и наша команда легко поможет разработать и утвердить как минимально необходимый документ для организации работы заведения, так и полный пакет "под ключ". Ведь это не только о деловой репутации – это о безопасности и ответственности.

Еще с университетской скамьи будущих врачей учат, что документы вы пишете не для пациентов, а для прокурора.

Интересно: Работа частного медицинского бизнеса по НСЗУ и ЕСОЗ

Какие должны быть документы в медицинском центре для защиты врачей?

Все мы хотим иметь какие-либо гарантии.

Пациент – гарантию качественной медицинской помощи, владелец – гарантию получения прибыли, врач – гарантию отсутствия претензий как со стороны руководства, так и со стороны пациентов.

Когда врач приходит на работу, его должны официально принять соответствующим приказом или заключенным договором. Его необходимо ознакомить с Коллективным договором, ПВТР, предоставить для подписи и ознакомления должностную инструкцию. Врач должен пройти вводный и первичный инструктаж по вопросам охраны труда. Также нужно зафиксировать, что врач ознакомлен с теми клиническими протоколами, с которыми работает клиника, и с которыми будет работать врач.

Прохождение указанных процедур – это о гарантиях и защите от незаконного увольнения и претензий по поводу отсутствия квалификации.

Но есть еще документы, которые предохраняют врача от жалоб пациентов и их родственников. Давайте кратко разберемся, что может обезопасить врача от претензий. Итак:

• врач должен вести всю медицинскую документацию, предусмотренную соответствующими приказами Минздрава;
• врач обязан контролировать процесс проставления подписи пациентом собственноручно на информированном добровольном согласии, на сообщении об обработке персональных данных, в карте стационарного больного;
• особое внимание врач должен уделять заполнению соответствующих форм медицинской документации, где отмечается собранный анамнез, хронические заболевания, перенесенные оперативные вмешательства и т.д.

Какие должны быть документы МЦ, если вы планируете аккредитацию заведения?

Что вы можете делать, если получите аккредитацию?

• прерывание беременности, как медикаментозное, так и хирургическое;
• обучение интернов;
• клинические исследования;
• репродуктивные технологии.

Документы, которые необходимо подать в заявление о прохождении аккредитации:

• Копия положения (устава) МЦ;
• Копия документа, подтверждающего вещные права на недвижимое имущество, в котором расположен МЦ;
• Или копия договора аренды или иного договора, дающего право пользования объектом;
• Копии документов, подтверждающих право владения или использования оборудования;
• Утвержденная структура МЦ;
• Отчет о медицинских кадрах;
• Результаты анализа деятельности учреждения по качеству медицинской помощи и/или фармацевтической деятельности и критерии ее оценки.

Приказом Минздрава №142 утверждены стандарты аккредитации здравоохранительных учреждений, которые определяют конкретный перечень документов, который должен быть в МЦ для прохождения процедуры аккредитации. Стандарт содержит 25 разделов, которые должны быть.

Чем ЗОЗ угрожает отсутствием тех или иных документов?

Для того чтобы получить лицензию, вы должны иметь минимальный пакет документов, таких как:

• уставные документы;
• приказы о создании МЦ;
• приказы по трудоустройству руководства;
• МТБ;
• список врачей, по заявленным вами специальностям, для которых нужно оформить приказы о принятии, должностные инструкции, провести с ними соответствующие инструктажи по охране труда.

Штрафы за нарушение в сфере трудового законодательства варьируются от 68,00 грн. до 201000,00. То есть, один не оформленный должным образом работник – это 67 000,00 грн. и это тоже о документации.

За нарушение в сфере охраны труда штраф для юридического лица или ФЛП составляет до 5% средней заработной платы за прошлый отчетный год.

Нарушение в сфере защиты персональных данных может привести к внеплановым проверкам, наложению админштрафов и возможности потери лицензии.

Несоблюдение лицензионных требований на наркотические средства и прекурсоры может окончиться не только штрафами, утратой лицензии, но и реальными уголовными делами и приговорами.

Несоблюдение лицензионных требований может повлечь за собой внеплановые проверки и утрату лицензии.

Если вы приняли решение получить аккредитационный сертификат, то без стопок документов вам не обойтись, ведь аккредитационные комиссии очень тщательно проверяют именно наличие всех документов из перечня, установленного приказом Минздрава №142.

Ведение медицинской документации на должном уровне, информирование пациента о процедурах и манипуляциях, получение от пациента на все это согласие может сохранить вам как средства, так и репутацию.

Интересно: Должностная инструкция медицинского директора в Украине

А как на практике?

В нашей практике были случаи обращения пациентов, получивших некачественные медицинские услуги за юридической помощью, и дела заканчивались в пользу пациентов, ведь медицинское учреждение не вело надлежащей документации, не реагировало на письменные жалобы пациентов. И результатом была не только уплата достаточно существенных сумм компенсации, но и внеплановые проверки с соответствующими последствиями.

Ведение врачом медицинской документации предохраняет его от претензий, а ведение документации медицинским центром – от претензий со стороны как пациентов, так и работников.

Недавно к нашему клиенту обратились пациенты с жалобой на ненадлежаще полученные медицинские услуги для возмещения немалых убытков. Но в процессе выяснения всех обстоятельств, при наличии заранее созданных форм ведения документации, пациенты вынуждены были отозвать жалобу. В этом случае оказалось, что именно несоблюдение предписаний врача привело к определенным последствиям для пациента.

Подписанные необходимые документы предохраняют ЗОЗ и от утечки конфиденциальной информации, и от потери клиентской базы.

В практике наших специалистов когда-то был следующий случай: адвокату, сопровождавшему маленькую стоматологию, и при этом получавшему там стоматологические услуги, поступил звонок от другой стоматологии. Последняя предложила предоставить свои  услуги, зная все нюансы состояния здоровья адвоката. На вопрос, как вы получили такую информацию, она получила ответ: к ним в клинику пришел врач со своей базой клиентов, которая у него была в собственном стоматологическом кабинете.

Закончилось это не очень приятно для врача, ведь им на предыдущем месте работы были заключены соответствующие договоры о неразглашении конфиденциальной информации, в которую как раз и входила клиентская база. Врач был вынужден заплатить достаточно существенный штраф, предусмотренный настоящим договором.

Наша компания предоставляет всестороннее сопровождение для медицинских учреждений в Украине, в том числе разработку пакетов документов как на старте, так и в процессе работы заведения. Среди наших услуг:

• планирование и регистрация медицинских центров Украины;
• получение лицензий и других разрешений для старта медицинской деятельности;
• разработка технической документации для медицинских учреждений;
• разработка шаблонов договоров с пациентами, контрагентами;
• разработка форм, необходимых для работы медицинского учреждения;
• проведение тренингов с персоналом, в том числе как себя вести с недовольным пациентом, предоставление алгоритма действий;
• помощь с организацией работы медицинского центра в военный период;
• хранение документов медицинского центра у адвоката и т.д.

Стоимость услуг можно узнать здесь.

Если вы хотите позаботиться о защите вашего заведения – обращайтесь к нам!