Наличные расчеты в неприбыльных организациях: как принять наличку на баланс организации?

Одна из форм поступлений средств в неприбыльные организации - это наличные деньги. Часто учредители неприбыльных организаций ошибочно считают, что наличные расчеты это проще, чем получение финансирования на расчетный счет.

В данной статье мы расскажем о нюансах учета наличных денег и основных ограничениях, с которыми может столкнуться неприбыльная организация при работе с наличкой.

Если вы хотите разобраться не в том, как это сделать, а кто может организовать для вас подобную работу без проблем – обращайтесь к нашим специалистам.

Интересно: Как открыть счет для благотворительного фонда в Украине?

С чего неприбыльной организации начать организацию работы с наличными?

Правила обращения с наличными деньгами определяются кассовой дисциплиной организации, которая регулируется нормативами и положениями Национального банка Украины.

Примечание. Подавляющая часть правил кассовой дисциплины одинакова как для коммерческой организации, так и для неприбыльщиков. Об отличиях мы расскажем ниже.

Для получения наличных средств неприбыльная организация должна:

1. Разработать Положение о кассовой дисциплине и Порядок работы (получение/выдача) с наличными денежными средствами.

2. Обустроить место работы кассира (закрытое помещение с сейфом).

3. Назначить кассира или ответственное лицо за кассовую дисциплину (данную функцию может выполнять руководитель организации или другое уполномоченное лицо).

4. Подписать контракт полной материальной ответственности с кассиром.

5. Определить предел остатка наличных денег в кассе.

Интересно: Договор и акт или как подтвердить получение благотворительной помощи в документах фонда?

Как правильно принять наличные деньги, если это поступление в благотворительную или общественную организацию?

Неприбыльная организация может получать наличные денежные средства в виде:

• членских взносов;
• благотворительной помощи;
• пожертвований;
• поступления от продаж товаров или услуг.

Важно! Все возможные источники поступления денежных средств должны быть зафиксированы в Уставе организации.

Оприходование наличных денег в кассу осуществляется на основании Приходного кассового ордера, в котором указывается следующая информация:

• регистрационные данные неприбыльной организации;
• кто передает наличные деньги неприбыльной организации (ФИО);
• основание (например, благотворительная помощь или пожертвование);
• сумма полученной налички.

Важно! Оприходование наличных денег и оформление Приходного ордера осуществляется в момент получения наличных денег от благотворителя. Ответственность за формирование кассовых документов возложена на кассира, а в случае его отсутствия в штате – на директора или председателя фонда.

Примечание. Если вы планируете использовать наличную благотворительную помощь на уставные расходы в день ее получения, в первую очередь нужно оприходовать денежные средства посредством оформления Приходного ордера. В момент использования средств - оформляется расходный ордер, подтверждающий передачу средств подотчетному лицу.

Как мы ранее отмечали, организация должна определить лимит остатка наличных денег в кассе. Это сумма наличных, больше которой организация не имеет права держать в кассе.

Сумма свыше лимита, не позднее утра следующего дня должна быть передана в банк для зачисления на расчетный счет организации.

Как определяется предел кассы?

1. Для недавно созданных организаций предел кассы определяется эмпирическим способом.

2. Для организаций, действующих более 3-х месяцев, предел определяется на основании среднедневного поступления средств за последние 3 месяца.

Исключение: Религиозным организациям, не осуществляющим производственной или иного вида предпринимательской деятельности, лимит кассы и сроки сдачи наличных не устанавливаются.

Передача наличных денег в банк фиксируется Расходным кассовым ордером. Информация о Прибыльных и Расходных кассовых ордерах вносится в кассовую книгу организации.

Интересно: Бухгалтерская и другая отчетность благотворительных фондов в Украине

Когда можно не сдавать наличные в банк?

Наличные в банк можно не сдавать:

• в дни выплаты заработной платы (если заработная плата выплачивается наличными деньгами);
• если наличные средства планируются использоваться для компенсации командировочных расходов или других подотчетных сумм.

Важно! Наличные средства, которые организация получает в ящики пожертвований, подлежат оприходованию в кассу по аналогии с обычной наличкой. Различие – в Приходном кассовом ордере вносится информация (ФИО) не физического лица, а наименование и местонахождение ящика пожертвования.

Интересно: Обретение статуса волонтерской организации в Украине

Нужно ли применять РРО для отражения поступления наличных денег в кассу неприбыльной организации?

Нет, если вы оприходуете вступительные, членские, благотворительные взносы или пожертвования.

Исключение: В случае, если вы осуществляете продажу товаров/услуг (в целях дальнейшего использования прибыли для достижения уставных целей), возникает обязанность применения РРО.

Ограничения по наличным

При осуществлении наличных расчетов действуют суммовые ограничения. В течение дня неприбыльная организация может принять (одним или несколькими платежными документами) сумму не более:

• 50 тыс.грн – от физического лица;
• 10 тыс.грн – от юридического лица или ФЛП.

Примечание: количество физических или юридических лиц, от которых можно получить благотворительную помощь в виде наличных денег, не ограничивается.

Исключение: Дневное ограничение суммовых расчетов не распространяется на поступления в виде добровольных пожертвований и благотворительной помощи.

Как учитывать поступление наличных в валюте?

Согласно действующему законодательству, расчетной валютой на территории Украины является гривна. Прием взносов, пожертвований и иной помощи в виде валютной налички на территории Украины – запрещен.

Как же выйти из данной ситуации, чтобы не потерять финансирование от благотворителя, который хочет внести вклад в виде валютной налички?

В зависимости от ситуации, наши специалисты могут предложить следующие пути:

1) Благотворитель – резидент Украины

• попросить благотворителя совершить обмен валюты и внести в кассу гривневый эквивалент средств.

2) Благотворитель – нерезидент Украины

• оприходовать средства в кассу на основании приходного ордера;
• составить акт об оприходовании в кассу средств при внесении средств юридическим лицом-резидентом на свой счет;
• передать валюту в банковское учреждение для зачисления денежных средств через распределительный счет.

Важно! Украинским законодательством предусмотрены штрафы за нарушение кассовой дисциплины:

• Нарушение сроков сдачи наличных в банк – от 289 грн до 1496 грн.
• Превышение суммы предельных наличных расчетов - первое нарушение от 1700 до 3400 грн.; повторное нарушение от 8500 до 17000 грн.
• Нарушение порядка ведения наличных расчетов – первое нарушение от 1700 до 3400 грн.; повторное нарушение от 8500 до 17000 грн.

Ну и, конечно, ведение неверного учета и вопросы со стороны контролирующих органов относительно порядка получения или использования средств могут стать причиной потери статуса неприбыльности.

Сложные вопросы работы с наличными деньгами, ведение учета, получение различных типов помощи и распоряжение средствами организации можно пытаться решить самостоятельно, с учетом всех рисков, а можно поручить специалистам с опытом и не волноваться об этом.

Наша компания не только помогает создать неприбыльные организации с разными структурами, но и предоставляет юридические и бухгалтерские услуги для их дальнейшей активности в Украине. Среди наших услуг:

• консультирование по любым вопросам ведения благотворительной или общественной деятельности в Украине;
• бухгалтерское, кадровое сопровождение для неприбыльных организаций;
• открытие и обслуживание счетов для неприбыльных организаций;
• разработка базовых пакетов документов, необходимых благотворительных и общественных организаций в работе;
• представление отчетности по работе организации;
• помощь с организацией работы с персоналом и волонтерами, включая иностранных волонтеров и т.д.

Стоимость наших услуг можно узнать здесь.

Не рискуйте, обращайтесь к нам! Получите возможность сосредоточиться на своей деятельности, а не на юридических вопросах.