Автоматизация расчета заработной платы

Когда речь заходит о должности «бухгалтера по заработной плате», многие представляют следующую картину: бухгалтер 1 раз в месяц открывает таблицу (учетную систему), и согласно списка с суммами заработной платы проводит выплаты денежных средств на карты сотрудникам. На практике это далеко не так.

В блок заработной платы включаются (не ограничиваясь) :

• учет вакансий;
• учет рабочего времени сотрудников (явки, неявки, отпуска, больничные и т.д.);  
• расчет аванса и заработной платы;
• учет налогов по заработной плате;   
• учет граничных размеров начислений по заработной плате (минимальные и максимальные размеры);
• учет отпусков и резервов по ним;
• учет больничных;
• учет декретных;
• учет переработок;
• составление и подача отчетности в контролирующие органы.

Количество задач по учету заработной платы включает немалый объем работы, особенно если речь заходит о штате сотрудников компании от 30 человек. 

Большинство компаний, приступая к автоматизации, в первую очередь стараются провести ее в блоку “Заработная плата”.

 Основная цель, которую хотят достичь собственники в данной автоматизации :

• доступность информации о размерах выплат оплаты труда максимально узкому кругу доверенных лиц;
• избежание / сокращение ошибок при начислении и выплаты заработной платы;
• скорость получения финансовой информации (в части заработной платы);
• оптимизация бухгалтеров (сокращение трудозатрат, в среднем, по процессу от 1 рабочего дня до 30 минут ).

Важно! Автоматизация - достаточно дорогостоящий проект. Вы должны понимать его преимущества и целесообразность для вашего бизнеса. Исходя из нашего опыта, мы рекомендуем задуматься про автоматизацию, если вы попадаете под такие критерии:

• штат компании более 30 сотрудников;
• в штате имеются совместители;
• коллективный договор предусматривает ненормированный рабочий график, переработки, командировки;
• совершение оплаты по KPI;
• в практику работы компании входят ежегодные и дополнительные отпуска сотрудников, командировки сотрудников.

Более подробно о данной автоматизации расскажем на примере одного из наших кейсов.

Интересно: Учет затрат на разработку нового продукта в Украине

Как мы помогаем автоматизировать работу бухгалтера?

К нам обратился собственник компании по производству одежды. Штат компании насчитывает 75 сотрудников, из которых в т.ч. директор, бухгалтер и сотрудник отдела кадров.

Запрос клиента заключался в том, что ему была необходима помощь в решении проблемы с учетом зарплаты, а именно:

• отсутствие автоматизации учета (все расчеты проводятся в Excel);
• не налаженные коммуникации между участниками процесса (сотрудник отдела кадров – директор – бухгалтер);
• отсутствие безопасности информации (информация о компании хранится на компьютерах сотрудников);
• высокие трудозатраты на обслуживание процесса – каждый из сотрудников работает на Full time (кадровик и бухгалтер обслуживают только этот процесс);
• расхождения между информацией каждого из участников процесса (один из участников внес изменение в документ, но не предупредил об изменении коллег).

Примечание. Предприятие имеет учетную систему, но расчет заработной платы в ней не ведется в связи с тем, что данные об оплате труда доверяются только директору.

Взаимодействие сотрудников, задействованных в процессе учета заработной платы:

1.  Сотрудник отдела кадров составляет Табеля учета рабочего времени (и другие кадровые документы) в Word (документы сохраняет в папку на собственном компьютере).

2.  На основании Табелей учета рабочего времени директор проводит расчет аванса и заработной платы в Excel (документы сохраняет в папку на Google-диск).

3.  Бухгалтер переносит в учетную систему данные о начисленной заработной плате и рассчитывает налоги по ней. В случае возникновения отпуска, больничного проводит расчеты в Excel и вносит информацию в учетную систему.

Участники процесса постоянно ждут друг от друга информацию, которая иногда теряется.

Ознакомившись с проблемой клиента, мы предложили следующее решение:

• описать процесс заработной платы;
• определить ответственных лиц процесса и закрепить сроки выполнения работ;
• настроить блок кадрового и зарплатного учета в существующей учетной системе (так как компания уже имеет учетную систему и ведет в ней учёт).

Расскажем более детально о каждом этапе работы над данной задачей.

Интересно: Командировки сотрудников. Как автоматизировать оформление командировки

Этапы работы над автоматизацией выплат заработной платы

Этап 1. Интервью с участниками процесса

На данном этапе мы провели интервью с каждым участником процесса на предмет выполнения ими операций, связанных с учетом зарплаты:

• увидели практическое выполнение задач (где и как сотрудник вносит и сохраняет данные);
• услышали сложности, с какими сталкивается сотрудник;
• зафиксировали пожелания и идеи улучшения работы (данные предложения не всегда бывают у сотрудников).

Этап 2. Описание процесса учета заработной платы

На данном этапе мы определили ответственных процесса и задачи, которые стоят перед ними:

• руководители отделов - ежедневное табелирование своих подчиненных, кадровые перемещения сотрудников отдела (прием, увольнение и т.д.);
• сотрудник отдела кадров - ответственный за кадровые документы (своевременное формирование печатной формы документа, подписание и сохранность);
• директор - начисление аванса и заработной платы, командировочных, прочих выплат.
• бухгалтер - проверка правильности начисления заработной платы и налогов по ней, начисление выплат по больничным / отпускам, выплата заработной платы и других платежей, связанных с оплатой труда.

Для каждого из процессов определили регламент и сроки выполнения задачи.

Этап 3. Ознакомление с учетной системой

Мы ознакомились с учетной системой компании и обнаружили следующие недоработки:

• учетная база 2 года не обновлялась до действующей конфигурации (не учтены изменения законодательства);
• ограниченное количество пользователей системы (в учетной системе может работать только 2 сотрудника);
• отсутствует блок кадрового учета;
• не налажена работа по заявкам (заявка на выплату заработной платы и другие);
• недействующие печатные формы бухгалтерских документов;
• отсутствуют интеграции с клиент-банком.

Этап 4. Формирование предложений относительно доработки учетной системы

По результатам аудита учетной системы был разработан план доработок, а именно:

• настройка прав доступа индивидуально под каждую должность пользователя;
• разработка заявок для формирования кадровых документов;
• разработка заявок для формирования выплаты по оплате труда;
• актуализация / создание печатных форм документов;
• разработка механизма автоматического начисления отпускных и больничных;
• настройка взаимосвязи кадровых и бухгалтерских документов (прием на работу - табель учета рабочего времени - расчет заработной платы - выплата заработной платы - расчетная ведомость; заявление на отпуск - приказ на отпуск - начисление отпускных - выплата отпускных - табель учета рабочего времени и другие ситуации);
• автоматическое формирование расчетно-платежной ведомости на выплату заработной платы;
• автоматическая загрузка расчетно-платежной ведомости в клиент-банк;
• автоматическая рассылка расчетных ведомостей сотрудников руководителю подразделения.

Этап 5. Разработка

Все описанные в этапе 4 предложения были утверждены руководством. Под каждое предложение были разработаны технические задания, на основании которых выполняли техническую работу настройки учетной системы бизнес-аналитик и программист.

Этап 6. Внедрение

По результату выполнения доработок и их тестирования:

• описаны должностные обязанности каждого сотрудника, участвующего в процессе;
• проведено обучение работы сотрудников в учетной системе.

Интересно: Как работает автоматизация и роботизация бухгалтерского учета для компании?

Результат автоматизации выплат заработной платы на предприятии

Автоматизация процесса учета заработной платы позволила:

• оперативно получать информацию о затратах по оплате труда (не допуская кассовых разрывов);
• определить ответственных участников процесса и закрепить за ними этапы процесса;
• зафиксировать регламент и сроки выполнения задач;
• наладить коммуникацию между сотрудниками;
• сделать процесс прозрачным и гибким к изменениям;
• установлено правило работы - “не хранить информацию на компьютерах и флешках” (все данные отражаются только в учетной системе с целью безопасности информации).

Все этапы автоматизации данного процесса проводились на протяжении 40 календарных дней. Для автоматизации были привлечены: бухгалтер-эксперт, бизнес-аналитик и юрист с нашей стороны, а также программист, работающий в штате нашего клиента.

Если вы также хотите оптимизировать организационные процессы и затраты в вашей компании, и раздумываете, возможно ли это с помощью автоматизации - обращайтесь к нам.

Стоимость автоматизации учетных процессов тут.

Мы найдем вариант, который подойдет именно вам!