Бухгалтерский учет аутстаффинговых компаний в Украине

Современный бизнес работает по принципу «достигнуть максимальных результатов с минимальными затратами». Это касается как финансовых затрат, так и трудовых ресурсов.

Сейчас бизнес пытается максимально оптимизировать свои процессы и большую часть операционной работы отдать на аутсорс или подрядным компаниям. Когда речь идет о наемном персонале, на помощь бизнесу приходит понятие аутстаффинг.

Аутстаффинг – это трудоустройство сотрудников через другую компанию. Данную модель сотрудничества уже давно активно использует зарубежный бизнес. Разберем на примерах как работает такая схема в Украине, а главное – как построить бухгалтерский учет аутстаффинговой деятельности в Украине.

Интересно: График отпусков и формирование резерва для их выплат в украинской компании

Как работает аутстаффинг и его отличие от аутсорсинга?

Компания-аутстаффер нанимает в штат работников, которых в дальнейшем передает компаниям-заказчикам (аутстаффинговых услугам) для выполнения определенных последними задач. При этом:

• работник остается в штате аутстаффера;

• начисление и выплата заработной платы и других социальных гарантий производится аутстаффером;

• работник выполняет задачи, поставленные компанией-заказчиком (на территории компании-заказчика или дистанционно);

• компания-заказчик оплачивает услуги предоставления персонала.

Важно! Аутстаффинг – это не аутсорсинг, не работа по совместительству и не услуги по подбору персонала.

В чем разница между этими понятиями?

1) Аутсорсинг предполагает, что определенный проект/функционал или процесс передается компании-исполнителю (на аутсорс). В данном случае компания-исполнитель с помощью своих штатных работников выполняет поставленные перед ней задачи.

Результатом аутсорсинга является выполнение компанией задач, поставленных заказчиком (например, бухгалтерское сопровождение или проект-менеджмент).

2) Услуга по подбору персонала предполагает поиск персонала для компании-заказчика. В результате поиска персонал принимается в штат заказчика.

Результат услуг по подбору персонала – поиск исполнителем персонала, который будет работать на заказчика. Работа подбора истекает после согласования заказчиком кандидатов. Впоследствии заказчик сам осуществляет трудовое оформление работников и организовывает работу с ними.

3) Работа по совместительству предполагает трудоустройство сотрудника в нескольких компаниях одновременно. В данном случае сотрудник производит поиск работы самостоятельно, поэтому аутстаффинг не связан с этим понятием.

Преимущества аутстаффинга для заказчика:

• Не нужно производить кадровый учет и начисление заработной платы (этим занимается аутстаффер).

• Аутстаффинг дешевле аутсорсинга.

• От услуг аутстаффинга легче отказаться, чем уволить работника.

Преимущества для аутстаффера:

• Вы нанимаете лучших специалистов, приносящих вам доход через качественное выполнение работы заказчиков.

• Вам не нужно осуществлять управление персоналом – его выполняет заказчик.

• Вы не несете ответственность за разработанный продукт или выполненные задачи.

Однако существуют и некоторые недостатки аутстаффинга.

Для Украины модель аутстаффинга относительно новая, поэтому контролирующие органы придирчиво к ней относятся. Правильно составленный договор аутстаффинга и наличие подтверждающих документов о предоставлении услуги – залог безопасной бизнес-модели для сотрудничества.

Интересно: Налоговое планирование для бизнеса в Украине.

Что является доходом аутстаффинговой компании?

Аутстаффинговая компания получает средства за услуги по предоставлению персонала. Стоимость таких услуг основывается на:

• расходах аутстаффера по заработной плате (в т.ч. налогов) предоставленного заказчику работника;

• затратах на услуги подбора персонала;

• затратах на обучение персонала;

• других сопутствующих услугах, связанных с аутстаффингом.

То есть вышеприведенный список содержит составляющие себестоимости услуг аутстаффинга.

Какие налоги платит аутстаффинговая компания?

При осуществлении аутстаффинговой деятельности перед вами постает обязанность уплаты следующих налогов:

1. Налог на доходы.

Если вы зарегистрированы в общей системе налогообложения, вы платите 18% налога на прибыль от финансового результата деятельности (финансовый результат = доходы-расходы).

Если вы зарегистрированы как налогоплательщик на упрощенной системе налогообложения – 5% единого налога от суммы средств, поступивших на ваш расчетный счет.

К примеру, ваша компания не плательщик НДС, и в 2021 году вы осуществили продажу услуг на 300 тыс. грн. Ваши расходы, в том числе себестоимость составили 180 тыс. грн. Предоставленные клиенту услуги в полной мере оплачены в месяце предоставления услуг.

На общей системе налогообложения вы заплатите 21,6 тыс. грн:

300-180 = 120 * 18% = 21,6 тыс. грн

На упрощенной системе налогообложения вы заплатите 15 тыс. грн:

300*5%=15 тыс. грн

2. НДС.

Если вы приняли решение зарегистрироваться плательщиком НДС, вам нужно произвести начисление 20% НДС на каждую операцию по предоставлению услуг.

В случае, если вы будете покупать услуги или товары у поставщиков – плательщиков НДС, вы вправе получить НДС в размере 20% от закупочной стоимости. На сумму этого НДС вы сможете снизить уплату налога в бюджет, по результату отчетного месяца.

К примеру, ваша компания плательщик НДС, и в октябре 2022 г. вы осуществили продажу услуг на 300 тыс. грн. (в т.ч. НДС 50 тыс. грн). Ваши расходы, приобретенные у поставщиков-плательщиков НДС, составили 65 тыс. грн. (в т.ч. НДС 10,83 тыс. грн).

По результатам октября ваша компания уплатит НДС в размере 39,17 тыс. грн.

50-10,83 = 39,17 тыс. грн

3. Зарплатные налоги.

Оформленные в штат компании работники получают заработную плату с учетом правил налогообложения.

Сотрудник получает на банковскую карту заработную плату за вычетом 18% НДФЛ и 1,5% Военного сбора.

Одновременно работодатель должен уплатить 22% ЕСВ от общего фонда оплаты труда (вся начисленная работникам зарплата).

К примеру, работник А проработал в компании полный рабочий месяц октября 2022 года.

Доход работника за октябрь состоит из оклада (в размере 25 тыс. грн) и премии (в размере 10 тыс. грн).

Работник получит на банковскую карту зарплату за октябрь 2022 года в размере 28,2 тыс. грн.

Доход работника = 25 тыс. грн. + 10 тыс. грн. = 35 тыс. грн.

НДФЛ = 35 тыс. грн *18% = 6,3 тыс. грн

Военный сбор = 35 тыс. грн *1,5% = 0,5 тыс. грн

Зарплата к выплате = 35 тыс. грн – 6,3 тыс. грн – 0,5 тыс. грн = 28,2 тыс. грн

Работодатель оплатит 22% ЕСВ, что эквивалентно 7,7 тыс. грн.

35 тыс. грн *22% = 7,7 тыс. грн

Как отчитываться в контролирующие органы?

Периоды отчетности и список отчетов зависят от системы налогообложения, которую выбирает компания при регистрации.

Если ФЛП, ООО или ЧП на упрощенной системе налогообложения:

• Объединенная отчетность по НДФЛ, ВС, ЕСВ (если у вас есть наемный персонал);

• Декларация по единому налогу;

• Финансовая отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах);

• Статистическая отчетность (согласно перечню, определенному службой статистики через год после открытия компании);

• Отчетность перед службой занятости.

Если ООО или ПП на общей системе налогообложения:

• Декларация по НДС (если вы зарегистрировались плательщиком НДС);

• Объединенная отчетность по НДФЛ, ВС, ЕСВ (если у вас есть наемный персонал);

• Декларация по налогу на прибыль;

• Финансовая отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах);

• Статистическая отчетность (согласно перечню, определенному службой статистики, через год после открытия компании);

• Отчетность перед службой занятости.

Как открыть аутстаффинговую компанию и выбрать КВЭД в Украине?

Если вы решили открыть аутстаффинговую компанию, в первую очередь вам нужно определиться с юридической формой (ООО или ФЛП) и системой налогообложения (5% единого налога или 18% налога на прибыль).

Оптимальные формы и система налогообложения определяются основываясь на моделях вашего бизнеса и целях, которые вы ставите.

Поскольку аутстаффинг - это услуги посредничества в трудоустройстве, компания должна зарегистрироваться в Государственной службе занятости как предоставляющая услуги по трудоустройству.

Для аутстаффинговых компаний предусмотрен основной КВЭД – 78.20 Деятельность агентств временного трудоустройства.

Наши специалисты могут предоставить вам первоначальную консультацию и помочь осуществить регистрацию компании.

Интересно: Бухгалтерский аудит нетипичных операций в Украине

Особенности трудоустройства аутстаффинговых работников

Оформление трудовых отношений с работниками всегда достаточно сложный процесс, имеющий много нюансов. Как мы уже ранее отметили, трудовые отношения в аутстаффинге возникают между аутстаффером и работником.

Как аутстафферу оформить трудовые отношения с работниками?

1. Между аутстаффером и работником заключается трудовой договор, в котором указывается, что работник находится в штате аутстаффера, но выполняет задачи других компаний.

2. Перед направлением работника к заказчику, между работником и аутстаффером заключается дополнительное соглашение или письмо-соглашение, что работник не отрицает выполнять распоряжение заказчика.

3. Аутстаффер должен иметь штатное расписание и должностные инструкции с каждым работником.

4. График работы каждого работника должен соответствовать графику работы заказчика и фиксироваться в табеле учета рабочего времени аутстаффера.

5. Размер заработной платы работника не должен быть меньше размера оплаты труда работников компании заказчика.

6. Аутстаффер должен производить выплату заработной платы работнику не менее 2 раз в месяц (с интервалом не более 16 календарных дней).

7. Начисление ЕСВ на ФОТ и удержание НДФЛ, ВС возложено на аутстаффера.

8. Отчет по наемным работникам возложен на аутстаффера.

Среди ограничений аутстаффинговой деятельности можно выделить следующие:

• аутстаффер не имеет права препятствовать заключению трудового договора между компанией-заказчиком и исполнителем работ (работником аутстаффера);

• запрещено направлять работников в компанию, в которой в течение года сокращен штат сотрудников;

• запрещено направлять работников в компанию для выполнения вредных и опасных работ (в т.ч. при тяжелых условиях труда);

• запрещается направлять работников в компанию, в которой не соблюден норматив численности работников, вовлеченных в процессы производства.

Сегодня аутстаффинговая деятельность достаточно популярна среди таких сфер деятельности:

• ІТ;

• финансовые и бухгалтерские услуги;

• маркетинговые услуги;

• услуги охраны;

• услуги клининга.

Интересно: Платежный календарь ІТ-компаний в Украине: как его организовать и что он даст?

Риски аутстаффинговой деятельности в Украине

Несмотря на прозрачность модели аутстаффинга и ее преимущества, существуют определенные риски, а именно:

• неправильно оформленный договор аутстаффинга может быть не признан контролирующими органами, что приведет к признанию трудовых отношений между работником и заказчиком (штраф 201 тыс. грн);

• неправильно оформленные акты приема-передачи выполненных услуг аутстаффинга, что приведет к непризнанию расходов заказчика (18% налога на прибыль с суммы сделки);

• неправильное оформление трудовых отношений между аутстаффером и работниками может привести к признанию договора аутстаффинга фиктивным;

• отсутствует экономическая целесообразность приобретения услуг аутстаффинга со стороны заказчика (например, компания с собственным штатом маркетологов берет на аутстаффинг специалиста, стоимость которого в 3 раза выше оплаты труда наемных работников).

Список документов, которые должен иметь аутстаффер, чтобы минимизировать заинтересованность контролирующими органами:

1) Договор аутстаффинга (услуг по предоставлению персонала).

Важно! Договор не должен быть шаблонным (первый загружен из Интернет-сети), а должен быть разработан непосредственно под вашу компанию. Учет всех нюансов деятельности обеспечит налоговую безопасность и поможет избежать судебных споров с заказчиком.

2) Трудовые договоры и должностные аннотации с работниками.

Важно! Именно трудовые контракты, а не договоры с ФЛП, поскольку аутстаффинг предусматривает найм работников в штат с последующей передачей их заказчику.

3) Графики работы каждого заказчика (эти данные можно прописать в договоре) и разработанные под ним Табели учета рабочего времени каждого работника.

4) Акты приема-передачи оказанных услуг аутстаффинга.

Важно! Акты должны иметь максимальную детализацию: кто выполнял работу, какие задачи выполнялись и в каком объеме.

Аутстаффинг - не самый простой бизнес для организации бухгалтерского и кадрового учета. Мы можем предложить для вас простой вариант - ведение бухгалтерского учета на аутсорсе с компанией специалистов. 

Нет рисков сделать ошибку из-за неопытного бухгалтера или упустить что-то из-за отсутствия юриста в штате.

Стоимость наших услуг по бухгалтерскому сопровождению тут.

Услуги и информация для ИТ компаний тут.