Как работает автоматизация и роботизация бухгалтерского учета для компании?

Автоматизация или роботизация учетных процессов рекомендуется, если вы :

• действующий средний или крупный бизнес с более 300-ми операциями в месяц;
• характер ваших хозяйственных операций - повторяющийся;
• не планируете “раздувать” штат бухгалтерской и учетной службы для выполнения операционных задач;
• хотите, чтобы ваши сотрудники получали удовольствие от работы и их ожидания оплаты труда соответствовали объему выполненных задач;
• хотите, чтобы компания работала по процессному принципу;
• хотите, чтобы получение любой финансовой информации занимало минимальные затраты времени.

Благодаря ИТ-технологиям сегодня уже многие процессы прошли автоматизацию. Например, широко автоматизированы такие функции:

• Расчет заработной платы;
• Загрузка банковских данных из клиент-банка в учетную систему;
• Обмен электронными налоговыми;
• Автоматическое заполнение налоговой и финансовой отчетности;
• Электронный документооборот и другие.

Интеграции, обработки и другие инструменты в открытом доступе, бизнес может получить только по тем направлениям, в которых задействованы абсолютно все бизнесы, и их нет потребности кастомизировать. 

Если же Ваше направление деятельности или внутренний процесс имеют особенности, необходимо разрабатывать собственные инструменты и правила автоматизации / роботизации.

Если мы говорим о роботизации, на сегодня она более распространена в колл-центрах. Но у данного направления есть безграничный потенциал применения, в том числе и в бухгалтерско-финансовых процессах.  

Приведем практические кейсы, которые позволят Вам более детально ознакомится с понятиями “автоматизация” и “роботизация”.

Интересно: Учет затрат на разработку нового продукта

Автоматизация: формирование "Резерва задолженностей"

Количество постоянных покупателей компании "A" составляет 1 500 клиентов. Согласно правил учетной политики компании в отношении дебиторской задолженности:

1. Дебиторская задолженность контролируется на наличие просрочки, согласно условий договора.
2. Просроченной задолженностью считается та, оплата за которую не поступила вовремя по условиям договоренности.
3. Безнадежной задолженностью считается та, срок исковой давности которой прошел.
4. Резерв задолженностей формируется и корректируется ежемесячно до 3 числа месяца следующего за отчетным.
5. На основании резерва долгов формируются претензии о погашении задолженности.

Клиент обратился с просьбой автоматизировать процесс анализа задолженности и формирования резерва, так как бухгалтер вручную проводит анализ данных через Excel.

Анализ данных и создание резерва 1 500 клиентов занимал у бухгалтера 10 рабочих часов.

Что мы предложили?

1. Создание отчета, который позволит бухгалтеру ежедневно анализировать задолженность в разрезе просрочки. Информация о долгах предоставляется менеджеру для оперативной работы с клиентом по устранению задолженности.
2. Создание обработки, которая автоматически формирует / корректирует резерв долгов в зависимости от ситуации взаиморасчетов с каждым клиентом.
3. Автоматическое создании и отправка на эл. почту юриста компании претензии о погашении задолженности.

Относительно п.3 (создание претензии), дополнительно возникает автоматизация работы юриста, которому не нужно создавать претензию. Юрист получает готовый документ на эл. почту для дальнейшей работы с ним.

По результатам автоматизации мы заменили ручной труд специалиста на отчет и программную обработку. За сотрудником остается функция контроля. 

Выигрыш: сокращение затрат времени с 10 рабочих часов до 20-30 минут.

Стоимость и алгоритм автоматизации можно узнать тут.

Интересно: Как автоматизировать оформление командировок персонала?

Роботизация: регистрации налоговых накладных

С введением в действие Единого реестра налоговых накладных (далее - ЕРНН), скорость получения данных о НДС увеличилась, сократилась бумажная "волокита". 

Процесс регистрации налоговых накладных достаточно однотипный, но длительный, особенно если приходится регистрировать большое количество данных, как например у компании "В". 

Количество налоговых накладных - около 3 тыс./день. Блоком работ "регистрация налоговых накладных" занимается 1 сотрудник. 

Так как у Компании есть несколько юридических лиц, они нашли способ ускорить регистрацию, отправляя налоговые в ДФС одновременно с 2-х компьютеров. Это сократило трудозатраты, но не на много. Учитывая частые сбои системы ДФС, бухгалтер регулярно задерживается на работе, так как должен вложиться в сроки регистрации налоговых без штрафов.

Для решения проблемы заказчика, предлагаем применить роботизацию процесса:

1. Описываем детальный процесс регистрации налоговых накладных. Бухгалтер должен указать все движения по алгоритму. (Обычно процесс записывается с 3-й, 5-ой попытки, так как не должно быть лишних действий и задержек).
2. Описанный процесс внедряется в робота.

Примечание: Робот в данном случае - это компьютерный сервис, в который внедрены программные обеспечения с искусственным интеллектом. Разработкой и настройкой занимаются его поставщики (например, компания IBM).

1. Робот запускается и приступает к выполнению поставленной ему задачи.

По результатам работы, бухгалтер проверяет правильность отражения данных в бухгалтерском и налоговом учете. Весь процесс настройки роботизации процесса закрывается с помощью 3-х специалистов: эксперта по автоматизации, ИТ-сотрудника компании, специалиста IBM (настройщика).

Выигрыш: сокращение затрат времени с 10 рабочих часов до 2 часов.

Стоимость и алгоритм роботизации можно узнать тут.

Наша компания предлагает не только комплекс работ для внедрения процессов автоматизации и роботизации, но и первоначальный анализ рисков и преимуществ такой оптимизации для вас.

Больше о бухгалтерском учете в Украине тут.

Автоматизация и роботизация учетных процессов в Украине