Смена названия иностранного представительства американской компании

Недавно к нам обратился Клиент – представительство иностранной компании, а именно американской. В связи с тем, что данная компания еще несколько лет назад была в основном ориентирована на российский рынок, то имела в своем названии слово "рашн". Конечно, с 2022 года компании пришлось серьезно перестроить свою работу и найти другие рынки, а также изменить название. Что американская компания и сделала. Осталось дело за малым (ну почти малым) – поменять названия своих обособленных подразделений в нескольких странах, в том числе и в Украине.

Понимая сложность процесса, мы помогли Клиенту по этому делу, предоставляя полный спектр юридических услуг для решения задачи. Наша компания имеет многолетний опыт в сопровождении международных бизнес-процессов и успешную практику в сфере корпоративного права более 14 лет. Мы знакомы со всеми нюансами регистрации и изменения наименований компаний и их подразделений, поэтому быстро справились с поставленной задачей. В нашей статье мы поделимся с вами этим интересным кейсом, раскрывая все этапы процедуры смены названия подразделений компании. Мы расскажем, как мы работаем и как можем помочь вам легко преодолеть юридические вызовы.

Интересно: Как подать декларацию на прибыль представительства в Украине?

Ребрендинг компании: изменение названия подразделений иностранного представительства

К нам обратились представители самого обособленного подразделения – представительства данной компании в Киеве. Мы отнеслись с пониманием к этому делу и оказали помощь в изменении названия представительства. Но следует отметить, что для этого нужно менять все регистрационные документы, в т.ч. проводить изменения в ряде государственных органов, а именно: Министерстве экономики Украины, Государственной налоговой службе и Управлении государственной статистики. А также, конечно, потом нужно будет сообщить об изменениях в тот банк, в котором открыт счет. Поэтому наша работа по изменению названия подразделений предприятия состояла из следующих этапов. О них подробно дальше.

Подготовка документов для внесения изменений

Наши специалисты подготовили заявление для внесения изменений, а также проект доверенности на руководителя представительства и наших людей. Предоставили объяснение получения обновленного документа о регистрации иностранной компании, чтобы там было уже актуальное название; объяснили, как правильно заверить все эти документы. Поскольку иностранная компания находится в США, документы нужно было апостилировать.

Перевод полученных документов при изменении названия подразделений

После того как апостилированные документы из США пришли в Украину, их следует перевести на украинский язык. Перевод должен быть пришит к оригиналам и нотариально заверен. Это все делается, конечно, в бюро переводов. Но работникам бюро нужно четко объяснить, что именно мы хотим получить в конце: не просто переводы, не переводы, заверенные переводчиком или печатью бюро, нотариально заверенные переводы, пришитые к оригиналам каждого из документов. Затем из этих документов следует сделать нотариально заверенные копии в таком количестве, которое нам понадобится для дальнейшей работы.

Дело в том, что некоторые из этих документов подаются в минэкономики в оригиналах, поэтому нужно оставить нотариальные копии, которые могут понадобиться в других учреждениях. Например, заявление в минэкономики можно отдавать, не сделав копий, поскольку это только для Минэкономики. А вот доверенность на руководителя представительства – это один из ключевых документов, на основании которого руководитель действует на протяжении всего времени, на которое он назначен руководителем. Поскольку оригинал доверенности на него остается в Министерстве экономики, следует сделать как минимум четыре нотариально заверенные копии.

Одна из них точно пригодится в ГНИ и может там остаться. Еще одна копия может потребоваться в Управлении государственной статистики, однако те не должны ее забрать. Бывали прецеденты, что одну из нотариально заверенных копий доверенности на руководителя хотел себе банк, хотя банки не должны требовать нотариально заверенных копий документов. Одним словом, лучше пусть будет, чем потом думать о том, где ее взять. Также можно заранее сделать два подлинника доверенности на руководителя и апостилировать.

Подача в Минэкономики документов во время ребрендинга подразделений иностранной компании

Когда подготовленные документы для изменения названия представительства лица были переведены, пора подавать их в Министерство экономики. Вообще это можно делать через ЦНАП. Но в случае чего, то есть при замечаниях, нет гарантии, что эти документы не будут лежать в Минэкономики месяц, а потом придется их перерабатывать. Поэтому мы заранее согласовали их проект, а подавать стали не через ЦНАП, а непосредственно соответствующему отделу министерства, ведь человек на месте может сказать, хорошо ли с документами. В целом Минэкономики рассматривает эти документы тридцать рабочих дней. То есть календарных почти полтора месяца. Конечным результатом является получение нового свидетельства о регистрации представительства.

Регистрация изменений названия подразделений в ГНИ и получение новых справок 34-ОПП

После того как получено новое свидетельство о регистрации минэкономики, можно подаваться на регистрацию изменений в местную ГНИ. К тому же, поскольку с относительно недавних пор в ГНИ становится на учет и представительство, и иностранная компания, то нужно подавать два пакета документов и получать справки 34-ОПП на то и на то. Как уже отмечалось выше, в ГНИ понадобится нотариально заверенная копия доверенности руководителя, а также обычные копии документа о регистрации иностранной компании.

Заявления на внесение изменений по форме 1-ОПН может подписать как руководитель представительства, так и лицо по доверенности (если это предусмотрено в доверенности), что мы и сделали. К счастью, даже для внесения изменений по иностранной компании данную форму не нужно подписывать за границей и апостилировать. ГНИ рассматривает эти документы около недели, результатом чего являются новые справки о взятии на учет формы 34-ОПП.

Интересно: Что нужно знать об электронных договорах по украинскому законодательству?

Получение справки от государственной статистики при изменении названия представительства

Это завершающий, но важный этап, результатом которого является получение соответствующей справки. Ее большинство знают под названием "справка по статистике". Представительства иностранных компаний не являются юридическими лицами и в ЕГР их увидеть невозможно. То есть, государственные регистраторы в ЦНАПах и нотариусы их не видят в реестре. Видит только госстат. Поэтому справка статистики является одним из ключевых регистрационных документов при изменении названия представительства.

Для ее получения заполняется совершенно нехитрое заявление и приобщаются копии вышеупомянутых документов (кроме заявлений, которые подавались в минэкономики и ГНИ). Управление статистики не требует ничего нотариально заверенного, достаточно сканов. А когда справка будет готова, можно заказать ее отправку по Укрпочте или прийти и забрать лично (если доверенное лицо, то взять с собой доверенность). Именно так мы и поступили. При этом процесс внесения изменений при смене названия подразделений иностранного лица в органах регистрации завершен.

Если вам нужна помощь с регистрацией изменений о представительстве иностранной компании или сменой руководителя представительства, обращайтесь к нашим сотрудникам. Мы оформим все "под ключ", сделав проекты документов, объяснив, как их заверить, и предоставим все в соответствующие госорганы и учреждения. По договоренности с Клиентом мы можем взять на себя общение с банком для внесения изменений информации, которая подавалась при открытии счета.

Не тратьте время и энергию на сложные процедуры. Доверьте этот процесс специалистам. Свяжитесь с нами уже сегодня, и мы обеспечим быстрое и беспроблемное решение всех ваших юридических вопросов.