Использование факсимиле в финансово-хозяйственной деятельности. Часть 1

Использование факсимиле в финансово-хозяйственной деятельности  давно стало способом оперативного управления предприятием.  Действительно,  в работе часто возникают ситуации, когда необходима  подпись должностного лица, которое отсутствует на рабочем месте в силу разных причин. Например, нужно подписать срочный приказ о направлении сотрудника в командировку или выгодный договор, условия которого оговорены заранее.  Ситуаций, где может быть использовано факсимиле достаточно много. Однако, законодательством установлены ограничения на применение факсимильной подписи. К этим моментам следует отнестись серьезно, поскольку незаконное использование факсимиле может повлечь разные негативные последствия.

Несмотря на активное применение в финансово-хозяйственной деятельности факсимильной подписи, ни один нормативно-правовой акт не содержит толкование термина «факсимиле». Ч. 3 статьи 207 ГК Украины гласит: «использование при совершении сделок факсимильного воссоздания подписи с помощью механического или иного копирования…иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, иными актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей». Исходя из данной нормы законодательства, можно сделать вывод, что применение факсимильной подписи в различных ситуациях должно регламентироваться специальными   нормативно-правовыми актами. Кроме того, в ст. 203 ГК Украины речь идет об использовании факсимиле для совершения сделок, что не значит автоматического применения данного положения для работы с платежными или расчетными документами.

Для того, чтобы разобраться с правилами использования факсимильной подписи в различных ситуациях, необходимо определить – каким нормативно-правовым документом следует  руководствоваться при оформлении необходимых документов.

Наиболее ясным представляется использование факсимильной подписи при совершении сделок. Как было указано ранее, разрешение на это содержится в ч.  3 ст. 207 ГК Украины.  Как следует из данной нормы, обязательным условием применения факсимиле является наличие письменного соглашения сторон, в котором присутствуют образцы  реальных и факсимильных подписей лиц, уполномоченных на совершение сделок.  Таким образом, если партнеры планируют применение факсимильной подписи для оформления договора, следует составить  предварительное соглашение или подписать протокол о намерениях, где оговорить использование факсимиле и зафиксировать образцы настоящей и факсимильной подписей должностных лиц или представителей сторон договора.  Именно таким способом закрепляется юридическая сила факсимиле как личной подписи, а потому заверенные им документы будут считаться заключенными в соответствии с законодательством.

К данному положению следует отнестись серьезно, поскольку несоблюдение норм, закрепленных в ст. 207 ГК Украины, ведет к незаконному использованию факсимильного воспроизведения подписи, а значит,  может повлечь признание сделки недействительной.

Распространенным случаем является применения факсимиле для работы с внутренними документами субъекта хозяйственной деятельности.  При этом,  речь идет не только о факсимильной подписи должностных лиц, но и других работников предприятия,  подпись которых может ставиться на документах. Это могут быть бухгалтера различных отделов, снабженцы, кладовщики и др. Законодательство не запрещает применять факсимиле для работы с внутренними документами общества. Однако, для того, чтобы избежать недоразумений и проблем, например в кадровых вопросах или с учетом товарно-материальных ценностей,  следует издать приказ по предприятию, который будет регламентировать использование факсимильной подписи.  В данном приказе должны быть раскрыты следующие моменты: какие документы могут подписываться с помощью факсимиле;  перечень лиц, которые имеют факсимиле и используют его для подписания документов;  образцы личной и факсимильной подписей; порядок хранения и уничтожения факсимиле, а также другие вопросы.

Важный момент: в трудовых книжках сотрудников использование факсимильной подписи запрещено.

О применении факсимиле для подписания первичных и расчетно-кассовых документов Вы можете прочитать в следующей публикации.