Как получить международный грант украинской общественной организации?

Процедура получения любого гранта требует тщательной подготовки: от непосредственного формирования идеи проекта до документального оформления и подтверждения финансовой целесообразности.

Когда речь идет о международных грантах, дополнительным условием является расширенный перечень требований, которым должен соответствовать грантополучатель. Каждый грантодатель формирует свои критерии отбора проектов.

В данной статье мы расскажем об основных общепринятых требованиях к общественным организациям при получении международного гранта.

Международные организации при проведении конкурсных процедур значительное внимание уделяют:

• компетентности руководителей общественной организации и руководителей проекта;
• финансовой аргументации бюджета проекта;
• общей деятельности общественной организации (в части уже реализуемых проектов);
• внутреннему управлению и контролю общественной организации;
• соблюдению законодательных норм и прозрачности учета.

Более подробно о каждом из направлений расскажем дальше.

Политика (положение) общественной организации для получения международного гранта

Как правило, подавляющая часть организаций обходят процесс составления внутренних политик, поскольку это значительные затраты времени и по мнению многих - бессмысленный труд.

В первую очередь, внутренняя политика – это внутренние правила работы общественной организации и принципы контроля ее деятельности. Если в уставе общественной организации не определено, именно внутренние политики:

• определяют методы и пути достижения целей общественной организации;
• обеспечивают структурированность деятельности организации;
• фиксируют методы контроля и пути принятия решений при возникновении отклонений.

Международные организации хотят быть уверены, что их финансирование будет принято организацией умеющей и осуществляющей (не ограничиваясь):

• рационально управлять финансовыми ресурсами (не тратит средства без особой надобности в этом);
• отвечать за результаты деятельности;
• соблюдать законодательные нормы и не пытаться их «обойти»;
• не участвует в мошеннических и коррупционных схемах;
• осуществлять прозрачную и понятную деятельность.

Другими словами, ознакомившись с уставом и политиками общественной организации, донор должен найти ответ на следующие вопросы:

• Какова суть деятельности организации?
• Какие процессы обеспечивают достижение результата?
• Как осуществляется контроль за процессами?
• Кто несет ответственность за любой результат?

Если вы планируете получать финансирование за границей, все же вам придется уделить внимание написанию политик.

Основными положениями, которые должны быть в общественной организации, являются (не ограничиваясь):

• Учетная политика – принципы организации бухгалтерского учета организации.
• Политика финансового управления – принципы планирования, бюджетирования и финансового контроля, которые внедрены в организации.
• Кадровая политика – принципы найма и управления персоналом, повышение эффективности работы работников.
• Антикоррупционная политика – основные принципы и нормы предотвращения коррупции в деятельности общественной организации.
• Политика конфиденциальности – правила, которыми регламентируется сбор, обработка и защита конфиденциальных данных;
• Положение о проведении платежей – принципы утверждения и осуществления платежей.
• Положение об управлении активами – принципы управления и контроля за активами общественной организации.
• Положение о порядке проведения закупок – основные принципы осуществления закупок, определение стоимостных критериев сделок для проведения тендера.
• Положение о командировке – основные правила, нормы, нюансы оформления командировки и отчетности по ее результатам.
• Положение о документообороте - принципы организации документооборота в организации (виды документов, методы хранения, ответственность)
• Положение об обработке персональных данных – принципы, определяющие требования обработки, доступ и право использования персональных данных, а также ответственность за их нарушение;
• и другие.

Если вы не хотите тратить свое время на написание политик – наши специалисты могут вам в этом помочь. Более того, зная, на что именно обычно акцентируют свое внимание государственные органы или международные партнеры, мы поможем разработать те политики, которые приведут вас к желаемым целям и результатам.

Интересно: Как ОО в Украине будет работать с волонтерами, особенно иностранцами?

Соблюдение законодательных норм и прозрачность учета в общественной организации

Грантодатель, выбирая кандидата на получение финансирования, хочет быть уверен, что последний:

• осуществляет корректный учет деятельности;
• в полной мере уплачивает налоги в бюджет страны;
• финансирование не будет привлечено в мошеннических схемах.

Во время конкурсной программы международные грантодатели могут посылать запросы для получения разъяснений следующего характера:

• Как осуществляется учет деятельности общественной организации: с помощью учетной системы или вручную?
• Какая учетная система используется? / Какие бухгалтерские документы и реестры используются при учете вручную?
• Как и в какое время хранятся первичные документы и отчетность?
• Методы контроля, которыми пользуется общественная организация?
• Кто несет ответственность за допущенные ошибки в учете.

Правила и принципы учета публичной организации описываются в Учетной политике.

Если вы сомневаетесь, правильно ли организован бухгалтерский учет в вашей общественной организации - обращайтесь к нам.

Наши специалисты проведут аудит деятельности вашей общественной организации, составят учетную политику и помогут наладить финансовые процессы.

Интересно: Отчетность общественных организаций в Украине: как принимать финансирование?

Официальное трудоустройство руководителей общественных организаций, руководителей проектов, бухгалтеров и работников проектов.

Одним из главных факторов отбора грантополучателя есть заполнение рабочих мест и полнота уплаты налогов в бюджет при получении дохода работниками. Данный критерий отбора очень часто устрашает руководителей общественных организаций и порождает возникновение многих вопросов.

Дадим ответы на основные из них:

• Какие документы нужно оформить при найме работника на работу?

Основными документами являются: штатное расписание, заявление работника, трудовой договор, приказ о принятии работника на работу, должностная инструкция (в случае, если прямой функционал не указывается в трудовом договоре).

• Нужно ли ежемесячно подписывать дополнительные документы с работником о выполнении работы?

Подтверждение осуществления работы работника является прямым исполнением его должностных обязанностей. На законодательном уровне отсутствует обязанность подписывать дополнительные документы, однако вы можете ввести свои внутренние отчеты по результатам работы (ежемесячные, еженедельные и т.п.).

Важно! Общественная организация обязана вести учет рабочего времени персонала. Данный учет фиксируется в Табеле учета рабочего времени, являющегося основанием для начисления заработной платы.

• Что делать с наемным работником, когда закончится проект и финансирование?

С работниками, которые нанимаются непосредственно под выполнение определенного проекта, заключается срочный трудовой договор. В договоре прописывается информация о проекте, сроках его реализации и функционал специалиста. По окончании действия трудового договора трудовые отношения между общественной организацией и наемным работником расторгаются (если иное не предусмотрено договором).

• Можно ли работникам назначить оплату труда в размере минимальной заработной платы?

Действующее законодательство предусматривает начисление и выплату заработной платы персонала на уровне не менее размера минимальной заработной платы (на 01.01.2023 составляет 6700,00 грн).

Однако мы рекомендуем устанавливать размер оплаты труда работников на уровне рыночной.

• Работник выполняет работу, одновременно, в 2-х проектах. Как распределить издержки его оплаты труда на проекты?

В данном случае для работника устанавливается отдельный размер оплаты труда по каждому проекту (прописывается в Приказе о назначении размера оплаты труда). Соответственно и затраты на оплату труда распределяются между двумя проектами в соответствии с приказом.

При подготовке наших клиентов к получению грантов мы планомерно проверяем как состояние отчетности, так и состояние кадровой службы организации. В отдельных случаях мы даже берем на себя ведение всех видов отчетности для общественных организаций как на время получения и использования грантовых средств, так и после.

Интересно: Наличные расчеты в неприбыльных организациях: как принять наличные деньги на баланс организации?

Внутренний контроль общественной организации при получении гранта

Грантодатели уделяют большое внимание организации внутреннего контроля: как, кем и в какие сроки осуществляется контроль деятельности общественной организации и управления финансами.

Важно! Общественная организация обязательно должна иметь приказы о назначении материально ответственных лиц за:

• управление банковским счетом (подписание платежей, контроль остатка средств, сверка банковских данных с учетной системой);
• согласование платежей (целесообразность расходов и их соответствие бюджету);
• финансовую отчетность по проектному финансированию;
• учет активов;
• учет хозяйственных операций и подачу отчетности публичной организации.

Основой оперативного управления и контроля за финансами есть планирование и бюджетирование. Именно эти принципы позволяют руководителю организации и команде понимать реальность идеи, ее финансовые перспективы и лимиты затрат. Принципы планирования и бюджетирования описываются в Политике финансового управления.

Пакет документов на получение какого-либо финансирования (в т.ч. гранта) обязательно содержит финансовую модель или бюджет проекта.

Грантодатель анализирует финансовую модель/бюджет проекта на предмет их соответствия действительности (во избежание завышения запроса на финансирование).

Бюджет каждого проекта формируется в разрезе статей расхода с максимальной детализацией.

Важно! После получения финансирования под утвержденный бюджет, общественная организация должна производить расходы чисто в пределах бюджета. Если вы решили изменить направление расходов – необходимо осуществить согласование с грантодателем.

Мы поможем вам с формированием бюджета и созданием принципов контроля за соблюдением забюджетированных расходов.

Интересно: Как подготовить годовой отчет благотворительного фонда в Украине?

Опыт работы и сотрудничество с другими организациями: влияет на решение грантовой комиссии?

Обычно в грантовых заявках есть раздел, где необходимо указать перечень реализованных проектов и организаций, с которыми уже сотрудничала общественная организация.

Главной ошибкой многих организаций является "преувеличение" собственных достижений. Почему? Информация, указанная вами, подлежит детальному анализу и проверке грантодателем. Последний, анализ не только открытых источников, но и рассылает запросы на получение рекомендаций в организации, с которыми вы сотрудничали.

Привлечение квалифицированного бухгалтерского и юридического сопровождения уменьшает риск получения отказов от грантодателей.

Процесс подготовки к получению грантов общественной организацией

Процесс подготовки к получению гранта можно условно разделить на несколько этапов:

1. Поиск грантового предложения;
2. Подготовка и подача заявки на участие в грантовом конкурсе;
3. Получение гранта и отчетности по результатам работы (в случае согласования грантовой заявки).

Этап 1. Поиск грантового предложения

Существуют несколько способов поиска грантовых предложений:

1. Общественная организация сгенерировала идею и ищет финансирование для ее реализации.
2. Общественная организация мониторит грантовые предложения и ищет возможности, как их использовать в своей деятельности.

Каждый грант имеет свою индивидуальную специфику и условия сотрудничества. Главными факторами, на которые необходимо обращать внимание при выборе конкурса, являются:

• какие проекты и сферы поддерживает грант (соответствует ли ваш проект данному направлению);
• какие организационные формы организаций имеют право участвовать в конкурсе;
• какие требования к участнику конкурса (например, обязательный статус неприбыльной организации или реализуемые проекты в подобном направлении деятельности за последние 2 года);
• сумма гранта и порядок выплаты (например, грант выделяется в размере 50 тыс. долларов на финансирование проекта. Однако средства выделяют 2-мя траншами, 20 тыс. долларов после подписания и остальные через год, а вы ожидаете получить все средства сразу);
• какие расходы покрывает/не покрывает грант (например, грант может выдаваться на закупку оборудования, а ваш проект нацелен на повышение уровня эко-осведомленности населения);
• какие временные рамки проекта.

Определившись с наиболее выгодным грантовым предложением, переходим к следующему этапу.

Этап 2. Подготовка и подача заявки на участие в грантовом конкурсе

Заявка на участие в конкурсе выдается организаторами гранта (обычно заявка заполняется онлайн-платформой).

Примечание. Заявка каждого грантодателя содержит свою индивидуальную форму и вопросы.

Основные вопросы, которые чаще всего встречаются в грантовых заявках (не ограничиваясь):

• название проекта;
• юридическое название и адрес организации, подающей заявку;
• правовой статус организации;
• контактные данные лица, представляющего организацию в грантовом конкурсе;
• веб-сайт организации;
• идея проекта;
• какие проблемы решает проект;
• какой опыт вы имеете в реализации подобных проектов;
• какую аудиторию планируете охватить;
• с какими партнерами вы уже работали;
• как планируете реализовывать идею и каких партнеров привлекать;
• какие недостатки и преимущества проекта;
• какие уже реализуемые проекты имеете;
• с которыми международными организациями уже сотрудничали.

К грантовой заявке обязательно прилагаются следующие документы (не ограничиваясь):

• смета проекта (или бюджет);
• учредительные документы организации (копии устава, свидетельства государственной регистрации общественной организации, решение о включении организации в реестр неприбыльных лиц);
• справка об открытых банковских счетах;
• документы, касающиеся официального трудоустройства руководителя организации (приказ о принятии руководителя, трудовой договор);
• внутренние политики организации;
• типовые формы документов при работе с поставщиками и подрядчиками (договоры/контракты, счета-фактуры/инвойсы, акты полученных услуг, расходные накладные и т.п.);
• копия последнего аудиторского отчета (при наличии);
• копия годовой налоговой и финансовой отчетности за последние 3 года;
• копия годового отчета (описательный отчет о результатах деятельности организации).

После подачи заявки с пакетом документов, она проходит экспертную оценку грантодателя (в сроки оговорены грантовой программой). По результатам экспертной оценки получается согласование или отказ.

Если заявка согласна, общественная организация переходит к следующему этапу.

Этап 4. Получение гранта и отчетность по результатам работы

Финальным этапом конкурсной программы является подписание грантового соглашения. Получив грант, общественная организация обязуется:

• использовать средства чисто в пределах грантового соглашения;
• осуществлять отчет перед грантодателем (на условиях и в форме указанных в соглашении);
• соблюдать условия сделки.

Ориентировочный срок конкурсной программы обычно составляет 2 – 3,5 месяца (определяется грантодателями):

• 1 – 1,5 месяца – срок для подготовки и подачи общественными организациями заявлений на участие в конкурсе;
• 1 – 2 месяца – экспертная оценка заявок.

Привлечение компетентного юриста и бухгалтера поможет вам:

• сэкономить ваше время на подготовке документов;
• выявить еще на стадии подготовки возможные ошибки, неточности, неоптимальности и т.п.;
• верно подготовиться не только к возможности получения гранта, но и к обработке грантовых средств.

Если вы планируете участие в грантовой программе, и хотите получить грантовые средства - обращайтесь к нам. Мы оценим всю ситуацию для вас и предложим оптимальный вариант сотрудничества.

Стоимость обслуживания для организаций.

Стоимость обслуживания благотворительных организаций.