Порядок регистрации представительства иностранной компании

Одной из способов осуществления иностранной компанией деятельности, в том числе хозяйственной, на территории Украины является организация представительства.

Представительство иностранной компании не является юридическим лицом и не осуществляет самостоятельной хозяйственной деятельности. Оно действует от имени и по поручению этой компании, представляя ее интересы в Украине. Регистрация представительства позволяет получить официальный статус для иностранной компании и ее сотрудников, работающих в представительстве, нанимать иностранцев без получения разрешения на работу, получать для них и членов их семьи одноразовые и многоразовые визы, открывать счета в украинских банках и прочее.

Регистрация представительства проводится в два этапа. Сначала необходимо зарегистрировать представительство в Минэкономразвития, а потом – стать на учет в органах налоговой службы, пенсионного фонда, органах статистики.

Для регистрации представительства в Минэкономразвития необходимо подать следующие документы:

1) заявление о регистрации представительства. Подается в произвольной форме на фирменном бланке компании с подписью руководителя и печатью компании (при наличии). В заявлении должны быть указаны:

• наименование, страна происхождения, местонахождение, дата учреждения, организационно-правовая форма, количество сотрудников и сфера деятельности иностранной компании;
• номер телефона, факса;
• город, в котором будет открыто представительство с указанием его будущего адреса;
• количество граждан, которые будут работать в представительстве;
• наименование банка с указанием номера счета;
• если будут филиалы – города, в которых они будут;
• цель открытия и сфера деятельности представительства, информация о деловых связях с украинскими партнерами и перспективах развития сотрудничества;

2) извлечение из торгового, банковского или судебного реестра страны местонахождения официально зарегистрированного органа управления иностранной компании, подтверждающее регистрацию этой компании;

3) справку из банка, в котором открыт счет иностранной компании с указанием номера счета;

4) доверенность на осуществление представительских функций в Украине, оформленную по законам страны регистрации иностранной компании.

Если законодательство страны местонахождения иностранной компании требует для открытия представительства за рубежом получения особого разрешения от государственных органов этой страны, то необходимо подать также копию такого разрешения. Как правило, таким документом является разрешение центрального банка страны иностранной компании на открытие счета с правом ведения предпринимательской деятельности для представительства иностранной компании на территории Украины.

Указанные документы должны быть поданы в Минэкономразвития не позже 6 месяцев с момента их выдачи в государстве предприятия. Они должны быть нотариально заверены по месту выдачи, надлежащим образом легализированы (через легализацию в консульских учреждениях или путем проставления апостиля), и переведены на украинский язык. Перевод должен быть заверен переводчиком.

Кроме того, для последующей постановки на учет в госорганах иностранной компании стоит заранее позаботиться о составлении и переводе на украинский язык решения о создании представительства (как правило, протокол о создании представительства в Украине и назначении директора представительства) и положения о представительстве.

За регистрацию представительства необходимо уплатить государственный сбор в размере 2500 долларов США. Номер счета, на который необходимо провести оплату, выдается при регистрации документов, поданных заявителем. Впрочем, те, кто знает номер этого счета, могут провести оплату и раньше, и предоставить в Минэкономразвития выписку из банка или другой документ, свидетельствующий об уплате этого сбора одновременно с другими документами.

Нормативный срок для рассмотрения документов о регистрации документов и принятия решения для регистрации представительства или отказа в нем составляет 60 рабочих дней с момента уплаты сбора за регистрацию представительства иностранной компании (на практике – после предоставления в Минэкономразвития документа об уплате сбора). Но в действительности этот срок может быть и больше.

Основаниями для отказа в регистрации представительства иностранной компании могут быть нарушения указанных требований к оформлению документов, их несоответствие законодательству, подача документов позже 6 месяцев с даты их выдачи в стране местонахождения иностранной компании.

В случае принятия решения о регистрации представительства заявителю выдается Свидетельство о регистрации представительства, а данные о регистрации заносятся в Реестр представительств. Представительство считается открытым с момента его государственной регистрации.

После получения Свидетельства необходимо обратиться в местный орган статистики для включения представительства в Единый государственный реестр предприятий, организаций и учреждения (ЕГРПОУ) и получения соответствующей справки о включении в ЕГРПОУ.

Для включения представительства иностранной компании в ЕГРПОУ необходимо подать:

• свидетельство о регистрации представительства и доверенность на осуществление представительских функций;
• положение о деятельности представительства и заполненную учетную карточку;
• запрос о выдаче справки.

Документы должны быть поданы в течение 10 дней после регистрации представительства в Минэкономразвития. Справка о включении в ЕГРПОУ выдается органом статистики в пятидневный срок с даты подачи запроса.

Открытие представительства иностранной компании в Украине также предполагает его постановку на налоговый и иные виды учета.

Для постановки представительства на налоговый учет, в орган налоговой службы по местонахождению представительства необходимо подать:

• заявление по форме № 1-ОПП;
• копию справки о включении в ЕГРПОУ;
• копию Свидетельства о регистрации представительства.

Документы должны быть поданы в течение 10 дней после регистрации представительства в Минэкономразвития. Кроме того, постоянное представительство (в идеале таким является представительство, через которое осуществляется хозяйственная деятельность иностранной компании, но на практике под него подводят любое представительство) должно стать на учет как плательщик налога на прибыль. Для этого ему помимо копии справки о включении в ЕГРПОУ и копии Свидетельства о регистрации представительства необходимо подать заявление о регистрации представительства нерезидента как плательщика налога на прибыль по форме № 1-РПП.

Постановка на учет в налоговых органах должна осуществляться не позже следующего рабочего дня после подачи заявления, но и тут возможны задержки. После постановки на учет орган ГНС высылает заявителю справку по форме № 4-ОПП или выдает ее уполномоченному представителю в органе ГНС. Справка выдается бесплатно.

Для постановки на учет в органах ПФУ в качестве плательщика единого социального взноса необходимо в 10-дневный срок со дня регистрации представительства подать:

• заявление о постановке на учет;
• оригинал и копию Свидетельства о регистрации представительства;
• оригинал и копию решения о создании представительства (на практике требуется протокол уполномоченного органа компании о создании представительства в Украине и назначении директора представительства, переведенный на украинский язык);
• оригинал и копию справки о включении в ЕГРПОУ;
• оригинал и копию положение о деятельности представительства.

Копии указанных документов сверяются с оригиналами и заверяются работником ПФУ, а оригиналы возвращаются заявителю. Не позже следующего рабочего дня после постановки на учет представительству отправляется соответствующее уведомление.

Регистрация филиала иностранной компании также требует изготовления печати, открытия текущего счета представительства в украинском банке и получения служебных карточек для иностранных работников (получается вместо разрешения на трудоустройство).