Кто может быть руководителем представительства в Украине?

Ведение бизнеса на территории Украины выгодно по многим показателям. Неудивительно, что все больше иностранных компаний заходят на рынок Украины и хотят открыть здесь свои представительства. Среди различных технических вопросов относительно процесса, у нас часто интересуются именно оформлением руководителя представительства на должность:

• На основании чего действует руководитель представительства иностранной компании?
• Действительно ли для его назначения достаточно доверенности?
• Нужно ли решение иностранной компании для назначения руководителя представительства?
• Нужны ли какие-то приказы о его назначении?

Поэтому сегодня мы решили поговорить о документах, которые понадобятся для оформления руководителя представительства и на основании которых он будет осуществлять свои полномочия.

Интересно: Налогообложение иностранного представительства

Документы, предъявляемые при регистрации представительства в Украине

В соответствии с Инструкцией о регистрации представительств, среди других документов подается доверенность (доверенности) для руководителя. К другим документам относятся:

• заявление;
• документ о регистрации иностранной компании:
• выписка из банка об открытии счета для иностранной компании.

А в случае изменения информации, подаваемой при регистрации - нужно будет в течение месяца сообщить об этом соответствующие госорганы, добавив документы, свидетельствующие об изменениях: в случае смены руководителя - доверенность на нового руководителя. То есть для назначения руководителя представительства никаких документов, кроме доверенности, не предусмотрено.

В отличие от юридических лиц и их обособленных подразделений, информации о представительствах нет в открытых источниках. Однако информация о руководителе представительства, как и о самом представительстве и иностранной компании, есть в Минэкономразвития, налоговых органах, статистическом управлении и банке, если открывался счет. Больше информации о самом процессе назначения руководителя представительства Вы можете прочитать здесь.

Что собой представляет доверенность на руководителя представительства?

В Инструкции о регистрации представительств этого не указано, но данная доверенность должна одновременно соответствовать международным нормам и международным договорам между Украиной и страной регистрации компании, которая хочет зарегистрировать здесь представительство.

По общему правилу, такая доверенность должна быть удостоверена нотариально и апостилирована или легализована (есть исключения, когда не надо ни того, ни другого, достаточно лишь нотариального удостоверения. Это касается документов из стран, с которыми Украина имеет договора о взаимном признании документов).

Что должно быть указано в доверенности?

В данную доверенность нужно включить все полномочия, необходимые будущему руководителю для представления интересов представительства именно в украинских государственных органах и негосударственных организациях. Часто некоторые госорганы требуют, чтобы их название было четко указано в доверенности, а не чтобы были обобщающие формулировки вроде «представлять во всех необходимых государственных и негосударственных органах».

Таким образом, доверенность на руководителя представительства имеет свою специфику, продиктованную не только нормами международного законодательства, а и практикой местных госорганов. Поэтому не каждый рискнет ее делать за границей без предварительной консультации с украинскими юристами. У нас также часто спрашивают, есть ли у нас образцы таких доверенностей. Конечно же, они у нас есть, - отшлифованные многолетней практикой.

Читайте также: В чем разница между постоянным и непостоянным представительством?

Что делать, если в Украине начинают требовать другие документы о назначении руководителя, например, решение иностранной компании или приказ о назначении?

Действительно, в нашей практике встречались случаи, когда налоговики, в силу своей некомпетентности, требовали решения о назначении руководителя. Для этого нужно четко оперировать нормами украинского законодательства и просто доказать, что нигде не предусмотрена необходимость других документов, кроме доверенности. Ранее мы и сами советовали своим Клиентам подготовить решение о регистрации представительства и назначении руководителя, ведь предъявить документ проще, чем доказывать, что он не нужен.

Такие случаи могут происходить в банках при открытии счетов. Также в банках может возникнуть и другая проблема: часто их анкеты просто имеют перечень вопросов и документов, которые Клиент должен предоставить. Они рассчитаны в основном на украинских клиентов-юрлиц, поэтому и перечень документов будет включать те документы, которых у представительства в наличии не предусмотрено.

Но поскольку большинство банков в Украине - это негосударственные коммерческие структуры, то им достаточно объяснить ситуацию - и компромисс будет найден, ведь они сами заинтересованы в открытии счетов именно в их банке.

О каких документах нужно позаботиться кроме доверенности на руководителя, для беспрепятственного открытия представительства в Украине?

Если Вы собираетесь открыть представительство в Украине, то следует учесть, что вышеуказанной Инструкцией предусмотрен перечень документов, представляемых для регистрации:

• документ о регистрации иностранной компании;
• справка об открытии счета;
• заявление.

Что касается заявления, то пусть Вас не вводит в заблуждение формулировка «составляется в произвольной форме». Ведь несмотря на «произвольную форму», Инструкция содержит четкий перечень вопросов, которые там должны быть освещены. Ну и заверено все должно быть в соответствии с международными договорами между Украиной и страной регистрации иностранной компании.

Подробнее о заверении документов и типичных ошибках при подготовке к регистрации представительства можете ознакомиться здесь:

Типичные ошибки при открытии представительства в Украине

Если Вы собираетесь открыть представительство в Украине - обращайтесь к нам. Мы поможем Вам как с регистрацией самого представительства, так и с оформлением руководителя и работников.