Виртуальный банкинг и финансовый менеджмент общественных организаций

Деятельность общественных организаций не связана с получением прибыли. Их целью является реализация общих интересов граждан: экономических, социальных, экологических и т.п.

Деятельность любого юридического лица, в т.ч. публичной организации, начинается конкретно с регистрации организации и открытия банковского счета. Несмотря на то, что общественные организации неприбыльные, их деятельность тщательно контролируется банковскими учреждениями и другими контролирующими органами.

В данной статье мы расскажем о том, как безопасно работать с банкингом общественным организациям в Украине, и как организовать финансовый менеджмент, чтобы не попасть в перечень рисковых организаций.

Открытие счета и проведение операций через банковский счет для общественной организации

Для достижения уставной цели общественные организации имеют право открывать банковские счета.

Примечание! Банковское учреждение выбирается организацией по своему усмотрению. Общественные организации не имеют ограничений по количеству и валюте открытых счетов.

Для эффективного и быстрого открытия банковского счета перед визитом в банк необходимо проверить полноту документов, которые необходимо добавить к заявлению на открытие счета.

Список документов для открытия счета общественной организации:

• Оригинал выписки о регистрации общественной организации;
• Оригинал Устава;
• Оригинал описания документов, предоставляемых государственному регистратору;
• Схематическое изображение структуры собственности;
• Оригинал выписки из реестра неприбыльных учреждений и организаций;
• Оригинал протокола об избрании руководителя/председателя организации;
• Оригинал приказа о назначении руководителя;
• Описание будущей деятельности организации и методы привлечения финансирования;
• Оригиналы документов руководителя: паспорт/ID-карта, ИНН (если руководитель иностранец, дополнительно предоставляются Разрешение на применение труда).

Наши специалисты могут помочь вам подготовить пакет документов и предоставить сопровождение при открытии счета в банке.

Интересно: Как ОО в Украине работать с волонтерами, особенно иностранцами?

Виртуальный (интернет, веб) банкинг в Украине для неприбыльной организации

Сейчас мы находимся на этапе максимальной диджитализации, и банковские сервисы – не исключение. Благодаря технологическому прогрессу большинство банковских операций мы можем осуществить дистанционно, не посещая отделения банка.

К таким банковским сервисам можно отнести:

• интернет банкинг (веб-банкинг) – доступ к банковскому счету и управление им через Интернет (компьютер, телефон, планшет);
• мобильный банкинг – доступ к банковскому счету и управление им через мобильное приложение.

Примечание. Каждое банковское учреждение имеет свои особенности (преимущества и недостатки) в пользовании интернет/веб-банкингом. Если качество данных сервисов является важной составляющей деятельности вашей организации, рекомендуем до оформления договора ознакомиться с несколькими предложениями банков.

Если вы руководитель и/или основатель украинской общественной организации, однако не находитесь на территории Украины – это не проблема. С помощью интернет-банкинга вы можете дистанционно (не ограничиваясь):

• получать доступ к банковским счетам;
• открывать и закрывать банковские счета (вторые и последующие);
• совершать банковские операции (исходные платежи, купля/продажа валюты и др.);
• осуществлять переписку и коммуникацию с банком и банковскими работниками;
• предоставлять документы, подтверждающие совершение сделок;
• тому подобное.

Важно! Непосредственное заключение договора и открытие первого банковского счета общественной организации осуществляется при личном присутствии:

• руководителя/председателя организации;
• уполномоченного представителя общественной организации (на основании нотариально удостоверенного поручения, содержание которого предусматривает предоставление прав представителю представлять организацию в банковских учреждениях, открывать/закрывать счета в банках, управлять банковскими счетами).

Уменьшение бумажной документации и отсутствие прямой потребности посещать банковское учреждение не свидетельствует об уменьшении контроля за деятельностью организаций (в т.ч. общественных). Именно о контроле движения денежных средств общественной организации расскажем дальше.

Если вам нужна юридическая помощь в открытии банковского счета или бухгалтерская поддержка учета банковских операций – обращайтесь к нам.

Интересно: Как получить международный грант для украинской общественной организации?

Финансовый мониторинг счетов общественных организаций

Банки являются учреждениями первичного денежного мониторинга. Банки обязаны предотвращать поступление/перечисление средств, полученных преступным путем, для финансирования терроризма и/или финансирования распространения оружия массового поражения.

Банковские учреждения имеют критерии и индикаторы рискованности операции (утвержденные НБУ), которые указывают банку на необходимость дополнительной проверки клиента и денежных операций.

Важно! Если для коммерческих предприятий финансовый мониторинг (поступление/перечисление средств) происходит в пределах пороговых сумм, размер которых составляет 400 тыс.грн и выше (или эквивалент данной суммы в гривне), то для общественных организаций банк может запросить подтверждение сделки (в рамках финансового мониторинга) по критериям подозрительности сделки независимо от суммы.

Банковские учреждения регулярно осуществляют проверку деятельности клиентов с помощью (не ограничиваясь):

• сопоставление целей деятельности организации и фактического движения денежных средств;
• анализа учредителей и бенефициаров организации (например, принадлежность к политическим партиям, наличие судебных исков и т.д.);
• анализа источников поступлений и денежных расходов;
• анализа методов поиска доноров и партнеров;
• анализа масштабов деятельности (внутренняя или международная);
• анализа наличия наличных денежных средств, их доли в общем денежном потоке и обоснованности их расходов;
• анализа результатов деятельности организации, содержащихся в открытых источниках и отчетности (финансовой, налоговой).

Важно! Банковские учреждения имеют право осуществить блокировку банковских счетов организации, в случае, если обнаружено:

• факт несоответствия данных фактической деятельности организации и указанной в уставе;
• представление клиентом фиктивных документов либо утративших силу;
• факт принадлежности учредителя или руководителя к политически значимым лицам (РЭР);
• несоответствие данных о клиенте (например, смена юридического адреса, смена руководителя);
• непредоставление финансовой отчетности за предыдущий отчетный год.

Блокировка счетов производится без предварительного уведомления организации и может длиться 30 и более дней.

Как организовать работу общественной организации, чтобы не попасть в финансовый мониторинг?

Отдельно определенной процедуры или четкого ответа на данный вопрос нет. Во избежание рисков возникновения проверок каждую операцию общественной организации нужно анализировать до момента ее осуществления (получение/перечисление средств).

Другими словами, публичной организации нужно выстроить систему денежного менеджмента. Что это – дальше.

Интересно: Отчетность общественных организаций в Украине

Финансовый менеджмент – планирование и контроль движения средств

Планирование и контроль денежных потоков – одно из важных направлений работы финансиста общественной организации, дающей возможность:

• избежать дополнительных вопросов и замечаний со стороны банковских учреждений;
• снизить заинтересованность контролирующих органов;
• избежать потери признака неприбыльности и исключения из реестра неприбыльных организаций.

1) Бюджет как метод планирования.

Общественная организация самостоятельно формирует излагаемые в Политике финансового управления принципы планирования, бюджетирования и финансового контроля.

Планирование денежных потоков начинается с составления бюджета поступлений и расходов общественной организации.

Обычно общественная организация имеет несколько бюджетов:

• бюджет административных источников – административные расходы на содержание общественной организации, которые часто покрываются за счет добровольных пожертвований, благотворительных или членских взносов и других поступлений, не противоречащих уставу;
• бюджет проекта – поступления и расходы в пределах грантового или иного донорского проекта.

Бюджет денежных средств состоит из плана поступлений и расходов денежных средств.

Важно! Бюджет должен содержать максимальную детализацию, прозрачность и понятность.

Приведем пример наиболее распространенной аналитики, используемой общественными организациями при формировании бюджета (не ограничиваясь):

1. Денежные поступления:

• благотворительные взносы, пожертвования, донаты;
• членские взносы;
• поступление от фандрайзинговых программ, мероприятий;
• гранты;
• государственное финансирование;
• поступления от бизнес-доноров.

2. Денежные расходы:

• оплата труда административного персонала;
• оплата расходов на содержание помещения и основных средств (аренда, ремонт, амортизация);
• оплата бухгалтерских, юридических, консультационных услуг;
• банковские комиссии;
• уплата налогов;
• оплата работ проектных менеджеров;
• оплата маркетинговых услуг;
• приобретение активов с целью последующей безвозмездной передачи их бенефициарам в виде благотворительной и/или гуманитарной помощи.

Бюджет формируется на календарный год (если иное не предусмотрено Политикой финансового управления) в разрезе месяцев, оформляется в виде Сметы и утверждается председателем организации или руководителем.

Ежемесячно финансист (или другое ответственное за финансовый учет лицо) осуществляет план – анализ доходов и расходов. Данный анализ позволяет осуществить контроль за соблюдением плана расходов и избежать перерасходов по грантовым и донорским договорам.

Важно! В случае несоблюдения общественной организацией условий грантового договора в части использования средств в пределах утвержденного бюджета донор имеет право требовать возврата средств или уплаты штрафов за нарушение (если иное не предусмотрено договором).

2) Налоговый и юридический анализ денежных операций как метод контроля.

Часто проектные менеджеры или другие работники общественных организаций задают вопрос "Можем ли мы произвести оплату по данному договору/инвойсу и т.п.?" Для получения ответа на этот вопрос юрист осуществляет:

• юридический анализ документов по запрашиваемой операции;
• проверяет статус партнера и его рискованность (например, наличие/отсутствие судебных споров, пребывание в состоянии ликвидации, наличие/отсутствие задолженностей по налогам и т.п.);
• сопоставляет соответствие операции уставной цели организации;
• проверяет доступность денежных средств в рамках сметы (не возникает ли перерасход).

Во избежание ситуаций с перерасходами бюджетов и осуществления платежей вне уставной цели общественной организации наши специалисты рекомендуют привлечь компетентных специалистов, которые будут осуществлять налоговый и юридический анализ каждой операции до момента ее осуществления.

Получив наши услуги, у вас будет информация о возможных рисках до их возникновения, а не после осуществления платежа / подписания контракта и т.д.

Наши юристы помогают не только консультированием, но и полноценным сопровождением вашей некоммерческой организации. Среди наших услуг:

• регистрация нужной вам ОО;
• разработка системы финансового менеджмента неприбыльной организации;
• разработка системы работы с волонтерами, даже иностранными;
• бухгалтерский и кадровый учет в Украине;
• юридическое сопровождение составления необходимой технической документации неприбыльной организации.

Стоимость обслуживания неприбыльных организаций здесь.

Свяжитесь с нашими специалистами, если у вас есть какие-то вопросы!