Бухгалтерский и налоговый аудит операций по оплате труда

Аудит расчетов по оплате труда обеспечивает собственнику и бухгалтеру уверенность в соответствии учета компании трудовому и налоговому законодательству.

Все хозяйственные операции должны быть подтверждены большим количеством кадровых и бухгалтерских первичных документов. Данные документы должны содержать одинаковую информацию и, если в компании процесс оплаты труда не автоматизирован, очень часто возникают несоответствия, которые приводят к допущению ошибок и рискам начисления штрафов. Самыми распространенными штрафами, с которыми сталкиваются многие предприятия (размеры штрафов указаны с 1.10.2022г.):

• выплата заработной платы в размере менее минимального размера - штраф 13 400 грн. ;
• выплата зарплаты без начисления налогов (ЕСВ, НДФЛ, ВС) - 67 000 грн. за первое нарушение и 201 000 грн. за повторное нарушение на протяжении 2-х лет;
• нарушение сроков выплаты заработной - 20 100 грн.

Для снижения рисков допущения ошибок мы рекомендуем компаниям рассмотреть:

• экспресс-аудиты учета и отчетности до подачи отчетов в контролирующие органы;
• автоматизацию учета (полностью или отдельных процессов).

На примере кейса одного из наших клиентов опишем все этапы аудита оплаты труда, и какием именно проблемы собственника бизнеса он решает.

Интересно: Индексация заработной платы ИТ компаний в Украине

Как проводится аудит операций по оплате труда?

К нам обратился один из наших клиентов - собственник косметологического медицинского центра, с запросом проведения аудита оплаты труда. Перед нами стояла задача провести данный аудит, так как бухгалтер, ответственный за этот участок, планировал увольняться.

Экспресс-аудит проводился в соответствии со следующим планом:

1) Проверка наличия и правильности составления кадровых документов.

2) Проверка операции по заработной плате:

• правильность начисления заработной платы (в соответствии с кадровыми документами);
• правильность начисления и удержания налогов по заработной плате.

3) Проверка операций по вознаграждениям (премии сотрудникам):

• правильность документального подтверждения выплат премий;
• правильность начисления премий;
• правильность начисления и удержания налогов по премиям.

4) Правильность отражения оплаты труда в расходах компании.

5) Проверка правильности компенсации соц. пакета:

• правильность документального оформления компенсаций соц. пакета;
• правильность отражения расходов по соц. пакету;
• правильность начисления дополнительного блага.

Главной задачей данного аудита было подтвердить правильность ведения данного участка учета, и передача “чистых” дел новому бухгалтеру. В случае возникновения отклонений - оперативное устранение их прежним бухгалтером и взыскание с него суммы убытков, которые понесет компания в случае возникновения штрафов.

Остановимся на каждом блоке работ более детально.

Компания нашего клиента предоставляет услуги медицинской практики и косметологических процедур. Компания имеет собственный штат специалистов - врачи и коммерческий отдел. Работники медицинского центра работают согласно утвержденного графика, работники коммерческого отдела - по офисному графику (5-ти дневка по 8 рабочих часов).

Политика компании позволяет сотрудникам воспользоваться соц. пакетом в виде подарка на 1 бесплатную процедуру центра в месяц и постоянную 50% скидку на приобретение косметологической продукции.

Этап 1: Проверка наличия и правильности составления кадровых документов

Мы провели проверку штатного расписания всех документов по приему / увольнению сотрудников (заявления и приказы), табеля учета рабочего времени.

В процессе проведения аудита было выявлено несоответствие фактических графиков работы с данными табеля рабочего времени. Фактически медицинский центр работает 7 дней в неделю, а согласно табелям рабочего времени, все сотрудники медцентра (а не только коммерческий отдел) работали по 5-ти дневному графику.

Данная модель работы была принята в компании для упрощения работы бухгалтера в процессе начисления заработной платы. Но, такой метод недопустим, так как:

• в медцентре установлен терминал и кассовый аппарат, согласно которых любой контролирующий орган сможет легко получить информации о работе центра в выходной день;
• график работы медцентра доступен на его вывеске и сайте.

Результаты проверки:

• несоответствие документального графика работы фактическому, что может приравниваться к начислению заработной платы не в полном размере;
• отсутствие положения и приказа об условиях работы в выходной день;
• в табель учета рабочего времени внесен сотрудник, работающий по договору ЦПХ (что законодательно запрещено и приравнивается к трудовым отношениям сотрудника и компании).

Этап 2.Проверка операций по заработной плате

Мы провели сравнительный расчет заработной платы и начисленных налогов по каждому из сотрудников (на основании имеющихся табелей рабочего времени). В процессе аудита отклонений в правильность расчетов выявлено не было.

Также в компании работают 2 сотрудника по совместительству, для которых медцентр не является основным местом работы. Доход таких сотрудников меньше размера минимальной заработной платы. Подтверждающих справок о наличии основного места работы не было предоставлено.

Результаты проверки:

• отсутствие подтверждения основного места работы совместителей может повлечь за собой доначисления ЕСВ.

Этап 3.Проверка операций по вознаграждениям (премии сотрудникам)

В компании существует система и положение о премировании, согласно которых существуют:

• месячные премии по показателям KPI;
• годовые премии (13 зп);
• разовая годовая премия для ТОП-менеджмента.

К первым двум видам премии замечания отсутствуют. Все операции проведены в соответствии с требованиями законодательства и внутренними положениями компании.

Разовая годовая премия для ТОП-менеджмента внутри компании называется «дивиденды», но по своей сути является дополнительным вознаграждением по достижению годовых финансовых показателей и подлежит налогообложению в соответствии с общими правилами налогообложения заработной платы.

При отражении такой операции в учете, бухгалтер не проверил, что получатели данной премии-«дивидендов» не являются учредителями компании, и провел налогообложение по 5% НДФЛ вместо 18%.

Результаты проверки:

• наименование годовой премий во внутренних документах не соответствует ее фактической сути;
• не доначисление и уплата НДФЛ не в полной мере (13%).

Этап 4. Правильность отражения оплаты труда в расходах компании

Заработная плата сотрудников медцентра является себестоимостью предоставляемых услуг и должна включаться в производственную себестоимость, которая формируется на статье баланса “Незавершенное производство”.

Заработная плата коммерческого отдела является коммерческими расходами и включается в сбытовые расходы.

Заработная плата административного персонала (управленцы) формирует административные расходы.

В медцентре заработная плата как сотрудников коммерческого отдела, так и сотрудников медцентра отражается в сбытовых расходах, что есть нарушением положений бухгалтерских стандартов и приводит к искажению себестоимости реализованных услуг.

Результат проверки: некорректное отражение расходов по заработной плате сотрудников медцентра.

Этап 5. Проверка компенсации соц. пакета

Как мы уже ранее говорили, социальный пакет компании включает:

• 1 бесплатная процедура медцентра (в месяц);
• 50% скидка на приобретение косметологической продукции.

Первичные документы подтверждающие закупочную цену косметологической продукции подтвердили, что продажа со скидкой в 50% не приводит к продаже ниже себестоимости. В данном случае, сотрудник оплачивает продукцию, что позволяет избежать начисления доп. блага.

Чего не скажешь о первом виде соц. пакета - процедура в подарок. Предоставляя бесплатную услугу своим сотрудникам, мы предоставляем им дополнительное благо в натуральном виде, так как:

• мы можем проследить, кто делал процедуру / получал услугу;
• мы знаем стоимость данной услуги.

Компания не проводила официального начисления доп.блага по сотрудникам, что может привести к риску начисления штрафов в случае не подтверждения перед фискальными органами расходов по списанию материалов для проведения процедуры и занятости сотрудника в момент их выполнения.

Результаты проверки: отсутствие начисления налогов по соц. пакету, но наличие информации о соц. пакете как на сайте компании (в разделе Вакансии), так и во внутренней политике.

Результаты экспресс-аудита показывают, что выявленные отклонения, в большей мере свидетельствуют о необходимости привести в соответствие данные внутренних политик с правилами трудового и налогового законодательства.

Нашими специалистами были предложены рекомендации по исправлению выявленных отклонений:

1. Разработать правила внутреннего распорядка, в котором зафиксировать применение разных графиков работы для подразделений компании.
2. Разработать правила табелирования и вести табеля в соответствии с фактической отработкой сотрудников. Некорректные (старые) табеля рабочего времени исправить под фактические графики работы сотрудников медцентра.
3. Установить дополнительный контроль (автоматизация на программном уровне) документации сотрудников по совместительству и по договорам ГПК.
4. Разработать политику выплат вознаграждений сотрудникам и участникам.
5. Провести настройку правильности отражения расходов по заработной плате (настройка учетной системы).
6. Соц пакет : разработать механизм получения информации об услугах и механизм автоматического начисления налогов по ним (автоматизация учета).

Собственник бизнеса принял наши рекомендации и заинтересовался процессом автоматизации. Мы помогли владельцу не только определить текущие отклонения в его учете, но и провести автоматизацию с целью дальнейшего недопущения их. 

Интересно: Как работает автоматизация и роботизация бухгалтерского учета для компании?

Какие документы требуются от компании для проведения внутреннего аудита?

Для проведения внутреннего аудита понадобятся (не ограничиваясь):

• Кадровые документы (штатное расписание; табель учета рабочего времени; приказы о приеме /увольнении /отпусках / больничных сотрудников; приказы о премировании; приказы об изменении окладов; другие внутренние документы);
• Бухгалтерские документы по отпуску (график отпусков, резерв отпусков, заявки в соц. страх при оформлении больничных, протокола и другие внутренние документы);
• Отчетность (Налоговый расчет полноты и своевременности уплаты НДФЛ, ВС и ЕСВ);
• Внутренние политики и положения в части оплаты труда.

Интересно: Какие налоги предприниматель платит за соцпакет в своей компании?

Какую выгоду получает собственник от проведения аудита операций по оплате труда?

Отсутствие аудита в компании увеличивает риски начисления штрафов при прохождении проверок контролирующими органами.

Главные выгоды собственника:

• анализ финансовой деятельности компании - позволяет собственнику быть уверенным в отсутствии злоумышленных действий со стороны сотрудников;
• метод страховки бухгалтера перед подачей отчетности - выявление механических ошибок;
• подтверждение правильности учета компании перед участниками и контролирующими органами.

Аудит расчетов по оплате труда включает:

• проверку соответствия учета трудовому законодательству;
• проверку соответствия учета налоговому законодательству;
• проверку правильности начисления заработной платы, отпусков, больничных, других выплат, которые входят в оплату труда;
• проверку правильности начисления, удержания налогов и сборов и их уплаты в бюджет;
• проверку правильности отражения оплаты труда в расходах предприятия;
• проверку законности оформления трудовых взаимоотношений с сотрудниками.

Стоимость аудита учетных процессов можно узнать тут.

Стоимость автоматизации учетных процессов, если вы уже готовы к такому шагу, можно узнать здесь.