Бухгалтерський та податковий аудит операцій з оплати праці

Аудит розрахунків з оплати праці забезпечує власнику та бухгалтеру впевненість у відповідності обліку підприємства трудовому та податковому законодавству.

Усі господарські операції мають бути підтверджені великою кількістю кадрових та бухгалтерських первинних документів. Дані документи повинні містити однакову інформацію і, якщо в компанії процес оплати праці не автоматизований, дуже часто виникають невідповідності, які призводять до помилок і ризиків нарахування штрафів. Найпоширенішими штрафами, з якими стикаються багато підприємств (розміри штрафів зазначені з 1.10.2022р.):

• виплата заробітної плати у розмірі менше мінімального розміру – штраф 13 400 грн;
• виплата зарплати без нарахування податків (ЄСВ, ПДФО, НД) – 67 000 грн за перше порушення та 201 000 грн за повторне порушення протягом 2-х років;
• порушення строків виплати заробітної – 20 100 грн.

Для зниження ризиків припущення помилок ми рекомендуємо компаніям розглянути:

• експрес-аудит обліку та звітності до подання звітів до контролюючих органів;
• автоматизацію обліку (повністю чи окремих процесів).

На прикладі кейса одного з наших клієнтів опишемо всі етапи аудиту оплати праці, і які саме проблеми власника бізнесу він вирішує.

Цікаво: Індексація заробітної плати ІТ компаній в Україні

Як проводиться аудит операцій з оплати праці?

До нас звернувся один із наших клієнтів – власник косметологічного медичного центру, із запитом проведення аудиту оплати праці. Перед нами стояло завдання провести цей аудит, оскільки бухгалтер, відповідальний за цю ділянку, планував звільнятися.

Експрес-аудит здійснювався відповідно до наступного плану:

1) Перевірка наявності та правильності складання кадрових документів.

2) Перевірка операції із заробітної плати:

• правильність нарахування заробітної плати (відповідно до кадрових документів);
• правильність нарахування та утримання податків із заробітної плати.

3) Перевірка операцій з винагород (премії співробітникам):

• правильність документального підтвердження виплат премій;
• правильність нарахування премій;
• правильність нарахування та утримання податків по преміях.

4) Правильність відображення оплати праці у витратах підприємства.

5) Перевірка правильності компенсації соц. пакету:

• правильність документального оформлення компенсацій соц. пакета;
• правильність відображення витрат по соц. пакету;
• правильність нарахування додаткового блага.

Головним завданням даного аудиту було підтвердити правильність ведення цієї ділянки обліку та передача “чистих” справ новому бухгалтеру. У разі виникнення відхилень – оперативне усунення їх колишнім бухгалтером та стягнення з нього суми збитків, які зазнає компанія у разі виникнення штрафів.

Зупинимося на кожному блоці робіт детальніше.

Компанія нашого клієнта надає послуги медичної практики та косметологічних процедур. Компанія має власний штат фахівців – лікарі та комерційний відділ. Працівники медичного центру працюють відповідно до затвердженого графіка, працівники комерційного відділу - за офісним графіком (5 днів по 8 робочих годин).

Політика підприємства дозволяє співробітникам користуватися соц. пакетом у вигляді подарунка на 1 безкоштовну процедуру центру на місяць та постійну 50% знижку на придбання косметологічної продукції.

Етап 1: Перевірка наявності та правильності складання кадрових документів

Ми провели перевірку штатного розкладу всіх документів щодо прийому/звільнення співробітників (заяви та накази), табеля обліку робочого часу.

У процесі аудиту було виявлено невідповідність фактичних графіків роботи з даними табеля робочого дня. Фактично медичний центр працює 7 днів на тиждень, а згідно з табелями робочого часу, всі співробітники медичного центру (а не тільки комерційний відділ) працювали за 5-ти денним графіком.

Дана модель роботи була прийнята у компанії для спрощення роботи бухгалтера у процесі нарахування зарплати. Але такий метод неприпустимий, оскільки:

• у медичному центрі встановлено термінал та касовий апарат, згідно з яким будь-який контролюючий орган зможе легко отримати інформацію про роботу центру у вихідний день;
• графік роботи медичного центру доступний на його вивісці та сайті.

Результати перевірки:

• невідповідність документального графіка роботи фактичному, що може прирівнюватися до нарахування заробітної плати не в повному розмірі;
• відсутність положення та наказу про умови роботи у вихідний день;
• в табель обліку робочого дня внесений співробітник, який працює за договором ЦПК (що законодавчо заборонено і прирівнюється до трудових відносин співробітника та компанії).

Етап 2. Перевірка операцій із заробітної плати

Ми провели порівняльний розрахунок заробітної плати та нарахованих податків по кожному із співробітників (на підставі наявних табелів робочого часу). У процесі аудиту відхилень у правильності розрахунків не було виявлено.

Також у компанії працюють 2 співробітники за сумісництвом, для яких медичний центр не є основним місцем роботи. Дохід таких працівників менший за розмір мінімальної заробітної плати. Підтверджуючих довідок про наявність основного місця роботи не було надано.

Результати перевірки:

• відсутність підтвердження основного місця роботи сумісників може спричинити донарахування ЄСВ.

Етап 3. Перевірка операцій з винагород (премії співробітникам)

У компанії існує система та положення про преміювання, згідно з якими існують:

• місячні премії за показниками KPI;
• річні премії (13 зп);
• разова річна премія для ТОП-менеджменту.

До перших двох видів премії зауваження відсутні. Усі операції проведено відповідно до вимог законодавства та внутрішніх положень компанії.

Разова річна премія для ТОП-менеджменту всередині компанії називається «дивіденди», але за своєю суттю є додатковою винагородою щодо досягнення річних фінансових показників та підлягає оподаткуванню відповідно до загальних правил оподаткування заробітної плати.

При відображенні такої операції в обліку бухгалтер не перевірив, що отримувачі цієї премії-«дивідендів» не є засновниками компанії, і провів оподаткування по 5% ПДФО замість 18%.

Результати перевірки:

• найменування річної премії у внутрішніх документах не відповідає її фактичній сутності;
• недонарахування та сплата ПДФО не повною мірою (13%).

Етап 4. Правильність відображення оплати праці у витратах підприємства

Заробітна плата співробітників медичного центру є собівартістю послуг, що надаються, і повинна включатися у виробничу собівартість, яка формується на статті балансу “Незавершене виробництво”.

Заробітна плата комерційного відділу є комерційними витратами та включається до збутових витрат.

Заробітна плата адміністративного персоналу (управлінці) формує адміністративні витрати.

У медичному центрі заробітна плата як співробітників комерційного відділу, так і співробітників медичного центру відображається у збутових витратах, що є порушенням положень бухгалтерських стандартів та призводить до спотворення собівартості реалізованих послуг.

Результат перевірки: некоректне відображення витрат із заробітної плати працівників медичного центру.

Етап 5. Перевірка компенсації соц. пакету

Як ми вже говорили раніше, соціальний пакет компанії включає:

• 1 безкоштовна процедура медичного центру (на місяць);
• 50% знижка на придбання косметологічної продукції.

Первинні документи, що підтверджують закупівельну ціну косметологічної продукції, підтвердили, що продаж зі знижкою в 50% не призводить до продажу нижче за собівартість. У такому разі, співробітник оплачує продукцію, що дозволяє уникнути нарахування доп. блага.

Чого не скажеш про перший вид соц. пакету - процедура в подарунок. Надаючи безкоштовну послугу своїм співробітникам, ми надаємо їм додаткове благо в натуральному вигляді, оскільки:

• ми можемо простежити, хто робив процедуру/отримував послугу;
• ми знаємо вартість цієї послуги.

Компанія не проводила офіційного нарахування доп.блага по співробітникам, що може призвести до ризику нарахування штрафів у разі не підтвердження перед фіскальними органами витрат зі списання матеріалів для проведення процедури та зайнятості працівника у момент їх виконання.

Результати перевірки: відсутність нарахування податків із соц. пакету, але наявність інформації про соц. пакет як на сайті компанії (у розділі Вакансії), так і у внутрішній політиці.

Результати експрес-аудиту показують, що виявлені відхилення більшою мірою свідчать про необхідність привести у відповідність дані внутрішніх політик з правилами трудового та податкового законодавства.

Нашими фахівцями були запропоновані рекомендації щодо виправлення виявлених відхилень:

1. Розробити правила внутрішнього розпорядку, у якому зафіксувати застосування різних графіків роботи для підрозділів компанії.
2. Розробити правила табелювання та вести табелі відповідно до фактичного відпрацювання співробітників. Некоректні (старі) табелі робочого часу виправити під фактичні графіки роботи працівників медичного центру.
3. Встановити додатковий контроль (автоматизація на програмному рівні) документації співробітників за сумісництвом та за договорами ЦПК.
4. Розробити політику виплат винагород співробітникам та учасникам.
5. Провести налаштування правильності відображення витрат із заробітної плати (налаштування облікової системи).
6. Соціальний пакет: розробити механізм отримання інформації про послуги та механізм автоматичного нарахування податків за ними (автоматизація обліку).

Власник бізнесу прийняв наші рекомендації та зацікавився процесом автоматизації. Ми допомогли власнику не лише визначити поточні відхилення в його обліку, а й провести автоматизацію з метою подальшого їх недопущення.

Цікаво: Як працює автоматизація та роботизація бухгалтерського обліку для компанії?

Які документи вимагаються від компанії для проведення внутрішнього аудиту?

Для проведення внутрішнього аудиту знадобляться (не обмежуючись):

• Кадрові документи (штатний розклад; табель обліку робочого часу; накази про прийом / звільнення / відпустки / лікарняні співробітників; накази про преміювання; накази про зміну окладів; інші внутрішні документи);
• Бухгалтерські документи з відпустки (графік відпусток, резерв відпусток, заявки на соцстрах при оформленні лікарняних, протоколу та інші внутрішні документи);
• Звітність (Податковий розрахунок повноти та своєчасності сплати ПДФО, ЗС та ЄСВ);
• Внутрішні політики та положення щодо оплати праці.

Цікаво: Які податки підприємець сплачує за соцпакет у своїй компанії?

Яку вигоду отримує власник від проведення аудиту операцій з оплати праці?

Відсутність аудиту у компанії збільшує ризики нарахування штрафів під час проходження перевірок контролюючими органами.

Головні вигоди власника:

• аналіз фінансової діяльності компанії – дозволяє власнику бути впевненим у відсутності зловмисних дій з боку співробітників;
• метод страховки бухгалтера перед поданням звітності – виявлення механічних помилок;
• підтвердження правильності обліку компанії перед учасниками та контролюючими органами.

Аудит розрахунків з оплати праці включає:

• перевірку відповідності обліку трудовому законодавству;
• перевірку відповідності обліку податковому законодавству;
• перевірку правильності нарахування заробітної плати, відпусток, лікарняних, інших виплат, що входять до оплати праці;
• перевірку правильності нарахування, утримання податків, зборів та його сплати до бюджету;
• перевірку правильності відображення оплати праці у витратах підприємства;
• перевірку законності оформлення трудових взаємин із співробітниками.

Вартість аудиту облікових процесів можна дізнатися тут.

Вартість автоматизації облікових процесів, якщо ви вже готові до такого кроку, можна дізнатися тут.