График отпусков и формирование резерва для их выплат в украинской компании

Наша компания получает самые разные запросы от Клиентов в рамках нашей услуги юридического и бухгалтерского обслуживания бизнеса. Вы можете найти ответы на многие вопросы в наших публикациях. Сегодня же мы поговорим о части нашей работы в сфере кадрового и бухгалтерского учета - о формировании графика отпусков и резерва отпусков в украинской компании.

С целью слаженной работы компании, управленческого и налогового планирования, а также во избежание накладок в отпусках сотрудников, ежегодно составляется и утверждается График отпусков (далее график). 

Обязанность компании составлять график отпусков возникает даже если на предприятии оформлены трудовые отношения с 1 или 2-мя сотрудниками. 

Прямого штрафа за невыполнение данной нормы нет, но налоговые органы могут его расценить как нарушение трудового законодательства. В данном контексте это: 

• административный штраф должностным лицам предприятия в размере от 510 до 1700 грн;
• штраф в размере МЗП (размер минимальной заработной платы на дату) за каждое такое нарушение (напомним, состоянием на 01.01.2022 года МЗП составляет 6500 грн, а на 01.10.2022 года размер МЗП составит 6700 грн).

Составляя график отпусков учитываются пожелания сотрудника и интересы компании. 

Примечание: утвержденной формы графика отпусков на законодательном уровне нет, поэтому он составляется в произвольной форме. 

Если графики отпусков 90% предприятий еще составляют (так как это один из эффективных способов планирования), то о резерве отпусков предпочитают забывать.

Интересно: Чем отличается учет иностранной и украинской компании в Украине?

Что же такое резерв отпуска, и почему мы обязаны его формировать?

За 3 дня до начала отпуска, предприятие обязано выплатить сотруднику сумму начисленных отпускных. Компенсация отпускных после возвращения из отпуска запрещена за исключением особых случаев, когда сотрудник вынужден уйти в отпуск вне утвержденного графика.

Если анализировать финансовую составляющую данного процесса, управленцы должны “постоянно искать” деньги для оплаты отпускных, или же ежемесячно планировать статью затрат “Отпуск”. Во избежание подобных ситуаций, на законодательном уровне установлено, что предприятие обязано проводить начисление резерва отпусков.

Резерв отпуска - сумма накопленных затрат на оплату будущих отпускных (сумма отпускных и начисленный ЕСВ). За счет резерва отпусков предприятие выплачивает сотрудникам их текущее отпуска (согласно графика), а также денежную компенсацию неиспользованного отпуска при увольнении. Резерв формируется ежемесячно, на основании графика отпусков.

Исключение: имеют право не формировать резерв отпусков микропредприятия и плательщики Единого налога 3 или 4 группы.

Вы можете задаться вопросом “Зачем мне создавать резерв отпуска, если я также ежемесячно планирую сумму затрат на отпуска сотрудников?”. В идею формирования резерва отпусков заложена суть равномерного распределения отпускных затрат, во избежание искажения финансового результата, себестоимости продукта, возникновения кассовых разрывов.

Например, 70% сотрудников Вашего предприятия запланировали отпуск в новогодне-рождественский период. Если Вы не создадите резерв отпуска, вся сумма начисленных Вами отпускных отразится в затратах предприятия в декабре-январе , что повлечет за собой скачок роста себестоимости продукта/услуги в этом периоде. 

Если же Вы сформируете резерв отпусков, как требует законодательство, сумма плановых отпускных будет включаться в себестоимость равномерно небольшими суммами на протяжении года.

Резерв формируют по:

• ежегодному отпуску;
• дополнительному отпуску в связи с вредными условиями труда или особый характер работы;
• дополнительному отпуску сотрудникам с детьми.

Сумма отнесенная в резерв отпусков не имеет четкой даты, когда она должна быть полностью выплачена сотруднику. Такая ситуация возникает из-за того, что не все сотрудники ежегодно полностью используют дни отпуска. 

Неиспользованный отпуск переносится на последующие года, и имеет принцип накопления. В конце каждого года проводится инвентаризация резерва отпуска, на основании которой проводят корректировку данных фактического остатка неиспользованных дней отпуска и сумм их начисления.

Интересно: Как вывести деньги за границу во время войны

Правила формирования резерва отпуска

Сумму обеспечения для выплаты отпускных (начисление резерва отпусков) определяют ежемесячно. Для расчета используют следующую формулу:

Резерв отпуска = Фактически начисленная ЗП * Коэффициент резервирования*Коэффициент ЕСВ

Коэффициент резервирования (рассчитывают раз в год) = Общая годовая плановая сумма затрат на отпуска (согласно графика отпусков) / Общий годовой плановый ФОТ (фонд оплаты труда)

Коэффициент ЕСВ = 1+ставка ЕСВ / 100 

Текущим Налоговым Кодексом не предусмотрена корректировка финансового результата на сумму начисленного обеспечения по отпускам. Исходя из этого, все налогоплательщики отражают расходы резерва отпусков в налоговом учете, основываясь на бухгалтерских данных. 

Последствия неначисления резерва отпусков

Если Вы хотите “избежать” начисления обеспечения по отпускам, Вам необходимо быть готовым к тому, что:

• затраты по отпускам начисленные в периоде их фактического использования не признаются расходами, а должны быть включены в период их правильного начисления. 

Например, сотрудник имел право воспользоваться 24 днями отпуска в 2021 году, но использовал их в 2022 году. Начисление затрат по отпуску должно было произойти в 2021 году. Если Вы включите данные расходы в финансовый результат 2022 года, налоговые органы не признают данные расходы и проведут доначисление налога на прибыль.

• отсутствие начисленного резерва отпусков считается нарушением ведение бухгалтерского и налогового учета с дальнейшим искривлением данных отчетности.

Если ранее Вы допустили ошибку (по незнанию), и не создали резерв отпуска , у Вас есть право исправить это упущение. Для этого Вам необходимо определить, есть ли отпуска с переходящим сроком (отпуска , право на которые сотрудники имели в периоды ранее, но ими не воспользовались). 

Если таковых не имеется, изменений проводить не нужно. В случае, если выявлены подобные случаи необходимо провести исправления :

• в бухгалтерском учёте: через счёт нераспределённой прибыли (Дт 44 Кт 471)
• в налоговом учёте: через подачу уточняющей декларации по налогу на прибыль.

Интересно: Бизнес-планирование для иностранных инвестиций в Украине

Документальное оформление резерва отпусков

Документально расчет резерва отпусков оформляется Бухгалтерской справкой.

Но нужно не забывать, что для проведения расчета должны быть также оформлены такие документы, как:

1. План ФОТ (фонд оплаты труда).
2. График отпусков.
3. План расходов на отпуска.
4. Табель учета рабочего времени.
5. Производственный календарь .

Разумеется, вся эта работа может выполняться нашими специалистами, если вы хотите, чтобы бухгалтерский учет и другие процессы в вашем бизнесе в Украине находились под контролем юриста, и были четко скоординированы с нормами закона.

Мы предлагаем обслуживание для иностранного и украинского бизнеса, которое включает в себя:

• Ведение налогового учета - подача всех необходимых отчетов;
• Payroll - кадровый учет предприятия. 
• Accounting - учет поступивших оплат и проведенных выплат по счетам компании. Оформление поступления средств из материнской компании или вывод средств из украинского бизнеса и т.д. 
• Legal Servicing - юридическое консультирование и помощь, которая требуется для предприятия, в процессе его работы в Украине.

Стоимость наших услуг можно узнать тут.

Для иностранных инвесторов, услуги по открытию бизнеса тут.

Не нашли ответ на свой вопрос?

Все о ведении бизнеса в Украине тут.

Все про организацию бухгалтерского учета в компании тут.