Конференции общественных организаций: проблемные моменты, процедурные особенности

Общественные организации - ристалище интересов и амбиций. Особенно горячо становится, когда созываются и проводятся ежегодные отчетно-выборные конференции.

Мы обсудим самые частые проблемные моменты, возникающие во время проведения конференций:

• легитимность членов конференции;
• направление делегатов конференции;
• процедурные особенности проведения конференции;
• оформление результатов конференции и т.д.

В материале Вы найдёте ответ на вопрос: Как организовать конференцию своей общественной организации (далее - ОО) так, чтобы её результат был эффективным и легитимным?

Почему может возникнуть вопрос о легитимности конференции?

Закон устанавливает довольно четкие требования к процедуре проведения конференции, которые, как правило, дополняются положениями устава. Одной из наиболее значительных и болезненных тем при проведении конференций ОО является легитимность ее членов. Второй - наличие кворума.

В организации довольно часто все члены равны, но их может быть так много (например, спортивные федерации), что собрать всех крайне сложно. В таких случаях, в уставах организаций прописывается институт представителей - делегатов. 

Легитимность конференции может быть под вопросом если:

• неправильно избраны и направлены делегаты;
• нет списка членов организации и невозможно доказать, что те кто присутствуют, составляют необходимый минимум от общего числа членов организации.
• произошли ошибки в процедуре проведения конференций на местах.

Процедура избрания и направления делегатов

Несмотря на требование, установленное законом, процедуру избрания делегатов и соблюдение квот по областям можно встретить не часто. 

А ведь если непонятно кто кого отправил и какие полномочия передал – это прямой путь к аннулированию результатов собрания.

Процедура направления делегатов может быть предусмотрена уставом. Для её легитимного проведения нужно:

• иметь списки членов по областям или назначить членов организации с правом голоса (если это предусмотрено уставом);
• запросить не только оригиналы протоколов о собрании местных представительств, но и реестры участников к ним, чтобы быть уверенными в наличии кворума.

Такие протоколы составляются и подписываются как протоколы заседания местного подразделения основной (как правило, Всеукраинской) организации. 

Важно! Нельзя подписывать их как протоколы самостоятельных общественных организаций на местах, которые, де-юре, числятся отдельными юрлицами, а фактически являются членами основной организации. Подписали протокол от имени такой местной организации или поставили на нем ее печать – он не действителен.

Повестка дня конференции

Для правильного оформления повестки дня конференции Вы должны: 

• заблаговременно утвердить и довести до сведения членов организации повестку дня конференции; 
• организовать обратную связь от членов организации, ведь они имеют право предлагать дополнения к повестке дня или кандидатуры претендентов на выборные должности. 

Закон ничего об этом не говорит, так что этот момент должен быть прописан в Уставе ОО. Как правило, конференции собирает коллегиальный орган управления (например, Правление), он же и принимает проект повестки дня. 

Очень рекомендуем, перед выходом на собрание, проводить повторно заседание Правления и утверждать окончательно повестку дня с учетом поступивших предложений. Это позволит законно отклонить на самой конференции неудобные вопросы о повестке дня. Правление ведь уже приняло решение.

Наша услуга: Регистрация изменений в общественной организации

Что нужно учитывать в процессе проведения конференции?

Если по окончанию конференции Вам будет необходимо провести регистрационные действия, например, регистрацию новых руководителей или новой редакции устава, учтите следующие особенности:

• Даже если принимаются незначительные изменения в составе органов управления – например, один член Правления перестал ходить на сборы и мы его поменяли на другого, то их тоже надо регистрировать! Закон дает на это всего два месяца.
• Для последующей регистрации любых изменений нужен протокол участников. Он должен быть оформлен строго в соответствии с законом, без дописок, исправлений, вписывания ручкой тех кто тоже решил прийти в последний момент и т.д. 

Статья на тему: Зарегистрировали смену руководства и новые редакции устава двух общественных организаций

• В реестре лиц, которые участвовали в конференции, должны расписаться лично все присутствовавшие.

Важно! В протокол часто вносят комментарии присутствующих. Если есть такое – их подпись в реестре должна быть обязательно.

• От всех, кого планируют избрать в руководящие органы, необходимо письменное заявление, что они не возражают против их избрания.

Какой можно сделать вывод? 

Процедура проведения конференции ОО имеет огромное количество подводных камней. Шаг влево, шаг вправо, малейшее отклонение от процедуры, предусмотренной законом - решение Вашей конференции не легитимно.

Хотите, чтобы всё прошло без сучка и задоринки, а дальнейшая регистрация в Минюсте была проведена успешно - тщательно следуйте предписаниям закона и устава Вашей ОО. Или обратитесь за помощью к юристам. Это сведёт Ваши проблемы и переживания к нулю, поскольку весь процесс будет отлажен и проконтролирован.

Помните: исправление ошибок, допущенных в процессе проведения конференций, трудоемко и дорого обходится.