Организация и постановка учета ИТ-компаний в Украине

Предоставление услуг и товаров ІТ-направления рассматривается контролирующими органами и банками как рисковые операции. Пристальное внимание контролирующих органов к ІТ-сектору обязует компании не пренебрегать бухгалтерским учетом.

Правильное ведение бухгалтерского учета IT компании позволяет собственнику:

• управлять доходом и прибылью;
• минимизировать налоговые риски;
• сократить случаи попадания в финмониторинг банков;
• иметь финансовую историю своего бизнеса с целью дальнейшего анализа деятельности или выхода на внешние рынки / инвесторов.

Сегодня наши специалисты расскажут, на какие нюансы влияет процесс организации бухгалтерского учета именно в ИТ секторе в Украине.

Интересно: Налогообложение резидента Дия Сити: какие налоги будут платить ИТ компании в Украине?

Что такое учетная политика, и как она работает в сфере ИТ?

Организация и постановка бухгалтерского учета каждой компании основывается на общих принципах бухгалтерского и налогового учета. В зависимости от специфики и вида деятельности компании, общие правила бухгалтерского учета адаптируются под стратегию бизнеса. Именно эта адаптация прописывается и утверждается учетной политикой компании - главным документом, в котором описываются все правила и особенности бухгалтерского учета непосредственно вашей компании.

Важно! Налоговый учет формируется на основании бухгалтерских данных, поэтому если в вашей учетной политике детально прописаны правила бухгалтерского учета процессов работы компании - налоговая служба не сможет начислить неправомерные штрафы.

Например, в учетной политике компании вы фиксируете, что в каждом проекте может задействоваться не более 40% подрядчиков-ФОП. В данном случае вы снижаете риск признания трудовых отношений между вашей компании и ФЛП-подрядчиками.

Когда мы говорим об адаптации правил учета под стратегии бизнеса, мы учитываем следующие факторы (не ограничиваясь):

• какие товары / услуги будет предоставлять компания;
• кто будет заказчиками и подрядчиками;
• какой штат наемных сотрудников (и будет ли он в компании);
• какие бизнес-планы у собственника (данные финансовой модели и бизнес-плана);
• другие данные, связанные с работой компании.

Все вышеперечисленные факторы формируют основные модели работы компании. Правильный выбор модели - залог успешного функционирования бизнеса и оптимизации налогообложения.

Интересно: Индексация заработной платы ИТ компаний в Украине

Основные модели работы ІТ-компаний и особенности их налогообложения

Модель 1. Заказчик (нерезидент) - разработчик физ.лицо (резидент)

По данной модели иностранный заказчик оформляет сотрудничество напрямую с разными разработчиками (которые оформлены как ФЛП).

Преимущества:

• отсутствуют трудовые взаимоотношения;
• интеллектуальной собственностью владеет иностранный заказчик.

Недостатки:

• валютные операции попадают под финмониторинг;
• предоставление услуг должно быть оформлено в соответствии с законодательными нормами;
• возможны сложности в решении споров;
• иностранный заказчик напрямую коммуницирует со всеми разработчиками.

Налогообложение:

Доход разработчика физ.лица, оформленного как ФЛП, облагается налогом в соответствии с его схемой налогообложения. Зачастую это:

• единый налог в размере 5% от суммы денежных средств, поступивших на счет

и

• ЕСВ в размере не менее минимального (на 01.10.2022 г.) 1 474,00 грн.

Примечание: на период военного положения ФЛП освобождены от обязательной уплаты ЕСВ в бюджет с одновременным приостановлением стажа.

Модель 2. Заказчик (нерезидент) - ООО (резидент) - разработчик физ. лицо (резидент)

Данная модель предполагает альтернативу постоянного иностранного представительства и представляет собой сотрудничество иностранного заказчика с ООО, который управляет бизнесом иностранной компании на территории Украины.

ООО нанимает ключевых сотрудников (директор, администратор, проджект-менеджер и т.д.) и заключает договора с разработчиками (оформленными как ФЛП).

Преимущества:

• иностранный заказчик работает только с 1 компанией и ему не нужно вести переговоры и заключать договора с сотнями разработчиками-ФЛП;
• интеллектуальной собственностью владеет иностранный заказчик.

Недостатки:

• риск признания трудовых отношений между ООО и ФЛП, если они работают в одном помещении / офисе / коворкинге;
• повышенные расходы на бухгалтерское обслуживание ООО.

Налогообложение:

• 5% от дохода полученного разработчиками-ФЛП и 1474 грн ЕСВ (на 01.10.2022 г.)
• 5% единого налога от полученного дохода или 18% налога на прибыль от финансового результата ООО.

Модель 3. Заказчик (нерезидент) - ООО с наемными сотрудниками (резидент).

Традиционная коворкинговая модель - ООО нанимает разработчиков в штат, которые выполняют работы по заказу иностранного клиента. Данная модель есть самой безопасной (с налоговой точки зрения), но и в то же время самой высоконалогооблагаемой.

Преимущества:

• интеллектуальной собственностью владеет иностранный заказчик;
• высокая инвестиционная привлекательность ООО;
• обеспечение официальных трудовых мест;
• возможность оформления на работу иностранцев;
• минимальная заинтересованность контролирующими органами.

Недостатки:

• высокое налогообложение оплаты труда (19,5% удерживается с зарплаты сотрудников и 22% платит работодатель);
• повышенные расходы на бухгалтерское обслуживание ООО.

Налогообложение:

• Удержание с заработной платы сотрудников - 18% НДФЛ и 1,5% ВС.
• Начисление работодателем на ФОТ - 22%.
• 18% налога на прибыль от финансового результата ООО.

Модель 4. Заказчик (нерезидент) - резидент Дия Сити.

В этом пункте мы предлагаем аналог Модели 2 и 3, но с отличием того, что ООО (или ФЛП- исполнитель работ) применяет правила правового режима Дия Сити.

Более детально о данном правовом режиме мы рассказывали тут.

Каждая из вышеуказанных моделей “имеет право на жизнь” как в описанном виде в данной статье или в виде комбинации нескольких более выгодных по налогообложению моделей.

Если вы хотите избежать лишних вопросов со стороны контролирующих органов и сохранить время для развития компании, рекомендуем вам воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг. Наши специалисты помогут вам составить предварительную финансовую модель вашего бизнеса и выбрать оптимальную модель бизнеса в части налогообложения и условий сотрудничества.

Интересно: Права на софт для IT стартапа в Украине.

Чек-лист ошибок, которые допускаются собственниками при ведении ІТ-бизнеса

Среди частых ошибок можно выделить:

• Отсутствие или несоответствие фактического места проведения деятельности ООО (отсутствует собственное помещение или не заключены договора аренды) - риск признания фиктивности операций компании - штраф от 510 грн. до остановки предпринимательской деятельности гос. регистратором (на основании уведомления налоговых органов).
• Несоответствие КВЭД фактически предоставляемым услугам - нарушение условий плательщика единого налога, что влечет налогообложение вне КВЭД-овой операции 18% налога на прибыль.
• Отсутствие основных средств или других активов, позволяющих выполнить работы заказчиков - риск признания операций фиктивными.
• Использование нелицензионного программного обеспечения - риск признания факта нарушения авторского права.
• Пренебрежение защитой собственных интеллектуальных прав - риск кражи и утери собственных разработок.
• Пренебрежение ведением бухгалтерского учета - риск начисления штрафных санкций от 300 грн.  и преждевременного получения убытка вместо ожидаемой прибыли.
• Шаблонное оформление первичных документов между ООО и ФЛП-разработчиками - признание трудовых отношений, штраф за допуск сотрудника без оформления трудового договора - 201 тыс. грн.

Разумеется, таких последствий легко можно избежать, правильно организовав рабочую структуру ваших учетных процессов в компании. Для крупных компаний всегда доступен также вариант автоматизации или роботизации учетных процессов.

Мы поможем разобраться, как вам оптимальнее вести свою деятельности в нынешних условиях - через резидентство Дия Сити или других правовых режимах, поможем оптимизировать налогообложение и решить вопрос с трудоустройством ИТ персонала.

Мы - ваш надежный партнер по любым юридическим вопросам.