Платежный календарь ИТ-компаний в Украине: как его организовать и что он даст?

Платежный календарь - один из инструментов финансового планирования и анализа движения денежных средств, который помогает:

• избежать кассовых разрывов;
• ежедневно управлять денежными средствами;
• эффективно использовать “свободные” денежные средства;
• контролировать своевременность расчетов по ВЭД операциям.

Собственники компаний, в т.ч. ІТ-бизнесов 90% времени заняты его развитием. Если собственник не имеет помощника или человека, которому он мог бы делегировать финансовые задачи, то они решаются по мере их поступления. Это может привести к неким финансовым неожиданностям или коллапсам (несвоевременная оплата подрядчикам / уплата налогов, несвоевременный приход валютной выручки, невозможно выплатить зарплату из-за отсутствия денег на счету и т.д.).

Планирование движения денежных средств позволяет собственнику избежать таких финансовых коллапсов.

Главные задачи платежного календаря:

• недопущение кассовых разрывов, которые приводят к несвоевременности расчетов с подрядчиками, сотрудниками, бюджетом;
• недопущение траты денежных средств выше утвержденного плана (даже если на расчетном счету есть остаток средств);
• управление ликвидностью компании.

Внедрение планирования денежных средств в компании позволяет собственнику заблаговременно:

• рассчитать расходы бизнеса (и оптимизировать их в случае необходимости);
• пересмотреть политику ценообразования услуг;
• предпринять меры предотвращения кассовых разрывов;
• провести переговоры с клиентами об отсрочке платежа.

Эффективная работа платежного календаря невозможна без процедуры утверждения и совершения платежей. Данная процедура является основой процесса формирования платежного календаря, который разрабатывается в несколько этапов.

Интересно: Индексация заработной платы ИТ компаний в Украине

Зачем нужен платежный календарь и к чему может привести его отсутствие?

На примере одного из наших клиентов, мы расскажем о разработке платежного календаря. Заказчик (собственник ІТ-компании с собственным отделом R&D, продаж и бухгалтерии) обратился с запросом помочь разработать систему утверждения и анализа платежей.

Проблема клиента заключалась в следующем – в отдел бухгалтерии, хаотично, на протяжении месяца обращаются сотрудники всех отделов компании с просьбой оплатить расходы (в большинстве случаев всем нужно оплатить «срочно»), бухгалтера вносят оплаты, отрываясь от запланированных задач, и также хаотично просят руководство утвердить оплаты. Процесс бесконечен, неудобен и не автоматизирован.

В результате отсутствие платежной процедуры приводит к:

• ситуациям с кассовыми разрывами, так как отсутствует график прихода-расхода денежных средств;
• отсутствию простоты и понятности управления денежными потокам - собственник не понимает, какие платежи утверждать в оплату первостепенно, есть ли свободные деньги для новых проектов и т.д.;
• случаям с несвоевременной уплатой налогов и заработной платы;
• отсутствию внутренней платежной культуры (сотрудники компании откладывают подготовку документов к оплате, так как знают, что в любой момент могут сказать “оплата срочная”);
• другим проблемам, связанным со спецификой работы компании.

Наши специалисты предложили собственнику довольно-таки простое и эффективное решение его проблемы - внедрение платежной процедуры и платежного календаря.

Интересно: ФОП vs Гиг-контракты в IТ. Что выбрать?

Этапы разработки платежного календаря

1. Составление и утверждение платежной процедуры

Суть процесса заключается в переводе работы с оплатами на заявки с ограниченными рамками утверждения и совершения платежа. Инициатор (сотрудник компании) вносит заявку на совершение оплаты.

Примечание: заявка содержит описание платежа – какому клиенту, сколько и зачем платим.

Заявки рассматриваются руководством 2 раза в неделю (во вторник и четверг). Заявка может быть отклонена или утверждена. Утвержденные заявки обрабатываются (оплачиваются) сотрудниками бухгалтерии после утверждения руководством (аналогично утверждению, 2 раза в неделю). Исключением могут быть срочные заявки по указанию собственника.

Отклоненные заявки требуют дополнительного разъяснения руководству о направлении трат или других причин отклонения (указанных в комментарии к заявкам).

2. План денежных средств

В основу платежного календаря входит планирование прихода и расхода денежных средств. Зачастую, платежный календарь формируют на месяц-два с дальнейшей его корректировкой под данные банковской выписки.

Для планирования необходима следующая информация:

• план продаж и дни погашения задолженности (в разрезе условий поставки и сроков оплат, видов продаж);
• план закупок и расходов (в разрезе статей расходов, условий поставки и сроков оплат);
• план заработной платы и отпусков (в разрезе дат оплаты);
• план уплаты налогов (в разрезе дат оплаты).

Учитывая, что наш клиент предоставляет ІТ-услуги, у него были технические задания с четкими сроками выполнения работ и оплаты услуг подрядчикам. Эта информация помогла нам сократить время на подготовку плановых сумм доходов и расходов.

Для утверждения модели платежного календаря нашим заказчиком, мы разработали Excel прототип, который в дальнейшем лег в основу автоматизированного платежного календаря.

Excel-прототип содержал информацию (в разрезе каждого дня) об:

• остатке денежных средств на начало и конец каждого дня;
• ожидаемом приходе денежных средств от продажи услуг (в т.ч. предоплата от заказчиков);
• ожидаемый расход денег на приобретение активов и покрытие расходов (в т.ч. текущие расходы, зарплата, налоги).

Платежный календарь, составлен по плановым данным нашего клиента, сразу показал кассовые разрывы внутри месяца (которые не повлияли на конечный остаток денежных средств).

Наши специалисты предложили пересмотреть сроки оплаты расходов и согласовать с поставщиками отсрочки платежей на несколько дней. Но, не всегда клиенты идут на встречу и предоставляют отсрочку платежа. В таких случаях, бизнес может воспользоваться такими финансовыми услугами как:

• овердрафт - так называемый кредитный лимит для компании, который позволяет перекрыть кассовый разрыв (компания может оплатить платеж на сумму выше остатка денежных средств на расчетном счету, а когда на расчетный счет поступит приход денежных средств - он покроет разницу превышения);
• возвратная финансовая помощь - компания (только общая система налогообложения) или физическое лицо предоставляет денежные средства на беспроцентной основе.

3. Автоматизация платежного календаря

На основании утвержденного прототипа платежного календаря мы помогли клиенту реализовать его автоматизацию, а именно внедрить в учетную систему.

Автоматизация помогла:

• сократить трудозатраты бухгалтера на внесение платежей вручную (сейчас платежи создаются на основании заявки инициатора);
• сделать платежную процедура максимально простой и понятной (все бюджеты и заявки вносятся в учетной системе);
• появилась возможность анализировать движение денежных средств;
• менеджер заблаговременно получает информацию на электронную почту о приближающемся валютном контроле по экспорту услуг (сокращение рисков несвоевременного захода валютной выручки).

Интересно: Права на софт для IT стартапа в Украине

Зачем контролировать сроки ВЭД операций в ІТ компании?

В данной статье мы несколько раз упоминали об обязательности контроля сроков ВЭД операций. Почему это столь важно?

Предельный срок ВЭД расчетов - это период времени, за который должно произойти закрытие операции по ВЭД-контракту. Пренебрежение предельным сроком тянет за собой штраф в размере от 17 до 51 тыс.грн и начисление пени в размере 0,3% за каждый день просрочки (не вовремя зашедшая валютная выручка или несвоевременно импортированная услуга/товар).

Примечание: размер пени не может быть выше суммы задолженности.

На 01.10.2022 года, действуют следующие предельные валютные сроки:

• 180 дней - для операций совершенных после 05.04.2022 г.;
• 365 дней - для операций совершенных до 24.02.2022 г.

Например, если вы предоставили клиенту услугу или товар 06.04.22 у вас есть 180 календарных дней, чтобы деньги клиента поступили на расчетный счет. Со 181 дня начинает начисляться пеня в размере 0,3% от суммы задолженности. Аналогичная ситуация, если вы произвели предоплату по импорту услуги/товара.

Польза от внедрения платежного календаря заключается в:

• управлении денежными потоками, что позволило определить размер «свободных» денежных средств и разместить их на депозитном счете (это позволило привлечь дополнительный доход в размере 320 тыс. грн в год);
• автоматизации казначейского процесса (сокращение трудозатрат бухгалтерии и руководящего персонала);
• внедрении последовательного подхода в компании и уход от финансового «хаоса» - каждый сотрудник работает в рамках платежной процедуры и соблюдения ее сроков;
• понимании платежных сроков с клиентом (о каких отсрочках платежа необходимо договариваться с поставщиками и подрядчиками);
• автоматизации контроля ВЭД расчетов - менеджер уведомляется о наступлении предельного срока ВЭД расчетов за 2 недели (это позволило избежать начисление пени в размере 21 тыс. грн).

Если вы хотите тратить минимум времени на решение платежных вопросов, но при этом быть в курсе финансового состояния вашей компании – настоятельно рекомендуем рассмотреть внедрение платежного календаря.

Стоимость наших услуг можно узнать здесь.

Все про ведение деятельности ИТ компаний в Украине тут.