Платіжний календар ІТ-компаній в Україні: як його організувати та що він дасть?

Платіжний календар - один з інструментів фінансового планування та аналізу руху грошових коштів, який допомагає:

• уникнути касових розривів;
• щодня керувати грошима;
• ефективно використовувати "вільні" кошти;
• контролювати своєчасність розрахунків за ЗЕД операціями.

Власники компаній, у т.ч. ІТ-бізнесів 90% часу зайняті його розвитком. Якщо власник немає помічника чи людини, якій міг би делегувати фінансові завдання, всі вони вирішуються поступово. Це може призвести до певних фінансових несподіванок або колапсів (несвоєчасна оплата підрядникам / сплата податків, невчасний прихід валютної виручки, неможливо виплатити зарплату через відсутність грошей на рахунку тощо).

Планування руху коштів дозволяє власнику уникнути таких фінансових колапсів.

Головні завдання платіжного календаря:

• недопущення касових розривів, що призводять до несвоєчасних розрахунків із підрядниками, співробітниками, бюджетом;
• недопущення витрат коштів більше ніж затверджено в плані (навіть якщо на розрахунковому рахунку є залишок коштів);
• управління ліквідністю підприємства.

Використання планування коштів у компанії дозволяє власнику завчасно:

• розрахувати витрати бізнесу (і оптимізувати їх у разі потреби);
• переглянути політику ціноутворення послуг;
• вжити заходів щодо запобігання касовим розривам;
• провести переговори з клієнтами щодо відстрочення платежу.

Ефективна робота платіжного календаря неможлива без процедури затвердження та здійснення платежів. Ця процедура є основою процесу формування платіжного календаря, що розробляється у кілька етапів.

Цікаво: Індексація заробітної плати ІТ компаній в Україні

Навіщо потрібен платіжний календар і до чого може призвести його відсутність?

На прикладі одного з наших клієнтів ми розповімо про розробку платіжного календаря. Замовник (власник ІТ-компанії з власним відділом R&D, продажу та бухгалтерії) звернувся із запитом допомогти розробити систему затвердження та аналізу платежів.

Проблема клієнта полягала в наступному - до відділу бухгалтерії, хаотично, протягом місяця звертаються співробітники всіх відділів компанії з проханням оплатити витрати (у більшості випадків всім потрібно сплатити «терміново»), бухгалтера вносять оплати, відриваючись від запланованих завдань, і також хаотично просять керівництво затвердити оплати. Процес нескінченний, незручний і автоматизований.

В результаті відсутність платіжної процедури призводить до:

• ситуацій з касовими розривами, оскільки відсутній графік приходу та витрат коштів;
• відсутності простоти та зрозумілості управління грошовими потоками - власник не розуміє, які платежі затверджувати в оплату першочергово, чи є вільні гроші для нових проєктів тощо;
• випадків з несвоєчасною сплатою податків та заробітної плати;
• відсутності внутрішньої платіжної культури (співробітники підприємства відкладають підготовку документів на оплати, оскільки знають, що будь-якої миті можуть сказати “оплата термінова”);
• інших проблем, пов'язаних зі специфікою роботи компанії.

Наші фахівці запропонували власнику досить-таки просте та ефективне вирішення його проблеми – впровадження платіжної процедури та платіжного календаря.

Цікаво: ФОП vs Гіг-контракти в ІТ. Що обрати?

Етапи розробки платіжного календаря

1. Складання та затвердження платіжної процедури

Суть процесу полягає у переведенні роботи з оплатами на заявки з обмеженими рамками затвердження та здійснення платежу. Ініціатор (співробітник компанії) вносить заявку на здійснення оплати.

Примітка: заявка містить опис платежу – якому клієнту, скільки і навіщо сплачуємо.

Заявки розглядаються керівництвом двічі на тиждень (у вівторок та четвер). Заявка може бути відхилена чи затверджена. Затверджені заявки обробляються (оплачуються) співробітниками бухгалтерії після затвердження керівництвом (аналогічно до затвердження, 2 рази на тиждень). Винятком можуть бути термінові заявки за вказівкою власника.

Відхилені заявки вимагають додаткового роз'яснення керівництву про спрямування витрат або інших причин відхилення (зазначених у коментарі до заявок).

2. План грошових коштів

В основу платіжного календаря входить планування приходу та витрат коштів. Найчастіше платіжний календар формують на місяць-два з подальшим його коригуванням під дані банківської виписки.

Для планування потрібна наступна інформація:

• план продажу та дні погашення заборгованості (у розрізі умов постачання та строків оплат, видів продажів);
• план закупівель та витрат (у розрізі статей витрат, умов постачання та строків оплат);
• план заробітної плати та відпусток (у межах дат оплати);
• план сплати податків (у межах дат оплати).

Враховуючи, що наш клієнт надає ІТ-послуги, він мав технічні завдання з чіткими термінами виконання робіт та оплати послуг підрядникам. Ця інформація допомогла нам скоротити час на підготовку планових сум доходів та витрат.

Для затвердження моделі платіжного календаря нашим замовником, ми розробили Excel прототип, який надалі ліг в основу автоматизованого платіжного календаря.

Excel-прототип містив інформацію (у розрізі кожного дня) про:

• залишок коштів на початок та кінець кожного дня;
• очікуване надходження коштів від продажу послуг (в т.ч. передплата від замовників);
• очікувану витрату грошей на придбання активів та покриття видатків (в т.ч. поточні витрати, зарплата, податки).

Платіжний календар, складений за плановими даними нашого клієнта, одразу показав касові розриви всередині місяця (які не вплинули на кінцевий залишок коштів).

Наші спеціалісти запропонували переглянути терміни оплати витрат та погодити з постачальниками відстрочення платежів на кілька днів. Але не завжди клієнти йдуть на зустріч і надають відстрочку платежу. У таких випадках бізнес може скористатися такими фінансовими послугами як:

• овердрафт - так званий кредитний ліміт для компанії, який дозволяє перекрити касовий розрив (компанія може сплатити платіж на суму вище за залишок коштів на розрахунковому рахунку, а коли на розрахунковий рахунок надійде прихід коштів - він покриє різницю перевищення);
• зворотна фінансова допомога - компанія (тільки загальна система оподаткування) чи фізична особа надає кошти на безвідсотковій основі.

3. Автоматизація платіжного календаря

На основі затвердженого прототипу платіжного календаря ми допомогли клієнту реалізувати його автоматизацію, а саме впровадити в облікову систему.

Автоматизація допомогла:

• скоротити трудовитрати бухгалтера на внесення платежів вручну (зараз платежі створюються виходячи із заявки ініціатора);
• зробити платіжну процедуру максимально простою та зрозумілою (всі бюджети та заявки вносяться до облікової системи);
• з'явилася можливість аналізувати рух коштів;
• менеджер завчасно отримує інформацію на електронну пошту про наближення валютного контролю з експорту послуг (скорочення ризиків несвоєчасного заходу валютної виручки).

Цікаво: Права на софт для IT стартапу в Україні

Навіщо контролювати терміни ЗЕД операцій в ІТ компанії?

У цій статті ми кілька разів згадували про обов'язковість контролю термінів ЗЕД операцій. Чому це так важливо?

Граничний термін ЗЕД розрахунків - це період часу, протягом якого має відбутися закриття операції з ЗЕД-контракту. Нехтування граничним терміном тягне за собою штраф у розмірі від 17 до 51 тис. грн і нарахування пені у розмірі 0,3% за кожен день прострочення (валютна виручка, що не вчасно зайшла, або несвоєчасно імпортована послуга/товар).

Примітка: розмір пені не може бути вищим за суму заборгованості.

На 01.10.2022 року діють такі граничні валютні строки:

• 180 днів - для операцій здійснених після 05.04.2022 р;
• 365 днів - для операцій здійснених до 24.02.2022 р.

Наприклад, якщо ви надали клієнту послугу або товар 06.04.22, у вас є 180 календарних днів, щоб гроші клієнта надійшли на розрахунковий рахунок. З 181 дня починає нараховуватись пеня у розмірі 0,3% від суми заборгованості. Аналогічна ситуація, якщо ви здійснили передоплату з імпорту послуги/товару.

Користь від впровадження платіжного календаря полягає в:

• управлінні грошовими потоками, що дозволило визначити розмір «вільних» коштів та розмістити їх на депозитному рахунку (це дозволило залучити додатковий дохід у розмірі 320 тис. грн на рік);
• автоматизації казначейського процесу (скорочення трудовитрат бухгалтерії та керівного персоналу);
• впровадженні послідовного підходу в компанії та уникнення фінансового «хаосу» - кожен співробітник працює в рамках платіжної процедури та дотримання її термінів;
• розумінні платіжних термінів з клієнтом (про які відстрочки платежу необхідно домовлятися з постачальниками та підрядниками);
• автоматизації контролю ЗЕД розрахунків – менеджер повідомлений про настання граничного терміну ЗЕД розрахунків за 2 тижні (це дозволило уникнути нарахування пені у розмірі 21 тис. грн).

Якщо ви хочете витрачати мінімум часу на вирішення платіжних питань, але при цьому бути в курсі фінансового стану вашої компанії – рекомендуємо розглянути впровадження платіжного календаря.

Вартість наших послуг можна дізнатись тут.

Все про ведення діяльності ІТ компаній в Україні тут.