Роботизация учетных процессов в Украине

Каждая эффективная компания находится в постоянной гонке за новшествами, и стремится получить преимущество перед клиентом. Эффективность компании оценивается её финансовым результатом. 

В реалиях современного мира собственник / управленец должен получать информацию о финансовом состоянии своей компании на принципах “здесь и сейчас”, то есть данные о продажах и затратах должны отражаться в учете в момент их возникновения. 

Если Вы поставите такую задачу перед финансовым отделом, сразу же получите в ответ негодование и высказывание “У нас же в отделе не 100 пчел, а только 10 человек. Мы не справимся с этой задачей даже если будем сутками работать. Мы же не роботы”. Действительно, сотрудники не роботы, и не должны ими быть. В данном случае, на помощь сотруднику приходит тот самый робот - искусственный интеллект. 

В рамках нашей услуги по оптимизации процессов учета в украинских компаниях, мы предлагаем автоматизацию или роботизацию учетных процессов. Сегодня мы расскажем подробнее о втором варианте.

Интересно: Как работает автоматизация учетных процессов на практике?

Как внедряется роботизация бухгалтерского и другого учета в компании?

Роботизация процессов - высвобождение человеческого труда от выполнения рутинных задач, через передачу их на робота (искусственный интеллект). Там где автоматизация недостаточно эффективна для упрощения работы сотрудника, вступает в работу искусственный интеллект.

Процесс автоматизации можно описать, как коллаборацию системы и человека. Система формирует данные, исчисляет их, формирует отчеты, а человек принимает решения, анализирует данные и т.д. 

Если же мы говорим о роботизации, её мы представляем как коллаборацию системы и системы. Если автоматизацию дополнить алгоритмами, то уже робот, а не человек, будет управлять автоматизированной системой.

Этапы которые необходимо пройти для налаживания роботизации в компании:

1) Подготовительный этап:

• ознакомление с учетной политикой и плана счетов компании;
• изучение всех бухгалтерско-финансовых процессов;
• анализ порядка и механизмов обработки документов;
• определение трудозатратности каждого процесса;
• определение уровня автоматизации; 
• выявление направлений, которые необходимо роботизировать.

2) Технический этап:

• создание рабочих групп по каждому процессу, который подлежит роботизации;
• утверждение видоизменения желаемого процесса;
• разработка дорожной карты каждого процесса.

3) Этап разработки:

• внедрение дорожной карты процесса в робота.

4) Внедрение:

• тестирование роботизации;
• точечная программная доработка (если возникла потребность);
• обучение персонала.

В случае роботизации, прописывается детальный бизнес-процесс с учетом каждой секунды, движения "мышки", установки "флажка". Описанный бизнес-процесс внедряется в робота, после чего он (робот) отрабатывает поставленную ему задачу.

Например, компания "Y" насчитывает 1 500 клиентов юр. лиц, с которыми согласно учетной политики компании, обязана проводится ежеквартальная сверка взаиморасчетов. Результаты сверки должны быть подтверждены или откорректированы (в случае расхождений) до 10 числа месяца, следующего за отчетным. 

Статистически, на каждый акт сверки без расхождений бухгалтер тратит 10 минут рабочего времени. При 8-ми часовом дне, бухгалтер сможет обработать только 48 клиентов, соответственно чтобы справится до 10-го числа нужны дополнительные сотрудники-помощники.

В нашем случае, помощником может выступить робот, который выполнит данную функцию вместо 8 рабочих часов за 10-15 минут. Задача бухгалтера в данном процессе - только провести анализ отклонений (если такие выявлены), все остальное время работы робота бухгалтер занят своими функциональными задачами.

Интересно: Учет затрат на разработку нового продукта

Какие преимущества дает роботизация учета в компании?

• Робот не имеет ограничений во времени, он может работать 24/7.
• Сокращение трудозатрат сотрудников на выполнение повторяющихся операционных задач.
• Процесс выполняется без ошибок (если говорить об сотрудниках - человеческий фактор всегда присущ в работе).
• Скорость обработки данных на 70-80% выше человека.

Если говорить о стоимости роботизации, то она включает приобретение непосредственно робота (от 10 000$), и вспомогательные услуги по его настройке. В Украине разработкой таких роботов с искусственным интеллектом занимается компания IBM. Заказчик может приобрести робота, и по собственному желанию настроить его на несколько направлений. Например, бухгалтерия, продажи, обработка заказов и др. Настройкой занимается программист по инструкциям от бухгалтера-специалиста нашей компании.

Максимальную выгоду от внедрения роботизации Ваш бизнес получит если:

• он попадает под критерии определения среднего и большого бизнеса;
• количество ежедневных повторяющихся операций более 500;
• бизнес-процессы и внутренняя политика Вашего бизнеса детально прописаны;
• процессы максимально автоматизированы;
• сотрудники выполняют работу по описанному процессу, не отклоняясь от него (сотрудником не принимается решение, не проводится анализ или другая интеллектуальная работа);
• вы не боитесь изменить стандартные правила учета в сторону современных улучшений.

Наша компания обеспечивает юридическую защиту проекта и услуги бухгалтера-эксперта по роботизации. Для начала же, мы проведем анализ процессов в вашей компании, и предоставим рекомендации относительно рисков и преимуществ автоматизации или роботизации именно для вашего бизнеса.

Стоимость услуг можно узнать тут.

Важно! Напомним, что роботизация - не единственный возможный путь оптимизации учетных процессов. В первую очередь чаще рассматривается автоматизация, так как она в разы дешевле и проще в настройке. В случае, когда автоматизация бессильна, или когда это сразу целесообразнее, приходят к использованию роботов. 

Вы хотите оптимизировать ведение учетов в вашей компании? Обращайтесь к нам! 

Автоматизация и роботизация учетных процессов в Украине.