Учет затрат на разработку нового продукта в Украине

Современный мир постоянно находится в процессе изменения и улучшения. Компании живут в погоне за новыми идеями, которые смогут удовлетворить потребности клиентов и рынка.

Компания-производитель на этапе создания или планирования нового продукта (лекарства, косметики, упаковки, любых других товаров или технологий и т.п.) проходит путь от создания идеи до MVP (минимальный конечный продукт с которым можно выйти на рынок и предложить его покупателю). Процесс от создания идеи до MVP может занимать месяцы и годы, а затраты понесенные в этом периоде должны быть правильно учтены, и по возможности - оптимизированы, так как они влияют на конечный финансовый результат компании.

Что такое разработка нового продукта и её этапы

Разработка нового продукта - это длительный, многоуровневый процесс создания и вывода нового продукта / услуги / технологии на рынок.

В стандартном случае, разработка продукта происходит в несколько этапов:

1. Формирование идеи.
2. Исследования - параллельно проводится маркетинговый анализ и лабораторные / практические исследования.
3. Разработка продукта - происходит разработка, проектирование, конструирование продукта или же разработка технического задания.
4. Изготовление опытных образцов - производство малых партий продукта, которые можно тестировать как MVP, если речь идет о продукте. Когда мы говорим об услуге - это может быть, например, Beta-версия сайта, с помощью которого мы готовы начать продавать наши услуги.

Интересно: Чем отличается учет иностранной и украинской компании в Украине?

Особенности учета затрат на каждом этапе разработки продукта

На каждом этапе жизненного цикла продукта, которые мы описали ранее, задействован персонал, подрядчики и вспомогательные материалы, которые помогают достичь результата. 

С целью избежания искажения финансового результата компании в целом, и финансовых показателей по проекту нового продукта, рассмотрим критерии правильного отражения затрат на каждом этапе разработки продукта.

На этапе исследования проводятся запланированные компанией опыты, которые проводятся впервые. Цель данных исследований - получение или понимание новых научных и технических заданий. Данные работы могут проводится самостоятельно компанией (если она имеет специалистов и материально-техническое обеспечение в данной сфере) или же с помощью подрядчиков. 

На данном этапе компания несет следующие затраты (но, не ограничиваясь): 

• зарплаты для сотрудников, которые заняты в выполнении исследований;
• оплата услуг других организаций / подрядчиков;
• прочие расходы, связанные с исследованием.

Затраты на данном этапе не признаются нематериальными активами, а учитываются в составе расходов в периоде их осуществления. В бухгалтерском учете данные затраты относят в прочие операционные расходы, счет учета 941 ”Расходы на исследования и  разработки”.

Если на этапе исследований получены положительные результаты, то предприятие переходит на следующий этап - разработка нового вида продукта.

На этапе разработки продукта происходит физическая разработка / конструирование. Аналогично исследованию, если у предприятия есть собственная интеллектуальная и материальная база - разработка проводится собственными силами. В ином случае привлекаются подрядчики. 

Этап разработки может включать следующие расходы (но, не ограничиваясь):

• оплата труда конструкторов, проектировщиков, чертежников, технологов;
• оплата работ сторонних организаций;
• расходы на материалы для конструирования;
• прочие расходы, связанные с данным этапом разработки.

На данном этапе, мы имеем достаточно информации о новом продукте / технологии / услуги, можем определить наши ожидания и выгоды от его продвижения на рынок.

Расходы понесенные на данном этапе мы можем капитализировать в нематериальный актив, или же отнести в расходы периода, в котором мы их понесли. 

Капитализация (создание нематериального актива) допускается, если:

• есть намерения, техническая возможность и ресурсы для доведения нематериального актива до состояния, в котором он пригоден к использованию (актив полностью готов и не нуждается в доработках);
• есть возможность получения будущих экономических выгод (продажа объекта, получение роялти, создание франшизы);
• имеем полную информацию для достоверного определения расходов, связанных с разработкой данного нематериального актива.

Если вы хотите в дальнейшем оформить право на новый объект промышленной собственности, например, получить право на изобретение, ноу-хау или промышленный образец. А также планируете в будущем его продать, предоставить в пользование или “монетизировать” другим путем, тогда расходы признаются нематериальным активом.

Если результат разработок не соответствует критериям нематериального актива (которые мы описывали ранее), понесенные затраты относятся в текущие расходы предприятия.

Какая разница и выгода обоих случаев? В первом случае, мы создаем объект, который сможем реализовать. После создания нематериального актива, он числится на балансе предприятия, и попадает в затраты через амортизацию, на протяжении срока эксплуатации. Соответственно, выбор влияет на финансовый результат нескольких периодов, в которых он будет амортизироваться. 

В случае прямого отражения в затраты, финансовый результат уменьшится единожды,  в том периоде, в котором мы понесли расходы.

Финальным в цикле разработки есть изготовление опытных образцов. В расходы данного этапа относятся:

• стоимость использованного сырья и материалов;
• расходы на оплату труда;
• амортизация оборудования;
• услуги подрядчиков;
• прочие расходы.

Все расходы, понесенные на данном этапе, формируют себестоимость опытно-промышленной серии продукта, или относятся в затраты текущего периода.

Интересно: Нужно ли начислять зарплату директору, если он же собственник?

Учет НДС затрат на этапах разработки нового продукта

Согласно действующему Налоговому кодексу, вся сумма входящего НДС по расходам на проведение исследований, разработки новой продукции относится в налоговый кредит (согласно п.198.3 НКУ), при условии наличия зарегистрированной в ЕРНН налоговой накладной и оформленной в соответствии с требованиями п.201.1 НКУ. 

Компенсирующие налоговые накладные и доначисления НДС не проводятся. 

Документальное оформление этапов разработки нового продукта. Подтверждение понесенных затрат

Предприятие в котором происходят разработки новых продуктов / услуг / технологий должны создать Политику разработки нового продукта, в которой будут изложены все нормы, правила, нюансы прохождения этапов разработки и их документальное оформление. 

На каждом из этапов нужно оформить определенный набор документов. 

Этап формирование идеи :

• Служебная записка, которая включает: идею конечного продукта, методи реализации / пути достижения цели; целевую аудиторию; коммерческую выгоду.
• Приказ на начало этапа разработки продукта (если идея утверждена руководителем).
• Бизнес-план проекта - описание сути проекта, подтверждена финансовыми показателями.
• План инвестиций - финансовый план привлечения инвестиционных средств в проект.
• Приказ на закрепление сотрудников участвующих в проекте - закрепление сотрудников, которые принимают участие в проекте с целью дальнейшего высвобождения их от других функциональных обязанностей.

Этап исследования : 

• Техническое задание - документ, определяющий цель, структуру, свойства и методы проекта.
• Смета расходов на проведение исследования - план расходов, которые необходимо понести на данном этапе разработки (собственные расходы и привлечение подрядчиков). 
• Приказ об отнесении расходов понесенных на данном этапе в текущие расходы проекта.

Этап разработки продукта:

• Техническое задание.
• Смета расходов на проведение исследования.
• Спецификация на товар / услугу - перечень расходов, которые формируют себестоимость продукта.
• Перечень подрядчиков, задействованных в проекте - подрядчики и договора с ними закрепляются за определенным проектом.
• Приказ о принятии решения создать нематериальный актив (в случае соответствия продукта понятию нематериальный актив) - документ, на основании которого начинается процесс оформления прав на объекты промышленной собственности (право на изобретение, модель, промышленный образец, ноу-хау) и другие.
• Протокол оценки стоимости нематериального актива.
• Приказ о постановке нематериального актива на учет (бухгалтерский баланс).
• Приказ об отнесении расходов понесенных на данном этапе в текущие расходы проекта (если продукт не попадает под понятие нематериальный актив).

Этап изготовления опытных образцов :

• Технологическая карта - основной документ технологической документации, в которой описывается технология производства, объемы работ, средства производства и рабочая сила необходима для выполнения процесса.
• Спецификация производства -перечень расходов, которые формируют себестоимость продукта.
• Отчет производства (для товара) - документ, подтверждающий выпуск продукции.
• Перемещение продукции на склад (для товара) - документ, подтверждающий перемещение продукта из помещений производства на склад.

Документация, описанная выше, является примером, и может быть дополнена и откорректирована в зависимости от индивидуальности деятельности компании.

Наша компания предлагает вам:

• Юридический аудит процесса разработки нового продукта и рекомендации относительно оптимизации затрат, ведения бухгалтерского учета;
• Консультации юриста и бухгалтера относительно процесса разработки нового продукта и сопутствующих вопросов: патент, авторское право, договора и т.д.;
• Помощь с формированием пакетов документов на каждом этапе разработки нового продукта;
• Ведение бухгалтерского учета командой юристов и бухгалтеров для вашего проекта на аутсорсе. 

Стоимость услуг вы можете узнать тут, или обратиться к нашим специалистам за формированием персонального пакета услуг.

Не нашли ответ на свой вопрос?

Все о ведении бухгалтерского учета в Украине тут.

Вопросы-ответы для украинского бизнеса тут.