Аутстаффинг в 2023 году: Учет зарплат и кадровые вопросы

В связи с тем, что невыполнение каких либо требований по законодательству, например, несвоевременная выплата заработной платы, или нарушение норм работы часов в неделю, в части сотрудников - это ущемление их прав, то за соблюдением норм в кадровых и зарплатных вопросах особенно пристально наблюдают не только налоговые службы, но и службы социальной защиты, пенсионный фонд, охрана труда. 

Особенно сложной ситуация может показаться компаниям, которые предлагают услуги аутстаффинга. Ведь, по сути, даже сама деятельность подобного рода, на данный момент, является не до конца урегулированной украинским законодательством. А с другой - является весьма перспективной формой ведения бизнеса. 

Аутстаффинг - слово, давно известное за рубежом. Неудивительно, что многие иностранные компании желают вести в Украине бизнес именно таким образом.  Сегодня бухгалтер юридической фирмы “Правовая помощь” расскажет об особенностях бухгалтерского и кадрового учета аутстаффинговой компании.

Интересно: Как открыть аутстаффинговую компанию?

Какую ответственность несет предприятие при ведении кадрового и бухгалтерского учета?

Мы искренне считаем, что аутстаффинговому предприятию трудно справиться без профессионала по кадрам и бухгалтера по заработной плате. Слишком просто упустить важные моменты кадрового делопроизводства, и вспомнить о них в уже моменты проверок от органов охраны труда. Сейчас, после карантина, эта служба первая вышла на проверки СПД. При этом, за отсутствие табеля рабочего времени, назначается штраф в размере 1 минимальной заработной платы (на 2021 год - 4723 грн) на каждого сотрудника. 

Также нужно учитывать что с февраля 2020 года штраф в размере 1 минимальной заработной платы начисляют на каждое нарушение трудового законодательства, а это может быть:

• нарушение испытательного срока и его условий;
• несоответствие фактически выполняемой работы с установленной специальности (например, когда работник в приказе на прием на работу указан как сварщик, а работает каменщиком);
• нарушение норм рабочего времени (более 40 часов в неделю или других норм, установленных КЗоТ Украины);
• невыполнение условий для работающих сотрудников с гарантиями согласно КЗоТУ (инвалидам, несовершеннолетним, матерям-одиночкам и т.д.).

Интересно: Пример релокации иностранных работников в Украину

Также возможны штрафы в таких размерах:

• Штрафы в 10-ти кратном размере мзп (на 2021 год 1 мзп - 4743 грн, соответственно вся сумма штрафа 47 430 грн)  – назначаются за допуск на работу без оформления трудового договора либо оформления на неполный рабочее время, при выполнении полного. А также за неуплату налогов при перечислении з/п. Повторное нарушение влечет за собой штраф в размере 30-ти минимальных заработных плат (142 290 грн.). При выборе упрощенного налогообложения 1-3 группы, выявление нарушения в первый раз влечет за собой предупреждение, а вот уже повторное - тот же штраф в 30-ти кратном размере мзп.
• Штрафы в 2-х кратном размере з/п за каждого сотрудника – при несоблюдении минимальных гарантий по оплате труда ( несвоевременная оплата 2-раза в месяц, несоблюдение индексации заработной платы, несоблюдение правил начисления и выплаты отпускных и т.д.).
• Штрафы в 3-х кратном размере минимальной заработной платы - то есть 14 229 грн - будут начислены при недопуске инспектора на предприятие с целью определений условий труда. Штрафы в 6-ти кратном размере (28 458 грн) - при препятствии проверки на предмет выявления сотрудников без оформления трудовых отношений.

Отдельно отметим штрафы за отсутствие начислений индексации. Ежемесячно заработная плата, согласно законодательству,  должна индексироваться в зависимости от индекса инфляции. Отсутствие индексации при проверке органов Гоструда, приводит к финансовым санкциям в размере 10 минимальных заработных плат. В то же время излишне начисленная индексация может послужить поводом для вычета суммы из расходов предприятия, что увеличивает налогооблагаемую прибыль и налог.

Штрафов много и не всегда их можно избежать, но опытный бухгалтер поможет от них предостеречь или, хотя бы, минимизировать.

Организация выплаты заработных плат в аутстаффинговой компании

Казалось бы расчет заработных плат может делать любой бухгалтер, однако это не всегда так. Сложность организации процесса учета именно аутстаффинговой компании состоит, например, в части начисления ставок в случае посменного графика, либо неполной рабочей недели. Кроме того, наши специалисты предлагают не только услуги по выплате зарплаты и ведению бухгалтерского учета, а и віполнение менеджерских функций сотрудников Вашей компании, т.е. управление внутренним штатом, решение текущих вопросов по выплатам, кадрам и т.д.

Выплата заработной платы производится 2 раза в месяц. Чаще всего сейчас заработную плату перечисляют на карточные счета сотрудников. Практически любые банки открывают зарплатные проекты, которые несколько экономят на банковских услугах по перечислению заработных плат. К тому же сейчас уже есть возможность привязать карточку сотрудника к любому банку. 

При наличии РРО и ведения наличных денежных средств, заработную плату можно выплатить и из кассы предприятия. В данном случае, обязательное перечисление налогов в день выплаты.   

Интересно: Примеры заключения трудовых договоров аутстаффинговых компаний

Учет каких выплат еще нужно вести?

Кроме ставки/оклада, существует еще ряд выплат, которые учитываются в фонд оплаты труда: больничные, отпускные, некоторые виды материальной помощи и премий, и прочие. Назовем тут некоторые нюансы их учета. Особенно пристальное внимание стоит обратить на начисление и выплату больничных листов - все сотрудники болеют, но не каждый бухгалтер умеет начислять больничные. Нужно учесть: правильность заполнения самого больничного листа, рассчитать стаж работы, учесть все выплаты, которые нужно взять в расчет больничного и т.д. 

К тому же больничный лист свыше 6 дней оплачивается фондом социального страхования. Этим же фондом финансируются и другие виды больничных листов - по беременности и родам, на санаторно-курортное лечение и прочие. Для возмещения расходов на больничные листы необходимо подать заявку в Фонд с расчетом. При обнаружении ошибки при начислении больничного, фонд накладывает штрафы - 50% неправомерно выплаченной суммы. 

Что касается начисления отпускных выплат, то тут важно правильно рассчитать их размер, взять в расчет все причитающиеся выплаты, и не забыть их выплатить в срок за 3 рабочих дня до самого отпуска.

Законодательство регулярно меняется, меняются ставки и индексы. С 1 июля 2020 года незапланировано увеличили прожиточный минимум, который ежегодно устанавливается в бюджет. Его увеличение ведет за собой изменения некоторых налогов и льгот, например, увеличение минимальной суммы  заработной платы на которую применяется льгота по начислению налога на доходы. С сентября также планируется повышение минимальной заработной платы. 

Если Вы планируете открыть аутстаффинговую компанию, подумайте заранее об услугах бухгалтера на аутсорсе - это сэкономит Вам деньги не только на штатную бухгалтерию, но еще и на возможных штрафах.

Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, переходите по ссылкам:

Узнать больше про бухгалтерский учет и его организацию