Использование факсимиле в финансово-хозяйственной деятельности. Часть 2

Данная статья является второй в серии публикаций об использовании факсимильной подписи. В предыдущей статье рассматривались общие вопросы данной проблематики.

Наиболее проблематичной является ситуация с применением факсимиле для подписания первичных и расчетно-кассовых документов.  Это особенно важно, поскольку специфика оформления этих документов влияет на величину объекта налогообложения, регламентирует процесс получения и расходования денежных средств.

Термин «первичные документы» закреплен в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного Приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88.  Согласно п. 2.1 данного Положения, первичные документы – это документы в письменной или электронной форме, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Согласно п. 2.5. Положения № 88 использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, иными актами гражданского законодательства. Пункты 2.8 и 2.9 Положения № 88 закрепляют важную норму о том, что дополнительные требования к порядку составления первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества  предусматриваются иными нормативно-правовыми актами.

Таким образом, использование факсимильной подписи при оформлении первичных документов допускается, если на это нет прямого или косвенного  запрещения, установленного нормативно-правовыми актами.

Законодательством Украины четко оговорены случаи, когда применение факсимиле не  разрешается. Ниже приведен перечень таких документов и нормативно-правовой акт, который регулирует соответствующий порядок оформления:

- денежные чеки – п. 1.9. главы 1 раздела IVИнструкции о ведении кассовых операций банками в Украине, утвержденной постановлением Правления НБУ от 01.06.2011 г. № 174;

- расчетные документы – п. 2.8 главы 2 Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22. В этой Инструкции под расчетным документом понимается документ на бумажном носителе, содержащий поручение (требование) о перечислении средств со счета плательщика на счет получателя;

- расчетные чеки – п. 7.6. главы 7 Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22;

- платежные поручения – п. 2.2. главы 2 Положения о порядке осуществления безналичных расчетов в национальной денежной единице Украины в особый период», утвержденного Постановлением Правления НБУ от 23.12.2003 г. № 577;

- в расходном кассовом ордере расписывается лицо, получающее наличность из кассы – п. 3.5 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637. Исключение составляет получение денежных средств по доверенности;

- вексель -  ст.5 Закона Украины от 05.04.2001 г. № 2374-III «Об обращении векселей в Украине»;

- платежное поручение в иностранной валюте или банковских металлах – п. 2.1. Положения о порядке исполнения банками документов на перевод, принудительное списание и арест средств в иностранных валютах и банковских металлах, утвержденное постановлением Правления НБУ от 28.07.2008 г. № 216;

- налоговые накладные и налоговая отчетность – Приказ ГНС Украины №1047 от 22.11.2012 «Об утверждении обобщающей налоговой консультации по вопросам применения факсимиле при составлении первичных документов, документов бухгалтерской и налоговой отчетности».

Исходя из данной консультации, иные документы (счета, акты приема-передачи, товарно-транспортные накладные и др.) могут подписываться с помощью факсимиле.  Во избежание конфликтов с налоговыми органами применение факсимиле следует закрепить  каким-либо документом, о чем подробно рассказывалось в первой части консультации.