Використання факсиміле у фінансово-господарській діяльності. Частина 2

Дана стаття є другою в серії публікацій про використання факсимільного підпису. У попередній статті розглядалися загальні питання даної проблематики.

Найбільш проблематичною є ситуація із застосуванням факсиміле для підписання первинних і розрахунково-касових документів. Це особливо важливо, оскільки специфіка оформлення цих документів впливає на величину об'єкта оподаткування, регламентує процес отримання і витрачання грошових коштів.

Термін «первинні документи» закріплений в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р № 88. Згідно п. 2.1 даного Положення, первинні документи - це документи в письмовій або електронній формі, які фіксують і підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Згідно п. 2.5. Положення № 88 використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства. Пункти 2.8 і 2.9 Положення № 88 закріплюють важливу норму про те, що додаткові вимоги до порядку складання первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна передбачаються іншими нормативно-правовими актами.

Таким чином, використання факсимільного підпису при оформленні первинних документів допускається, якщо на це немає прямої чи непрямої заборони, встановленої нормативно-правовими актами.

Законодавством України чітко обумовлені випадки, коли застосування факсиміле не дозволяється. Нижче наведено перелік таких документів і нормативно-правовий акт, який регулює відповідний порядок оформлення:

- Грошові чеки - п. 1.9. глави 1 розділу IV Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні, затвердженої постановою Правління НБУ від 01.06.2011 р № 174;

- Розрахункові документи - п. 2.8 глави 2 Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої постановою Правління НБУ від 21.01.2004 р № 22. У цій Інструкції під розрахунковим документом розуміється документ на паперовому носії, що містить доручення (вимогу) про перерахування коштів з рахунку платника на рахунок отримувача;

- Розрахункові чеки - п. 7.6. глави 7 Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої постановою Правління НБУ від 21.01.2004 р № 22;

- Платіжні доручення - п. 2.2. глави 2 Положення про порядок здійснення безготівкових розрахунків у національній грошовій одиниці України в особливий період», затвердженого Постановою Правління НБУ від 23.12.2003 р № 577;

- У видатковому касовому ордері розписується особа, яка отримує готівку з каси - п. 3.5 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р № 637. Виняток становить одержання грошових коштів за дорученням;

- Вексель - ст.5 Закону України від 05.04.2001 р № 2374-III «Про обіг векселів в Україні»;

- Платіжне доручення в іноземній валюті або банківських металах - п. 2.1. Положення про порядок виконання банками документів на переказ, примусове списання і арешт коштів в іноземних валютах і банківських металах, затверджене постановою Правління НБУ від 28.07.2008 р № 216;

- Податкові накладні та податкова звітність - Наказ ДПС України №1047 від 22.11.2012 «Про затвердження узагальнюючої податкової консультації з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності».

Виходячи з даної консультації, інші документи (рахунки, акти прийому-передачі, товарно-транспортні накладні та ін.) можуть підписуватися за допомогою факсиміле. Щоб уникнути конфліктів з податковими органами застосування факсиміле слід закріпити якимось документом, про що докладно розповідалося в першій частині консультації.