Бухгалтерский и налоговый аудит операций по оплате труда: как надежный аудитор помогает бизнесу

Аудит расчетов по оплате труда обеспечивает собственнику и бухгалтеру уверенность в соответствии учета предприятия трудовому и налоговому законодательству. Наши специалисты многие годы используют его для защиты клиентов от возможных штрафов и полностью устраняют риск непредвиденных расходов для компании.

Осуществляя бухгалтерский аудит и аудит расчетов по оплате труда, аудиторы нашей юридической компании акцентируют внимание на следующих факторах:

• соблюдении предприятием действующего законодательства по оплате труда;
• отсутствии нарушений условий оплаты труда работников;
• проверке правильности отчислений налогов и сборов по заработной плате.

Мы также исследуем отражение операций в бухгалтерском учете и их правдивость в финансовой отчетности предприятия. Такой подход позволяет охватить все зоны риска, обеспечив надежный внутренний аудит на предприятии. Поэтому наши услуги всегда отличаются высоким качеством исполнения, предоставляют полную финансовую и правовую безопасность каждому клиенту. И в этом материале мы хотим поделиться своим опытом, проговорить важные аспекты проведения аудита, на что аудитору обращать внимание, рассказав об одном из наших кейсов.

Зачем нужен налоговый и бухгалтерский аудит и на что обращать внимание?

Итак, что важно учесть, проводя аудит. Все хозяйственные операции должны быть подтверждены множеством кадровых и бухгалтерских первичных документов. Данные документы должны содержать одинаковую информацию и, если в компании процесс оплаты труда не автоматизирован, очень часто возникают несоответствия, приводящие к ошибкам и рискам начисления штрафов. Самыми распространенными штрафами, с которыми сталкиваются многие предприятия:

• выплата заработной платы в размере меньше минимального размера;
• выплата зарплаты без начисления налогов (ЕСВ, НДФЛ, НД);
• нарушение сроков выплаты заработной платы.

Для снижения рисков допущения ошибок, мы рекомендуем компаниям рассмотреть:

• экспресс-аудит учета и отчетности для представления отчетов в контролирующие органы;
• автоматизацию учета (полностью либо отдельных процессов).

На примере кейса одного из наших клиентов опишем все этапы аудита оплаты труда, и какие именно проблемы владельца бизнеса он решает.

Интересно: Индексация заработной платы ІТ компаний в Украине

Как проводится аудит операций по оплате труда?

К нам обратился один из наших клиентов – владелец косметологического медицинского центра с запросом проведения аудита оплаты труда. Перед нами стояла задача провести этот аудит, поскольку бухгалтер, ответственный за этот участок, планировал увольняться.

Экспресс-аудит осуществлялся в соответствии со следующим планом:

1) Проверка наличия и правильности составления кадровых документов.

2) Проверка сделки по заработной плате:

• правильность начисления заработной платы (в соответствии с кадровыми документами);
• правильность начисления и уплаты налогов по заработной плате.

3) Проверка операций по вознаграждениям (премии сотрудникам):

• правильность документального подтверждения выплат премий;
• правильность начисления премий;
• правильность начисления и выплат налогов по премиям.

4) Правильность отражения оплаты труда в расходах компании.

5) Проверка правильности компенсации соц. пакета:

• правильность документального оформления компенсаций соц. пакета;
• правильность отражения затрат по соц. пакету;
• правильность начисления дополнительного блага.

Главной задачей данного аудита было подтвердить правильность ведения этого участка учета и передачу "чистых" дел новому бухгалтеру. В случае возникновения отклонений – оперативное устранение их бывшим бухгалтером и взыскание с него суммы убытков, понесенных компанией в случае возникновения штрафов. Остановимся на каждом блоке работ подробнее дальше.

Компания Клиента предоставляет услуги медицинской практики и косметологических процедур. Фирма имеет свой штат специалистов: врачи и коммерческий отдел. Работники медицинского центра работают в соответствии с утвержденным графиком, работники коммерческого отдела – по офисному графику (5 дней по 8 рабочих часов). Политика предприятия предусматривает возможность для сотрудников пользоваться социальным пакетом, включающим подарок в виде 1 бесплатной процедуры в центре ежемесячно, а также постоянную 50% скидку на приобретение косметологической продукции.

Этап 1: Проверка наличия и правильности составления кадровых документов

Во время проведения бухгалтерского и налогового аудита операций по оплате труда, мы проверили штатное расписание всех документов по приему/увольнению сотрудников (заявления и приказы), табеля учета рабочего времени.

В процессе аудита было обнаружено несоответствие фактических графиков работы по данным табеля рабочего дня. Фактически медицинский центр работает 7 дней в неделю, а согласно табелям рабочего времени, все сотрудники медицинского центра (а не только коммерческий отдел) работали по 5-дневному графику. Как мы узнали, данная модель работы была принята в компании по упрощению работы бухгалтера в процессе начисления зарплаты. Но такой метод недопустим, поскольку:

• в медицинском центре установлен терминал и кассовый аппарат, согласно которому любой контролирующий орган сможет легко получить информацию о работе центра в выходной день;
• график работы медицинского центра доступен на его вывеске и на сайте.

Результаты аудиторской проверки:

• несоответствие документального графика фактической работе, которая может приравниваться к начислению заработной платы не в полном размере;
• отсутствие положения и приказа об условиях работы в выходной день;
• в табель учета рабочего дня внесен сотрудник, работающий по договору ГПК (который законодательно запрещен и приравнивается к трудовым отношениям сотрудника и компании).

Этап 2. Проверка операций по заработной плате во время аудита

Мы произвели сравнительный расчет заработной платы и начисленных налогов по каждому из сотрудников (на основании имеющихся табелей рабочего времени). В процессе аудита отклонений в правильности расчетов не было обнаружено.

Также в компании работают 2 сотрудника по совместительству, для которых медицинский центр не является основным местом работы. Доход таких работников меньше размера минимальной заработной платы. Аудитор обнаружил, что подтверждающие справки о наличии основного места работы не были предоставлены.

Результаты аудиторской проверки:

• отсутствие подтверждения основного места работы совместителей может привести к начислению ЕСВ.

Этап 3. Проверка операций по вознаграждениям (премии сотрудникам)

В компании существует система и положения о премировании, согласно которым существуют:

• месячные премии по показателям KPI;
• годовые премии (13 зп);
• разовая годовая премия для ТОП-менеджмента.

К первым двум видам премии замечания отсутствуют. В ходе аудита расчетов по оплате труда установлено, что все операции проведены в соответствии с требованиями законодательства и внутренних положений компании.

Однако наш аудитор обнаружил, что разовая годовая премия для ТОП-менеджмента внутри компании называется "дивидендами", но по своей сути является дополнительным вознаграждением за достижение годовых финансовых показателей и подлежит налогообложению в соответствии с общими правилами налогообложения заработной платы. При отражении такой операции в учете бухгалтер не проверил, что получатели этой премии-«дивидендов» не являются учредителями компании и провел налогообложение по 5% НДФЛ вместо 18%.

Результаты аудиторской проверки:

• наименование годовой премии во внутренних документах не соответствует ее фактической сущности;
• недоначисление и уплата НДФЛ не в полной мере (13%).

Этап 4. Правильность отражения оплаты труда в расходах предприятия

• Заработная плата сотрудников медицинского центра является себестоимостью предоставляемых услуг и должна включаться в производственную себестоимость, которая формируется на статье баланса “Незавершенное производство”.
• Заработная плата коммерческого отдела является коммерческими расходами и включается в сбытовые расходы.
• Заработная плата административного персонала (управленца) формирует административные расходы.

В ходе проведения внутреннего аудита наш аудитор выявил следующие неточности в учете медицинского центра: заработная плата как сотрудников коммерческого отдела, так и сотрудников медицинского центра отражается в сбытовых расходах, что является нарушением положений бухгалтерских стандартов и приводит к искажению себестоимости реализуемых услуг.

Результаты аудиторской проверки:

• некорректное отражение расходов по заработной плате работников медицинского центра.

Этап 5. Проверка компенсации соц. пакета

Как мы уже говорили ранее, социальный пакет компании включает в себя:

• 1 бесплатная процедура медицинского центра (в месяц);
• 50% скидка на покупку косметологической продукции.

Первоначальные документы, подтверждающие закупочную цену косметологической продукции, подтвердили, что продажа со скидкой в 50% не приводит к продаже ниже себестоимости. В таком случае сотрудник оплачивает продукцию, позволяющую избежать начисления доп. блага.

Чего не скажешь о первом виде соц. пакета – процедура в подарок. Предоставляя бесплатную услугу своим сотрудникам, компания предоставляет им дополнительное благо в натуральном виде, поскольку:

• может проследить, кто совершал процедуру/получал услугу;
• знает стоимость данной услуги.

Компания не проводила официального начисления дополнительных благ для своих сотрудников, что создает риск начисления штрафов в случае неподтверждения перед фискальными органами расходов по списанию материалов для проведения процедур и занятости работника в момент их выполнения.

Результаты аудиторской проверки:

• отсутствие начисления налогов с соц. пакета, но наличие информации о соц. пакете как на сайте компании (в разделе Вакансии), так и во внутренней политике.

Результаты экспресс-аудита показывают, что выявленные отклонения в большей степени свидетельствуют о необходимости привести в соответствие сведениям внутренних политик с правилами трудового и налогового законодательства.

Нашим специалистам были предложены рекомендации по исправлению выявленных отклонений:

1. Разработать правила внутреннего распорядка, при котором зафиксировать применение различных графиков работы для подразделений компании.
2. Разработать правила табелирования и вести табели в соответствии с фактической отработкой сотрудников. Некорректные (старые) табели рабочего времени поправить под фактические графики работы сотрудников медицинского центра.
3. Установить дополнительный контроль (автоматизация на программном уровне) документации сотрудников по совместительству и договорам ГПК.
4. Разработать политику выплат вознаграждений сотрудникам и участникам.
5. Произвести настройку правильности отображения расходов по заработной плате (настройка учетной системы).
6. Социальный пакет: разработать механизм получения информации об услугах и механизме автоматического начисления налогов по ним (автоматизация учета).

Владелец бизнеса принял наши рекомендации и заинтересовался процессом автоматизации. Мы помогли ему не только определить текущие отклонения в его учете, которые были обнаружены в ходе кропотливого проведения бухгалтерского и налогового аудита операций по оплате труда, но и провести автоматизацию с целью дальнейшего их недопущения.

Интересно: Как работает автоматизация и роботизация бухгалтерского учета для компании?

Аудит расчетов по оплате труда предприятия: какая польза владельцу от проведения аудита

Следовательно, отсутствие аудита у компании увеличивает риск начисления штрафов при прохождении проверок контролирующими органами.

Главные выгоды владельца:

• анализ финансовой деятельности компании – позволяет владельцу быть уверенным в отсутствии умышленных действий со стороны сотрудников;
• метод страховки бухгалтера перед подачей отчетности – выявление механических ошибок;
• подтверждение правильности учета компании перед участниками и контролирующими органами.

Аудит расчетов по оплате труда включает:

• проверку соответствия учета трудовому законодательству;
• проверку соответствия учета налоговому законодательству;
• проверку правильности начисления заработной платы, отпусков, больничных, других выплат, входящих в оплату труда;
• проверку правильности начисления, удержания налогов, сборов и их уплаты в бюджет;
• проверку правильности отражения оплаты труда в расходах предприятия;
• проверку законности оформления трудовых отношений с сотрудниками.

В чем заключаются наши отличия от конкурентов? Мы предлагаем нашим клиентам индивидуальный подход и многолетний опыт. При проверке оплаты труда, наши аудиторы проводят кропотливый анализ, чтобы убедиться – предприятие соблюдает все действующие законодательные нормы, отсутствуют нарушения условий оплаты труда работников, верно отражено налогообложение зарплаты. В случае обнаружения ошибок, реагируем быстро и эффективно, предлагая оптимальное решение, учитывая особенности каждой отдельной деятельности.

Наши услуги всегда отличаются высоким качеством и гарантией экспертного подхода, поэтому нам доверяют. Обращайтесь к нам, чтобы обеспечить надежный бухгалтерский и налоговый аудит операций по оплате труда в вашей компании.

Стоимость аудита учетных процессов можно узнать здесь.

Стоимость автоматизации учетных процессов, если вы готовы к такому шагу, можно узнать здесь.