Бухгалтерский и налоговый учет стоматологических клиник и кабинетов

Стоматология – одно из направлений медицины, занимающее значительную часть на рынке частных медицинских услуг.

Несмотря на быстрое развитие частной медицины, открытие стоматологического кабинета является довольно сложным процессом. Необходимо оформить не только множество документов, но и учесть все нюансы, позволяющие получить лицензию и начать бизнес.

В процессе открытия стоматологической клиники (кабинета) у владельца возникает множество вопросов:

• Как получить лицензию на медицинскую практику?
• Нужно ли официально оформлять помещение и оборудование?
• Кто может являться сотрудниками стоматологии?
• Какую систему налогообложения выбрать для стоматологии?
• Нужен ли бухгалтер и какие документы должны быть в наличии?
• Когда, куда и как платить налоги и представлять отчетность?
• Нужен ли кассовый аппарат в стоматологии?
• Остальные организационные вопросы.

Наши специалисты помогут найти ответы и сэкономят время, взяв на себя организацию юридических и бухгалтерских процессов.

Интересно: Алгоритм действий, когда в медицинское учреждение пришел недовольный пациент

Учетная политика. Что нужно обязательно отметить и почему не рекомендуем писать ее по шаблону?

Основой бухгалтерского учета любой компании (в т.ч. стоматологических клиник и кабинетов) есть учетная политика.

Учетная политика – это правила бухгалтерского и налогового учета, не противоречащие действующему законодательству, но адаптированные непосредственно под деятельность определенного бизнеса. Практически это база формирования бухгалтерских действий.

К примеру, в учетной политике отмечают:

• формы первичных документов, по которым работает компания (кто-то использует типичные формы, а кто-то разрабатывает индивидуально под себя);
• ответственность лиц (у кого-то бухгалтерский учет ведет аутсорсинговая бухгалтерия, а у кого-то управляющий клиникой);
• принципы признания активов (для кого-то актив за 7 тыс. грн является основным средством, а для кого-то актив за 30 тыс. грн является расходным материалом);
• кто-то использует 5-дневный рабочий график, а кто-то чередование и т.д.

Максимально детальное отображение процессов клиники в учетной политике (на старте работы) позволяет избежать финансовых коллапсов и лишних вопросов со стороны контролирующих органов.

В начале деятельности ответственность за формирование учетной политики возложена на собственника бизнеса. Очень часто компании считают составление учетной политики излишней тратой времени и используют шаблонную политику из доступных Интернет-ресурсов.

Однако подобные действия приводят к:

• несоответствию данных учета и указанных в политике правил (данные противоречат между собой);
• чрезмерной налоговой нагрузке (например, оборудование не отразилось в балансе, а оно должно считаться в активах компании и постепенно амортизироваться с параллельным увеличением расходов);
• отсутствию взаимодействия рабочего персонала и бухгалтерской службы (сотрудники стоматологического кабинета уже давно использовали расходные материалы, но не подготовили документы, и бухгалтерия не списала их);
• не отражению дохода по РРО.

Все эти риски могут привести к искажению данных финансовой составляющей бизнеса и нежелательному начислению штрафов от 1500 грн до миллионов (в зависимости от содержания и суммы сделки).

Наши специалисты рекомендуют серьезно подойти к вопросу написания учетной политики и обязательно прописать особенности работы вашего бизнеса, а именно акцентировать внимание на:

• правила документооборота (электронный или бумажный);
• формы документов;
• систему учета;
• особенности расчетов с клиентами;
• место предоставления услуг и используемого оборудования;
• расчеты с персоналом;
• расходный материал при оказании услуг;
• формирование себестоимости услуг и цены.

Если у вас есть сомнения в правильном формировании учетной политики, наши специалисты могут взять эту работу на себя.

Учетная политика, Положение (стандарты) бухгалтерского учета и Налоговый кодекс являются основой бухгалтерского учета любой сферы бизнеса. Владелец и бухгалтер (или другое ответственное лицо по ведению бухгалтерского учета) на основе этих документов адаптируют бухгалтерские процессы для ведения бизнеса.

Не имея опыта, часто возникают сложности. Именно поэтому ниже мы расскажем об основных нюансах бухгалтерского учета стоматологического бизнеса.

Интересно: В медицинский центр поступил адвокатский запрос: ответить или отказать?

Денежные средства. Нужна ли касса и РРО в стоматологии?

Работа стоматологической клиники (кабинета) напрямую связана с получением средств от населения (в виде наличных или оплаты через POS-терминал).

Действующее законодательство обязывает бизнесы, предоставляющие услуги населению, осуществлять фискализацию полученных от населения средств с помощью РРО (регистратор расчетных операций). То есть, человек, оплативший услугу, должен получить фискальный чек.

Важно! Чек должен быть именно фискальным. Выдача нефискального чека не допускается действующим законодательством. В момент формирования фискального чека информация о продаже услуги автоматически попадает в реестры Государственной фискальной службы.

За нарушение правил применения РРО (не применение или отражение не всех сделок) применяется штрафная санкция в размере 100% от размера сделки.

То есть если клиент оплатил услугу через POS-терминал на сумму 7 тыс. грн, и на ваш расчетный счет поступили эти средства, но вы забыли провести операцию по РРО, готовьтесь получить штраф в размере 7 тыс. грн.

Обязательность использования РРО применяется как к безналичным (терминальным), так и наличным расчетам.

Важно! За отказ покупателю предоставить возможность осуществить оплату платежной картой – штраф 8500 грн (на 01.10.2022г.).

При наличном расчете у нас возникает логический вопрос: как использовать наличные средства и как они должны попасть на расчетный счет?

Работая с наличными, компания должна придерживаться принципов кассовой дисциплины, а именно:

• касса должна быть в специально оборудованном закрытом помещении;
• компания должна иметь кассира (возможно оформление кассира по совместительству);
• учет наличных денег должен фиксироваться в кассовой книге;
• остаток средств в кассе не должен превышать установленный предел;
• избыток денег (или вся выручка) не позднее утра следующего дня должна быть сдана в банк (лично кассиром или с помощью инкассатора);
• средства могут использоваться для расчетов с подотчетными лицами, выплаты заработной платы.

Важно! Нарушение кассовой дисциплины влечет применение штрафа в размере от 1700 до 17000 грн.

Примечание: Одним из вариантов избежания работы с наличными деньгами и организации кассовой дисциплины является установка в помещении стоматологии платежного терминала (IBox, EasyPay, ПриватБанк и т.п.), с помощью которого посетители смогут наличными оплатить услуги непосредственно на расчетный счет.

Интересно: Договор с адвокатом для медицинского центра

Учет специализированного стоматологического оборудования

Качественные стоматологические услуги не могут предоставляться без специализированного оборудования, которое достаточно дорогостоящее и требует обязательного учета.

Во-первых, не имея помещения (собственного или арендованного) и оборудования (собственного или арендованного), вы не сможете получить лицензию на осуществление медицинской практики. Во-вторых, вы не сможете подтвердить реальность ваших хозяйственных операций перед контролирующими органами, что может привести к прекращению деятельности по решению налоговой службы.

Часто мы встречаем ситуации, когда владельцы используют свои помещения и оборудование в работе стоматологических клиник.

Можно ли так поступать с налоговой точки зрения?

На этот вопрос есть несколько ответов:

Если вы оформлены как ФЛП – да, вы можете использовать собственное имущество в предпринимательской деятельности.

Если вы работаете от имени ООО или ЧП – помещение и оборудование, принадлежащее владельцу компании должно быть (или):

• передано в аренду компании;
• внесено в уставный фонд;
• используется с последующей выплатой компенсации собственнику (в денежном эквиваленте).

В противном случае использование компанией имущества собственника будет расценено контролирующими органами как безвозмездное использование с начислением 18% НДФЛ и 1,5% ВС на рыночную стоимость аренды имущества.

Документы, которые должна иметь стоматологическая клиника для подтверждения наличия основных средств:

• договоры покупки или аренды;
• расходные накладные (при покупке);
• акты приема-передачи (при аренде);
• приказы на ввод в эксплуатацию;
• приказы о назначении материально ответственных лиц (за оборудование);
• расчет амортизации;
• акты модернизации/ремонта (если оборудование подлежало улучшению или ремонту);
• акты поверки (если оборудование подлежит обязательной поверке);
• ежегодные акты инвентаризации.

Интересно: Лицензия на рентген в стоматологии и проведение хирургических операций

Учет запасов и документальное оформление списания

Медикаменты, стоматологические материалы, расходные материалы и множество других средств, которые используют стоматологические кабинеты, играют значимую роль (без них просто невозможно предоставить качественный сервис) и одновременно добавляют больше бухгалтерских проблем.

Все материалы должны храниться в соответствующих помещениях и иметь материально ответственное лицо, отвечающее за поступление, перемещение, списание материалов и их хранение.

Списание материалов должно:

• осуществляться непосредственно после их использования (после процедуры);
• иметь документальное оформление;
• не превышать нормы списания (например, если для 1 процедуры было использовано 100 стаканов, такое списание точно вызовет вопросы у контролирующих органов).

Документы, которые должна стоматологическая клиника для подтверждения учета запасов:

• расходные накладные на получение товара;
• приказ о назначении материально ответственного лица за помещение, где хранятся запасы;
• перемещение (если осуществлялось перемещение между помещениями/кабинетами/клиниками);
• требования-накладные на списание материалов;
• акты списания материалов сверх норм;
• акты списания материалов в случае порчи и брака;
• акты утилизации лекарственных и медицинских средств;
• акты инвентаризации (годовые или квартальные);
• другие документы, связанные с движением запасов.

Важно! Особое внимание в бухгалтерском учете стоматологии следует обратить на утилизацию медицинских, лекарственных средств и учет материалов с содержанием драгоценных материалов.

Утилизация медицинских материалов и лекарственных средств (в случае порчи, брака, окончания срока годности) возможна только с помощью специализированных компаний, имеющих лицензию и мощности для осуществления такой утилизации. Стоматологическая клиника должна найти такую специализированную компанию и заказать у нее услуги по утилизации МВ и ЛС.

Что касается материалов с содержанием драгоценных металлов (коронки, протезы), то они находятся на отдельном счете учета. Отходы, полученные в результате стоматологических манипуляций, не списываются, а передаются на переработку (специализированному переработчику) на основании договора купли-продажи или договора на переработку сырья.

Интересно: Размещение стоматологии в жилом доме: возможно ли?

Обязательно ли и как калькулировать себестоимость услуг?

Да, калькулирование себестоимости стоматологических услуг обязательно. Нарушение этой нормы может привести к:

• убыточности сделки, о которой владелец не будет знать;
• возникновению штрафа за нарушение ведения бухгалтерского учета в размере от 300 грн. до нескольких тысяч (в зависимости от объемов доходов стоматологии).

При оказании стоматологических услуг появляются издержки, которые и являются себестоимостью услуг.

Калькулирование себестоимости – это перечень затрат и их стоимостное выражение. То есть, это затраты, которые понесет компания при выполнении той или иной услуги.

При расчете себестоимости стоматологических услуг используют следующие статьи расходов:

• стоматологические материалы;
• возвратные отходы (например, лом/отходы от коронок или протезов);
• заработная плата медицинских работников (в т.ч. начисление ЕСВ на ФОТ);
• амортизация основных средств;
• общепроизводственные расходы (расходные материалы, аренда помещения, коммунальные услуги и др.);
• другие расходы, связанные с предоставлением услуг.

Производственная калькуляция (определение всех затрат при предоставлении услуги) является основой для формирования полной калькуляции (определение наценки услуги и ее полной стоимости).

Документы, которые должна стоматологическая клиника для подтверждения затрат себестоимости и формирования цены:

• производственная спецификация;
• производственная калькуляция;
• положения об установлении наценки;
• полная калькуляция стоимости услуги.

Налогообложение стоматологического бизнеса в Украине

Одним из важнейших вопросов при открытии бизнеса является оптимальный выбор системы налогообложения.

Стоматологические кабинеты (клиники) могут иметь разные формы собственности: ООО, ЧП или ФЛП.

Относительно системы налогообложения владелец может выбрать:

• общую (18% налога на прибыль + 20% НДС/без НДС);

или

• упрощенную систему налогообложения (5% единого налога или 3% единого налога + 20% НДС).

Обычно новые компании выбирают упрощенную систему налогообложения, и в процессе роста бизнеса переходят на общую систему.

Выбор системы налогообложения зависит от бизнес-плана и целей компании. Если вы сомневаетесь в выборе системы налогообложения, наши специалисты могут рассчитать для вас модель налогового планирования, которая поможет сделать правильный выбор.

Согласно нормам действующего Налогового кодекса Украины, предоставление услуг по здравоохранению учреждения, имеющие лицензию на предоставление таких услуг, освобождаются от налогообложения НДС, за исключением:

• заведений или услуг VIP-класса;
• медицинского осмотра.

Примечание: На законодательном уровне не определено, какие учреждения или услуги подпадают под понятие VIP-класса. Чтобы избежать подменной трактовки контролирующими органами услуг VIP-класса, рекомендуем четко прописать в учетной политике перечень услуг обычного и улучшенного сервиса.

Интересно: Организация работы с лекарственными средствами в клинике

Бухгалтерская и налоговая отчетность медицинского бизнеса

В зависимости от разветвленности стоматологического бизнеса список отчетности может варьироваться. Мы сформировали список обязательных отчетов, которые необходимо подавать в контролирующие органы.

Если ФЛП, ООО или ЧП на упрощенной системе налогообложения:

• Объединенная отчетность по НДФЛ, ВС, ЕСВ (если у вас есть наемный персонал);
• Декларация по единому налогу;
• Финансовая отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах);
• Статистическая отчетность (согласно перечню, определенному службой статистики через год после открытия компании).

Если ООО или ЧП на общей системе налогообложения:

• Декларация по НДС (если вы зарегистрировались плательщиком НДС);
• Объединенная отчетность по НДФЛ, ВС, ЕСВ (если у вас есть наемный персонал);
• Декларация по налогу на прибыль;
• Финансовая отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах);
• Статистическая отчетность (согласно перечню, определенному службой статистики, через год после открытия компании).

Наша компания предоставляет юридические услуги медицинским учреждениям Украины, помогающим обеспечить развитие, функционирование и безопасность медицинского бизнеса. Среди наших услуг:

• помощь в регистрации медицинского учреждения;
• бухгалтерское обслуживание медицинского учреждения;
• аудит деятельности, в том числе бухгалтерского учета, медицинского учреждения;
• договор с адвокатом на хранение документов медицинского учреждения;
• защита интересов медицинского учреждения в государственных органах Украины и т.д.

Стоимость услуг для медицинских учреждений можно узнать здесь.

Стоимость бухгалтерского обслуживания здесь.

Все, что вам нужно знать о получении медицинской лицензии здесь.