Бюджетирование в компании: система финансового планирования и контроля финансовых потоков

На собственников бизнеса возложены обязанности не только по развитию бизнеса, но и в управлении финансовым состоянием компании.

При неправильной организации управленческого и бухгалтерского учета финансовый менеджмент усложняется и занимает значительную часть управленческого времени собственника.

Если вы владелец бизнеса, и хотите эффективно управлять им, рекомендуем вам ввести в компании систему бюджетирования.

Бюджетирование - один из инструментов финансового планирования и контроля, позволяющий:

• оценить цели компании в финансовом плане;
• рационально распределить имеющиеся финансовые ресурсы в обеспечение полноценного функционирования бизнеса;
• прогнозировать желаемый размер поступления финансовых ресурсов;
• установить верхние и нижние пределы расходов;
• установить контроль за достижением показателей продаж;
• осуществлять анализ плановых и фактических показателей деятельности компании.

Сегодня специалисты компании "Правовая помощь" поделятся своим опытом внедрения бюджетирования в компаниях, работающих в Украине.

Интересно: Бухгалтерский аудит нетипичных операций в Украине

Связь: бизнес-план – финансовая модель – бюджетирование – прогнозирование налогов

У вас может возникнуть вопрос «Зачем мне бюджет, если я уже разработал финансовую модель, предусматривающую желаемую прибыль?».

Действительно, перед стартом деятельности бизнеса, собственник разработал:

• бизнес-план, в котором описал цели, которые должна достичь компания;
• финансовую модель - финансовое выражение целей компании (масштабное планирование доходов и расходов и желаемой прибыли).

На практике, эффективное управление деньгами не ограничивается только этими двумя инструментами.

Основными отличиями бюджета от финансовой модели являются:

• Финансовая модель складывается масштабно, а бюджетирование носит подробный аналитический характер (аналитика в разрезе статей расходов и доходов).
• Бюджетирование включает в себя не только планирование, но и методы контроля.

Конкретно способ контроля играет важнейшую роль, дает возможность проанализировать рациональность и целенаправленность расходования средств компании и сравнить издержки с показателями доходов.

Например, финансист или собственник, в процессе анализа бюджета понимает, что конкретный отдел (далее ЦФО-центр финансовой ответственности) не выполняет запланированные показатели продаж даже на 50%, но выполнение плана расходов достигает 90%. То есть данный ЦФО получает 40% убытков.

Именно такая ситуация является «колокольчиком» для руководителя ЦФО и собственника об отклонении КРІ отдела от нормы. При отсутствии бюджетирования и контроля за выполнением планов прибыль одного ЦФО может «перекрыть» убыток другого и не попасть во внимание собственника. Но если собственник хочет быть уверен в рациональном использовании финансовых ресурсов, то в данном случае руководитель ЦФО должен аргументировать отклонения бюджетных показателей.

Как и большинство механизмов и инструментов управления бизнесом, принципы бюджетирования заимствовали из-за границы. Крупные украинские бизнесы начали внедрять систему бюджетирования около 12 лет назад. Сегодня малые и средние бизнесы чаще внедряют бюджетирование с первых месяцев работы компании, поскольку «учет ради учета» все больше вытесняется из повседневной жизни, а владельцы желают осуществлять контроль над финансовой составляющей бизнеса.

Несмотря на пользу бюджетирования, многие компании до сих пор «обходят» его. Основными причинами являются:

• непонимание собственниками эффективности использования механизма бюджетирования;
• нежелание тратить финансовые и трудовые ресурсы на разработку системы бюджетирования. Действительно для начала нужно плодотворно работать для запуска бюджетирования, но эта работа является основой для легкого планирования и контроля в последующие годы деятельности компании.

Интересно: Финансирование украинской компании учредителем-нерезидентом

Внедрение бюджетирования в компании

При разработке и внедрении системы бюджетирования привлекаются владельцы компании, топ-менеджмент и руководители отделов.

Основой бюджетирования есть стратегия и финансовая модель, которая детализируется на бюджеты подразделений. Последние в свою очередь состоят из статей доходов и расходов.

Внедрение бюджетирования проходит в несколько этапов:

1. Разработка Положения о бюджетировании.

Примечание. В Положении о бюджетировании указываются: термины, основные принципы бюджетирования, методы бюджетирования, шаблоны и т.д.

2. Создание и утверждение бюджетного комитета (перечень лиц, осуществляющих контроль и принятие решений с соблюдением бюджетов).

3. Разработка регламента планирования.

4. Разработка модели бюджета и определение ответственных лиц (ЦФО).

5. Разработка методов контроля и реагирования на отклонения.

6. Внедрение системы бюджетирования.

Как правило, внедрение бюджетирования занимает несколько месяцев. Для получения максимального удобства и эффективности этого процесса рекомендуем в процессе внедрения осуществить его автоматизацию.

Как осуществляется разработка и утверждение бюджета?

Периодичность бюджета

Бюджет составляется и утверждается в календарный/финансовый год (с месячной разбивкой). Ежемесячно, в первых числах месяца, следующего за отчетным, созывается бюджетный комитет, на котором анализируются показатели выполнения планов и соблюдения утвержденного бюджета.

Детализация бюджета

Как уже отмечалось ранее, бюджет состоит из двух частей: доходы и расходы.

• Доходы детализируются по группам или видам товаров/услуг (SKU).
• Расходы детализируются по статьям расходов подразделения, утвержденным Положением и моделью бюджетирования.

Важно! Очень часто ЦФО группируют разные по своему содержанию статьи расходов в одно с общим названием, например, "Другие операционные расходы". Мы рекомендуем избегать таких общих названий, поскольку они:

• не позволяют легко понять сущность понесенных затрат;
• дают возможность ЦФО "скрывать" неправомерные расходы (на которые руководство не позволило тратить средства).

Кто составляет бюджет?

Ответственным за составление бюджета является руководитель ЦФО (если иное не предусмотрено Положением о бюджетировании). Проект бюджета формируется на основе аналитических данных предыдущих периодов или собственных допущений руководителя ЦФО с учетом УРО поставленных собственником.

Примечание. Владелец, как идеолог бизнеса, имеет видение достижения компании определенных КРІ, поэтому именно он говорит показатель доходов, которые должна достичь компания (если другое не предусмотрено внутренней политикой).

Бюджетирование доходов осуществляется с помощью метода планирования сверху вниз - руководство устанавливает показатели, которых должен достичь отдел.

Относительно расходов обычно они бюджетируются методом “снизу вверх” - отдел, получив плановые показатели доходов, понимает, что необходимо для достижения поставленной цели и составляют бюджет на эти расходы.

Кто утверждает бюджет?

Утверждение бюджета происходит в несколько этапов:

1. Утверждение бюджета ЦФО финансовым директором.

На данном этапе руководители ЦФО представляют финансовому директору проект бюджета. Последний, анализирует его финансовую выгодность, задает уточняющие вопросы и утверждает или отдает на доработку.

2. Утверждение генеральным директором или владельцем бюджета компании.

На данном этапе финансовый директор представляет бюджет компании (в целом) на основе утвержденных бюджетов каждого ЦФО.

Автоматизация бюджетирования помогает:

• облегчить процесс получения информации для принятия решений;
• снизить риски допущения технических ошибок (в случае осуществления бюджетирования в Excel);
• установить лимиты расходов (ЦФО не могут осуществить перерасход бюджета без согласования с финансовым отделом или собственником);
• простота анализа характеристик план-факта;
• удобство получения данных за предыдущие отчетные периоды (для составления бюджета последующих периодов).

Интересно: Какие налоги предприниматель платит за соцпакет в своей компании?

Удобства владельца от внедрения бюджетирования

Основные выгоды:

• возможность четко и понятно (на цифрах) показать планы, которые должна достичь компания и каждый отдел /сотрудник;
• возможность передать ответственность за формирование и соблюдение бюджетов на ЦФО (центры финансовой ответственности – отделы/департаментами);
• возможность легко контролировать финансовые показатели компании и понимать их сопоставимость с целями компании;
• возможность легко прогнозировать налоговую нагрузку и своевременно реагировать на ее оптимизацию.

Если вы хотите рассмотреть бюджетирование как метод финансового управления, наши специалисты смогут разработать для вас проект и просчитать возможные показатели улучшения.

Стоимость услуг бухгалтерского и юридического обслуживания здесь.

Все об оптимизации налогообложения в Украине здесь.