Что такое автоматизация учетных процессов в компании?

Сегодня единицы компаний ведут учет на “бумаге”, и не используют учетные системы. Все хотят получать любую информацию в режиме “здесь и сейчас”. Мир и тенденции меняются настолько быстро, что нет времени ждать 20 дней, когда финансовый отдел сведет данные, и предоставит информацию собственнику. 

Собственник должен принимать решения о финансовом состоянии компании на опережение, а для этого необходима оперативная и релевантная информация.

Компьютеризация данных позволила получать информацию оперативно, и дала возможность проявлять гибкость в принятии управленческих решений.

Не менее важным в компьютеризации является высвобождение времени специалистов финансовых служб для проведения контрольных и аналитических функции. Но, не смотря на уход от “бумажной” рутины, в момент роста компании возрастает количество хозяйственных операций. В результате этого возникает “электронная” рутина, которая проявляется в физической невозможности специалиста обработать количество данных.

Современные ИТ-технологии постоянно работают на упрощение нашей жизни. Рутинные повторяющиеся операции автоматизируются с помощью учетных систем, а именно: 

• создание обработок/отчетов; 
• создание автоматических расчетов и т.д. 

Данные механизмы позволяют специалисту обработать большие объемы данных, что физически не под силу человеку.

Автоматизация бухгалтерского учета - это передача части функций бухгалтера технике. Бухгалтер / учетчик выполняет поставленные перед ним функциональные задачи, но при этом его помощником является учетная система. 

Бухгалтеру не нужно: 

• пересчитывать данные "вручную"; 
• выводить огромные списки в Excel; 
• открывать каждый документ и проверять правильность отражения проводки.

Услуга разработки автоматизации бухгалтерского учета включает в себя:

• проведение аудита текущих финансово-бухгалтерских процессов предприятия (для действующих компаний);
• разработку предложений по автоматизации / роботизации текущих процессов;
• разработку предложений по созданию автоматизированных процессов с нуля (для новых компаний или действующих, которые переходят на новый этап роста с значительным увеличение хоз. операций).

Подробнее на примерах мы расскажем о том, что дает автоматизация бухгалтерских учетов в компании, и как ее организовать в нынешних реалиях.

Интересно: Командировки сотрудников: как автоматизировать их оформление?

Как работает автоматизированный учет в вашей компании?

Приведем пример одного из наших клиентов. С выходом на рынок нового продукта компании "Х", объемы продаж выросли в 3 раза. В компании насчитывается:

• 10 менеджеров по продаже, в обязанности которых входит создание Заказа на реализацию;
• 1 бухгалтер, в обязанности которого входит создание продажи и налоговой накладной под каждый заказ.

Чтобы заменить ручную работу бухгалтера, пользуясь рекомендациями и инструкциями, ИТ-специалист создает обработку, которая формирует продажи и налоговые накладные по заданному бухгалтером алгоритму. Бухгалтеру остается проверить правильность отражения документов по счетам бухгалтерского учета.

Механизм, применен на данном примере, позволяет сократить трудозатраты с 8 рабочих часов до 30 минут.

Подробнее на примерах, как работает автоматизация, читайте тут.

Преимущества автоматизации:

• оперативная обработка информационных данных (любых массивов);
• формирование вариабельной информации (прогнозы) и её представление (таблицы, диаграммы, графики);
• оперативный обмен данными между отделами и сотрудниками;
• сокращения дублирующих функций;
• сокращение до минимуму арифметических ошибок (до 99,99%);
• коммуникация через интернет с контролирующими органами, клиентами, банками.

Интересно: Нужно ли начислять зарплату директору, если он же собственник компании?

Как внедрить автоматизацию финансово-бухгалтерских процессов?

Процедура состоит из следующих этапов:

1) Подготовительный этап:

• ознакомление с учетной политикой и плана счетов компании;
• изучение всех бухгалтерско-финансовых процессов;
• анализ порядка и механизмов обработки документов;
• определение трудозатратности каждого процесса;
• выявление слабых сторон, которые подлежат автоматизации.

2) Технический этап:

• создание рабочих групп по каждому процессу, который подлежит автоматизации;
• утверждение видоизменения желаемого процесса;
• разработка технического задания для автоматизации;
• расчет бюджета на автоматизацию с учетом всех утвержденных нюансов.

3) Этап разработки:

• утвержденные технические задания разрабатываются ИТ-специалистом.

4) Внедрение:

• тестирование автоматизации;
• точечная программная доработка (если возникла потребность);
• обучение персонала.

Наша компания выполняет полный комплекс работ по аналитике и составлению рекомендаций для вашего ИТ специалиста по внедрению автоматизированной системы учета. Аналитиками в данном случае выступают бухгалтер-специалист по автоматизации и юрист, который позаботится о всех возможных юридических аспектах вопроса.

Стоимость услуги формируется для вас из почасовой работы ИТ-специалиста и стоимости аналитики. Узнать подробнее можно на странице услуги.

Автоматизация - это не единственный возможный путь технической оптимизации процесса учета в вашей компании. Также возможно выбрать роботизацию учета - когда рутинные повторяющиеся операции автоматизируются с помощью искусственного интеллекта (робота). Это несколько более сложный проект, который имеет смысл для компаний с большим оборотом. Подробнее тут.

Если вы хотите узнать подробнее о выгоде автоматизации процессов учета именно для вашего бизнеса - обращайтесь к нашим специалистам за персональной консультацией.

Автоматизация и роботизация учетных процессов в Украине