Документооборот и организация работы в благотворительном фонде в Украине

Сегодня активизировалась работа Благотворительных организаций и Представительств иностранных неправительственных и благотворительных организаций, цель которых - оказание помощи населению и ВСУ. Безусловно, у каждого Благотворительного Фонда или Представительства есть свои цели, которые они достигают во время своей деятельности. Однако каждая организация, которая зарегистрирована и осуществляет деятельность по законодательству Украины, должна соблюдать требования Закона о наличии соответствующих документов, подтверждающих каждую из операций Фонда или Представительства.

На практике мы как юристы часто имеем дело с тем, что у клиента отсутствуют документы, подтверждающие передачу того или иного актива. Или система работы Фонда или Представительства не позволяет оперативно и удобно оперировать документами. Это может привести к двум негативным последствиям для организации:

• Штрафным санкциям от контролирующих органов;
• Ухудшению работы и координации между работниками и/или отделами или подразделениями Организации.

Чтобы избежать неудобства в работе Благотворительного Фонда или Представительства, предлагаем разработать и внедрить в его работу систему документооборота и контролировать, чтобы под каждую операцию, которую осуществляет организация, были соответствующие документы. Сегодня мы на примерах расскажем, что это за система и как ее можно разработать для вашей организации.

Наша компания не только радостно делится своим опытом через полезные материалы, но и предоставляет услуги неприбыльным организациям в Украине по регистрации и дальнейшей деятельности. Мы предлагаем:

• Услуги команды экспертов с опытом создания и сопровождения некоммерческих организаций (NGO) в Украине, в том числе сложных кейсов: иностранные организации, аккредитации и т.д.
• Возможность полностью закрыть потребности организации работы в Украине: бухгалтерское юридическое и кадровое сопровождение, все виды отчетности, найм, порядок работы с волонтерами и миграционные услуги – все услуги в одном месте, вам не нужны другие подрядчики.
• Комфорт обслуживания. За каждым клиентом закреплен персональный менеджер, вы четко понимаете, что вы получите, когда и как.

Интересно: Обретение статуса волонтерской организации в Украине

Какая система документооборота нужна благотворительному фонду в Украине?

Недавно к нам обратился Благотворительный Фонд, которому необходимо было продумать систему передачи благотворительной помощи (продуктов питания) для населения, при этом документально подтверждать передачу.

Мы подготовили соответствующие договоры, акты и другие документы, необходимые для реализации проекта. Благотворительный Фонд подписал Договоры и Акты приема-передачи на каждую передачу благотворительной помощи получателям. Также волонтеры фонда сделали фото и видеофиксацию передачи помощи.

В результате Благотворительный Фонд:

• реализовал проект;
• имеет соответствующее документальное подтверждение благотворительной помощи;
• успешно отчитался перед наблюдательным советом и донорами.

Если вы планируете заниматься благотворительной помощью, следует помнить, что Благотворительный Фонд, как и любое юридическое лицо, должен иметь определенный пакет документов. Условно, документы можно разделить на следующие группы:

1. Уставные документы – устав, протоколы общего собрания, выписки и т.п. – документы, регламентирующие или касающиеся деятельности юридического  лица.
2. Кадровые документы – документы, касающиеся взаимоотношений с работниками – трудовые договоры, заявления работников, должностные инструкции и т.п.
3. Документы, касающиеся хозяйственной деятельности – договоры, контракты, доверенности.
4. Другие документы – внутренние документы (политики, регламенты) и т.д.

Форма документов благотворительного фонда

Документы могут быть составлены в электронной форме. Они обладают такой же юридической силой, как и документы, составленные в бумажной форме. В таком случае придется хранить документы на сервере или на сменных носителях.

Если Организация переходит на электронный документооборот, то необходимо определить, какие документы будут составляться в электронной форме, порядок заключения и хранения таких документов. Для этого лучше сделать соответствующую политику электронного документооборота для урегулирования этого вопроса.

Некоторые документы в любом случае будут в бумажной форме, например, Устав, Протоколы общего собрания, Трудовые договоры и т.д.

Систематизация документов

Все документы нужно хранить таким образом, чтобы вы не тратили много времени на поиск. Систематизация помогает Организации тратить меньше времени на поиск необходимых документов.

Построенная система документооборота (папка или гугл диск со сканами документов) дает соответствующему работнику возможность получить доступ к нужному ему документу.

Например, у вас есть договор с БФ на получение благотворительной помощи и нужно разработать дополнительное соглашение или акт к нему. Если есть система документооборота, работник потратит несколько минут на поиск документа. Если часть документов в юридическом отделе, часть в бухгалтерии – работник тратит больше времени на поиск документа.

Для удобства можно разработать удобную процедуру систематизации документов, используя группировку документов по их содержанию. К примеру, уставные документы, договоры и т.д.

Кадровые документы лучше хранить по каждому сотруднику отдельно:

• трудовые договоры;
• приказы по работникам;
• журналы учета;
• табели рабочего времени и т.д.

Интересно: Как вести учет расходов неприбыльных организаций?

Какие документы должны быть у благотворительной организации для оказания благотворительной помощи?

Если вы оказываете или получаете благотворительную помощь, наша рекомендация – на каждую такую операцию должны быть подтверждающие ее документы. Наличие документов позволяет избежать сразу нескольких рисков: 

• Ошибок в бухучете;
• Штрафов во время проверок;
• Проблем с поиском.

Если вы получаете благотворительную помощь в денежной форме – заключите договор, если сумма значительна (банк может запросить документ для комплаенса). Если суммы небольшие, можно обойтись без договора путем открытия благотворительного сбора.

Важно! Сделки между юридическими лицами следует совершать в письменной форме. Поэтому, если донат получаете от лица, лучше заключите договор.

Альтернативный вариант – публичная оферта на сайте.

Если вы оказываете благотворительную помощь – заключите договор о предоставлении благотворительной помощи, а при передаче подпишите акт приема-передачи. На практике иногда нет возможности заключить договор. В таком случае обязательно подпишите акт, и сделайте фото и видеофиксацию переданной помощи.

Если директор отсутствует или не может быть в конкретном месте и в определенное время, можно предоставить полномочия другому лицу принять или передать благотворительную помощь. В таком случае необходимо вести учет выдаваемых доверенностей и хранить документы, которые подписывались поверенным лицом.

В любом случае, если вы оказываете или получаете помощь, рекомендация юриста: каждая операция должна быть документально подтверждена.

Регистрируя благотворительные организации или готовя к работе представительства международных некоммерческих организаций, наши юристы часто разрабатывают шаблоны документов, которые могут понадобиться организациям. 

В дальнейшем их может корректировать штатный юрист или бухгалтер. При необходимости – мы продолжаем сопровождение благотворительных организаций.

Интересно: Оформление отношений между благотворительным фондом, работниками и волонтерами

Как благотворительному фонду работать с конфиденциальной информацией и персональными данными?

Конфиденциальная информация:

Часто, в процессе организации работы необходимо обеспечить сохранение конфиденциальной информации относительно юридического лица. Согласно ст. 21 Закона Украины «Об информации» конфиденциальной является информация о физическом лице, информация, доступ к которой ограничен физическим или юридическим лицом, кроме субъектов властных полномочий, а также информация, признанная таковой на основании закона.

То есть, юридическое лицо самостоятельно может ограничивать разглашение информации, касающейся его. На практике обеспечение конфиденциальности осуществляется двумя путями:

А) Технический – установление ограничения доступа к той или иной информации для сотрудников и привлеченных лиц. Иными словами, сотрудник Организации получает только ту информацию, которая необходима для выполнения его должностных обязанностей.

Б) Юридический – заключение договоров о неразглашении конфиденциальной информации. Такой договор более известен как NDA (non-disclosure agreement). NDA, из нашей практики, должно обязательно содержать определение конфиденциальной информации, порядок получения, хранения, обработки и сроки хранения конфиденциальной информации. Также мы устанавливаем штрафные санкции за неправомерное разглашение конфиденциальной информации.

На практике лучше сочетать и технические и юридические механизмы защиты конфиденциальной информации. Мы разрабатываем индивидуальные варианты для наших клиентов.

Персональные данные:

При работе с работниками, привлеченными лицами или другими физическими лицами, ваша организация так или иначе будет собирать и обрабатывать персональные данные этих лиц. Что касается сотрудников и привлеченных лиц, вопрос правомерности сбора и обработки персональных данных можно решить путем имплементации соответствующих положений в договор или разработкой внутренних политик, регламентов, касающихся защиты персональных данных и ознакомления (под подпись) с такими документами.

Если вы собираете и обрабатываете персональные данные других лиц, нужно помнить о необходимости обеспечения охраны таких персональных данных, избегая их разглашения или несанкционированной передачи третьим лицам.

Если для работы вы используете собственный веб-сайт, политику по обработке и защите персональных данных вы можете разместить на сайте.

Заметим, что обработка так называемых «чувствительных» персональных данных – данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, приговорах к уголовному наказанию, а также данных, касающихся здоровья, половой жизни, биометрических или генетических данных требует отдельной процедуры. Поэтому перед тем, как обрабатывать вышеуказанные персональные данные, обязательно посоветуйтесь с юристом.

Интересно: Ввоз и распределение гуманитарной помощи

Штрафы и ответственность за отсутствие документов в благотворительном фонде

Наиболее распространенным на практике является привлечение к ответственности в связи с проверками Налоговой службы или Гоструда.

Налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, то есть вести бухгалтерский учет. Такие документы хранятся в течение 1095 дней.

Отсутствие документов подразумевает ответственность в размере 1020 гривен.

Согласно ч. 3 ст. 16 Закона Украины "О благотворительных организациях" административные расходы благотворительной организации должны не превышать 20% от дохода организации в текущем году. То есть, в случае проверки, для того чтобы доказать, что расходы были административными, нужно будет предоставить соответствующие документы. Несоблюдение вышеуказанного долга может повлечь за собой утрату организацией статуса неприбыльности.

Отсутствие или неправильное ведение кадровой документации: штатное расписание, личная карточка работника, приказы по предприятию и т.п., могут привести к наложению штрафов при проверке Гоструда:

• 510-1700 грн в соответствии с ч.1 ст. 41 КУоАП;
• 1 размер мин.зп. согласно ст. 265 КЗоТ Украины.

Отсутствие договоров с контрагентами работниками уменьшает возможность защитить свои права и интересы в судебном или досудебном порядке урегулирования споров.

Кроме того, в случае ликвидации юридического лица часть документов необходимо передать в архив, где они хранятся в течение определенных законодательством сроков. Без передачи в архив документов невозможно провести полную ликвидацию юридического лица.

Наша команда предоставляет комплексное сопровождение благотворительным и общественным организациям в Украине. Среди наших услуг:

• регистрация благотворительных фондов или организаций;
• получение статуса неприбыльности;
• ведение бухгалтерского, кадрового учета неприбыльной организации;
• построение системы документации неприбыльной организации;
• разработка шаблонов документов или текущая разработка договоров благотворительных фондов;
• решение юридических проблем, стоящих перед благотворительным фондом;
• аккредитация иностранных негосударственных организаций в Украине.

Если вы планируете масштабную благотворительную деятельность в Украине и нуждаетесь в надежной юридической защите - обращайтесь к нам.

Стоимость юридической помощи неприбыльным организациям здесь.