Как открыть бранч офис украинской ИТ компании за границей в 2023 году?

Помимо регистрации обычного юридического лица (компании) за границей, можно рассмотреть также регистрацию филиала (branch office) или представительства (representative office). 

Это неплохой вариант для ИТ компаний, которые работают в Украине, но хотят перевезти часть своего персонала за границу, или открыть офисы в другой стране. В чем разница между двумя формами, и когда имеет смысл о них задуматься, разберемся в этой статье - на примере Польши. 

Интересно: Релокейт ИТ компании из Украины в 2022 году

Когда есть смысл подумать о регистрации branch office в Польше?

В первую очередь, это эффективный способ поддерживать физическое присутствие (в Польше или другой стране). 

Во-вторых, если вы не уверены в том, что ваш бизнес “пойдет”, то есть, что он будет успешным и даст желаемые плоды, перед тем, как регистрировать компанию, есть смысл рассмотреть пробно регистрацию представительства или филиала. Это даст возможность значительно сэкономить на довольно не дешевом содержании отдельного юридического лица, а также избавиться от ряда формальностей (которые надо было бы соблюсти в случае с юр. лицом), например:

• необходимость вести реестр бенефициаров и подавать эту информацию в реестр; 
• необходимость получать электронные подписи, вести реестр акционеров в случае с АО и пр. 

В-третьих, часто многие солидные компании (из Британии, США, ЕС), особенно в сфере IT или девелоперы, не хотят иметь дело с бизнесом, имеющим украинскую регистрацию и ведущим дела из Украины. Но дело кардинально меняется, если украинская компания имеет представительство в ЕС (Польше). Такая компания сразу воспринимается как почти резидент ЕС. 

Из других плюсов можем отметить: значительную валютную либерализацию, меньшие процентные ставка в банках, возможность работать с любыми международными платежными системами и банками (как результат - обеспечить сохранность своих денежных средств) и пр. 

Интересно: Как успешно пройти комплаенс в банках ЕС для открытия счета юридическому лицу?

Что такое Branch office? 

Представительство (филиал) в Польше может открыть иностранная компания, независимо от того, зарегистрирована ли она в стране-члене ЕС, или нет. 

Напомним, что с 1 января 2021 года британские компании больше не являются членом ЕС (в виду Брексита). 

Как и в Украине, представительство иностранной компании, зарегистрированное в Польше, должно действовать в рамках деятельности головной компании (иностранной), т.е. оно не может быть обособленным хозяйственным субъектом, и не может заниматься деятельностью, отличной от деятельности головной компании. Оно является как бы “продолжением” головной компании. 

Представительство подлежит регистрации в Национальном Судебном Реестре Польши (National Court Register) - так же, как и обычные компании (sp.z.o.o.). Но в отличии от материнской компании, представительство: 

• не становится отдельным хозяйственным субъектом (не  является отдельным юр. лицом); 
• не может самостоятельно (от своего имени) вступать в хозяйственные отношения с другими участниками рынка, подписывать контракты и пр. 
• все его действия должны осуществляться от имени материнской компании. 

Следовательно, у представительства нет своих (отдельных) органов управления, нет уставного капитала и нет своего устава. Может быть только положение о деятельности представительства. 

Вступая в коммерческие отношение, представительство должно использовать имя материнской компании, с юридическим статусом, переведенным на польский язык и с использованием словосочетания “branch in Poland”. 

Представительство обычно имеет главу представительства (им может выступать резидент или нерезидент Польши), который действует в качестве главы представительства от имени и в интересах материнской компании. 

Представительства иностранных компаний в обязательном порядке должны вести бухгалтерский учет (согласно правилами, установленным в Polish Accounting Act), готовить и подавать финансовые отчеты на регулярной основе (ежегодно). 

Интересно: Как украинским ИТ специалистам официально работать за границей?

Что такое Representative office в Польше? 

Representative office - это то же представительство иностранной компании, но которое, в отличии от Branch office, не призвано заниматься какой-либо хоз. деятельностью, а имеет своей целью исключительно продвижение товаров и услуг (материнской компании) и их рекламирование на рынке Польши. Representative office может, по аналогии с Branch office, быть зарегистрировано иностранной компанией, являющейся резидентом или нерезидентом ЕС (если уставные документы этой компании позволяют создание Representative office за границей).

Representative offices подлежат регистрации в реестре, отличном от того, где регистрируются Branch offices - а именно, в Register of Representative Offices of Foreign Entrepreneurs, который ведется Министерством развития, труда и технологий (Minister of Development, Labour and Technology). Representative offices изначально регистрируются на 2 года, с правом последующего продления их деятельности еще на 2 года. 

Также, как и Branch office, Representative office не является отдельным хоз. субъектом, а значит не может выступать самостоятельным участником хоз. отношений, не может иметь своих органов правления, устава и уставного капитала. К наименованию Representative office, помимо наименования головной компании, обязательно должна идти приставка “representative office in Poland”. Главой  Representative office может быть резидент или нерезидент Польши. 

Также, как и Branch office, Representative office должно вести бухгалтерию и подавать финансовую отчетность.

Интересно: Как ІТ компания из Украины может совершить релокейт работников в Хорватию?

В чем разница между Branch office и Representative office? 

Их принципиальная разница заключается в налогообложении. Branch office платит налоги в Польше, так как ведет там бизнес.  Representative office может не платить налоги, если будет доказано, что его деятельность имеет исключительно подготовительный (рекламный), вспомогательный характер (т.е. если продажи товаров / услуг на территории Польши не будет). Вместе с тем, стать на учет в налоговой надо обеим формам представительств, а также надо вести бухгалтерию и подавать финансовую отчетность. 

Налогообложение: branch office vs LLC в Польше

Как указывалось ранее, branch office всегда создает “постоянное представительство” для своей материнской компании в Польше, а следовательно, должен вести бух. учет и платить налоги. По общему правилу, к branch office применяются все те же налоги, что и к LLC. То есть, автоматически подлежит применению ставка налога на прибыль 19%. Но в зависимости от особенностей планируемого бизнеса, можно также говорить о применении упрощенных систем налогообложения. 

Таким образом, с точки зрения налогообложения branch offices почти ничем не отличаются от LLC. 

Выбирая между  branch office и LLC, ІТ компании следует руководствоваться общим принципом: уверены ли учредители в том, что бизнес в Польше пойдет, или хотят только попробовать. Если есть уверенность, что бизнес пойдет и учредители в основном нацелены на рынок Польши, тогда без сомнений можно регистрировать LLC. Если такой уверенности нет, тогда можно попробовать какое-то время поддерживать свое присутствие с помощью branch office, а потом уже принимать концептуальное решение. 

Детальнее о налогообложении компаний в Польше можно почитать тут.

Наши услуги: 

• помощь в выборе наиболее подходящей организационно-правовой формы (отдельное юр. лицо, филиал или представительство), зависимо от целей клиента;
• помощь в выборе наиболее оптимальной и экономичной системы налогообложения; 
• регистрация юр. лица / филиала / представительства, назначение директора; 
• постановка на учет в налоговой службе юр. лица / филиала / представительства;
• открытие счета в банке; 
• получение электронных подписей (в случае необходимости); 
• регистрация в реестре бенефициаров Польши (Central Register of Beneficial Owners); 
• сопровождение назначения бухгалтера и помощь с ведением бухгалтерии; 
• заключение трудовых договоров / гражданско-правовых договоров с сотрудниками. 

Стоимость наших услуг по релокейту бизнеса и открытию бранч офиса можно узнать тут.