Разработка внутренней документации клиники для предоставления медицинских услуг в Украине

Сегодня в Украине нет унифицированного нормативного документа, который полностью регулировал бы деятельность или устанавливал требования к внутренним документам медицинского бизнеса. Это означает, что разобраться в том, какие документы должны быть в вашем медицинском учреждении, и в каком виде придется самостоятельно. Формы медицинской документации играют важную роль в этом процессе.

Медицинский бизнес может быть разным: медицинский кабинет или учреждение здравоохранения (медицинский центр, больница, поликлиника и т.д.), могут иметь различные формы собственности: частный, коммунальный или государственный; разные субъекты хозяйствования; разные виды медицинской помощи и т.д.

Критериев разнообразия действительно много, однако есть правила, которые должен соблюдать любой представитель медицинского бизнеса:

• помещение, где внедряется медицинская практика должно соответствовать санитарным и эпидемиологическим нормам;

• медицинская практика может быть внедрена исключительно при наличии у субъекта хозяйствования действующей лицензии на медицинскую практику;

• хозяйственная деятельность по внедрению медицинской практики должна отвечать требованиям действующего законодательства Украины.

Каждое из указанных правил требует не только соблюдения указанных требований, но и внутреннего документационного сопровождения такого соблюдения, то есть:

• юридическая фиксация соблюдения поставщиком медицинских услуг законодательства Украины;

• закрепление требований и регулирование внутри работников медицинского бизнеса;

• закрепление правил взаимной деятельности с контрагентами медицинского бизнеса;

• информирование потребителей медицинских услуг и установление для них правил;

• контроль качества услуг и сервис медицинского бизнеса;

• защиту от мер государственного контроля (надзора);

• устранение рисков юридической ответственности медицинского бизнеса.

В совокупности документация медицинского бизнеса определяет уровень безопасности. Формы медицинской документации помогают обеспечить юридическую защиту и устойчивость бизнеса. Ведь одной из ключевых задач для собственника медицинского бизнеса есть построение экономически выгодной деятельности, создание потенциала для постоянного развития предприятия и безопасность бизнеса.

Безопасность бизнеса – базис, на котором основывается развитие медицинского дела, строится эффективная репутация и повышается конкурентоспособность бизнеса. Стандартизация медицинской документации способствует систематизации и эффективному применению документации на практике. Правильно составленная и утвержденная внутренняя документация гарантирует безопасность медицинского бизнеса.

Сегодня мы поговорим о видах документации, которые понадобятся медицинским учреждениям для работы, и приведем примеры для отдельных видов медицинских учреждений. Стандартизация медицинской документации помогает предотвратить риски и отвечает требованиям законодательства. Если вы хотите получить ответ касательно именно вашего учреждения - обращайтесь к нашим специалистам за персональной консультацией.

Интересно: Организация работы с лекарственными препаратами в клинике

Что такое внутренние документы?

Внутренние документы медицинского бизнеса – это локальные нормативные и правовые документы представителя медицинского бизнеса по организации процессов управления и труда, а также условий, процесса и результатов оказания медицинской и санитарной помощи в учреждении здравоохранения или медицинском кабинете, что утверждается и подлежит выполнению этим субъектом ведения хозяйства.

Медицинский бизнес самостоятельно разрабатывает, внедряет и выполняет внутренние документы. За содержание, качество подготовки и надлежащее оформление документов, а также организацию делопроизводства, соблюдение правильного документооборота и хранения документов отвечает руководство, то есть директор юридического лица, руководитель учреждения здравоохранения, физическое лицо-предприниматель, имеющий медицинскую лицензию.

Какие внутренние документы являются основополагающими для медицинской деятельности?

Медицинский бизнес должен позаботиться о следующих документах:

• устав медицинского бизнеса или положения о медицинском бизнесе;

• штатное расписание;

• положения о структурных подразделениях (в том числе обособленных) медицинского бизнеса;

• должностные инструкции работников;

• правила внутреннего распорядка заведения здравоохранения;

• клинические маршруты пациента;

• копию документа, подтверждающего оплату выдачи лицензии;

• копии документов, которые подавались в Минздрав Украины на выдачу лицензии;

• документы на все приборы и оборудование, использующие лицензиат для медицинской деятельности и другие.

Однако такую документацию можно определить как технический минимум для медицинского бизнеса. Для соблюдения законодательства Украины этого минимума недостаточно. Однако расширенный список документов может насчитывать около 250 единиц, поэтому одним текстом его не охватишь.

Условно документы можно разделить на три группы:

• управленческие документы;

• хозяйственная документация;

• медицинская документация.

Каждая из групп документов не является исчерпывающей для всех представителей медицинского бизнеса, ведь документация разрабатывается для каждого учреждения здравоохранения или медицинского кабинета отдельно.

Каков порядок разработки внутренних документов клиники?

Основные критерии, влияющие на разработку внутренней документации медицинского бизнеса, зависят от ответов на вопросы:

• Какой субъект хозяйствования?

• Какое заведение здравоохранения или медицинский кабинет?

• Имеется ли лицензия на осуществление хозяйственной деятельности по медицинской практике?

• По какому списку медицинских специальностей работает учреждение или кабинет?

На практике проще разрабатывать внутреннюю документацию вновь медицинскому бизнесу, ведь такая ситуация не требует юридического аудита и адаптации документации к пробелам.

Однако чаще о внутренней документации представители медицинского бизнеса упоминают тогда, когда возникает в ней острая необходимость, а именно:

• конфликт с работником;

• конфликт с пациентом;

• конфликт с контрагентом по хозяйственным вопросам;

• при мерах государственного контроля (надзора) и другое.

В таких случаях действенная разработка внутренней документации может пройти только после юридического аудита, ведь юристу необходимо:

• оценить состояние дела;

• разработать стратегию по урегулированию конфликтной ситуации;

• разработать проекты надлежащей документации;

• определить риски на будущее;

• разработать документацию, которая минимизирует определенные риски.

Юридический аудит – это комплексная проверка представителя медицинского бизнеса. Такая услуга позволяет определить уровень безопасности бизнеса, определить проблемные места, возможные риски и направить правильное юридическое сопровождение медицинского бизнеса.

На практике документация, которая помогает снизить риски - документация по защите учреждения, по защите медицинской деятельности и по комплаенсу. Слишком часто ситуации по незаконному разглашению врачебной тайны вытекают из-за отсутствия внедренного контроля за сохранностью такой информации, а работники и контрагенты клиники не ознакомлены с информационной политикой заведения.

Таких ситуаций можно избежать путем разработки и утверждения блока защиты конфиденциальной информации и коммерческой тайны (т.е. информационной политики клиники), а также включения требований защиты к хозяйственным договорам и в трудовую документацию.

Какие основные управленческие документы для медицинской клиники?

Исчерпывающего перечня основных управленческих документов нет, однако, смело можно определить необходимые управленческие документы для деятельности медицинского учреждения, а именно:

• Учредительный документ предприятия и Выписка о государственной регистрации юридического лица.

• Положение об учреждении здравоохранения.

• Решение о назначении руководства предприятием и руководителя заведения здравоохранения. Решение о смене руководства.

• Структура учреждения здравоохранения. Приказ управляющего об утверждении структуры.

• Штатное расписание учреждения здравоохранения и Приказ руководителя об утверждении штатного расписания.

• Утвержденные долго- и кратковременные планы деятельности учреждения здравоохранения.

• Копии документов, подаваемых на выдачу лицензий, обеспечивающих деятельность заведения. Решение о выдаче лицензии.

• Приказ об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка или Протокол общего собрания трудового коллектива с утверждением Правил. Правила внутреннего трудового распорядка.

• Положение о руководителе учреждения здравоохранения.

• Положение о структурных подразделениях, отделах органов управления и администрирования юридического лица и учреждения здравоохранения.

• Протокол общего собрания трудового коллектива об избрании уполномоченного представителя трудового коллектива.

• Положение о комиссии по трудовым спорам. Протокол общего собрания трудового коллектива или Приказ руководителя по созданию КТС, утверждение состава и Положение о КТС. Справка о создании КТС.

• Коллективный договор.

• Инструкция по делопроизводству и его соблюдению. Приказ об организации работы по делопроизводству, в том числе хранения факсимиле, печатей и т.п.

• Номенклатура дел юридического лица.

С практической точки зрения все эти документы должны идеально согласовываться между собой. Особое внимание необходимо уделить документам, которые становятся фундаментами для построения и развития заведения, то есть основных положений и структуры заведения.

Положение об учреждении содержит основные постулаты деятельности, например:

• цель, задачи, функции заведения;

• структуру медицинского учреждения;

• руководство заведения;

• права и обязанности заведения;

• информацию о трудовом коллективе;

• информацию о порядке и общих условиях предоставления услуг и сервиса.

Важно помнить, что такие документы являются основой для медицинской лицензии, поэтому необходимо позаботиться, чтобы документы, которые подавались на лицензии, соответствовали содержанию основных управленческих документов.

Юридическая помощь при заключении договоров клиники и формировании технической документации медицинского учреждения