Розробка внутрішньої документації клініки для надання медичних послуг в Україні

На сьогодні в Україні немає уніфікованого нормативного документа, який повністю регулював би діяльність, чи встановлював вимоги до внутрішніх документів медичного бізнесу. Це означає, що розібратися в тому, які документи повинні бути в вашому медичному закладі, та в якому вигляді, доведеться самостійно.

Медичний бізнес може бути різним: медичний кабінет чи заклад охорони здоров’я (медичний центр, лікарня, поліклініка тощо), може мати різні форми власності: приватний, комунальний чи державний; різні суб’єкти господарювання; різні види медичної допомоги тощо.

Критеріїв різноманітності насправді надто багато, однак є правила, яких має дотримуватись будь-який представник медичного бізнесу:

• приміщення, де впроваджується медична практика має відповідати санітарним та епідеміологічним нормам;

• медична практика може бути впровадженою виключно за наявності в суб’єкта господарювання чинної ліцензії на медичну практику;

• господарська діяльність з впровадження медичної практики має відповідати вимогам чинного законодавства України.  

Кожне із вказаних правил вимагає не тільки дотримання вказаних вимог, а й внутрішнього документаційного супроводу такого дотримання, тобто:

• юридична фіксація дотримання надавачем медичних послуг законодавства України;

• закріплення вимог та регулювання всередині для працівників медичного бізнесу;

• закріплення правил взаємної діяльності з контрагентами медичного бізнесу;

• інформування споживачів медичних послуг та встановлення для них правил;

• контроль якості послуг та сервісу медичного бізнесу;

• захист від заходів державного контролю (нагляду);

• усунення ризиків юридичної відповідальності медичного бізнесу.

В сукупності документація медичного бізнесу визначає рівень його безпеки. Адже одним із ключових завдань для власника медичного бізнесу є побудова економічно вигідної діяльності, створення потенціалу для постійного розвитку підприємства та безпека бізнесу.

Безпека бізнесу – базис, на якому ґрунтується розвиток медичної справи, будується ефективна репутація та підвищується конкурентоздатність бізнесу. Правильно складена та затверджена внутрішня документація є гарантом безпеки медичного бізнесу.

Сьогодні ми поговоримо про види документації, що знадобиться медичним установам для роботи, та наведемо приклади для окремих видів медичних закладів. Якщо ви бажаєте отримати відповідь стосовно саме вашої установи - звертайтесь до наших спеціалістів за персональною консультацією.

Цікаво: Організація роботи з лікарськими препаратами в клініці

Що таке внутрішні документи?

Внутрішні документи медичного бізнесу – це локальні нормативні та правові документи представника медичного бізнесу щодо організації процесів управління та праці, а також умов, процесу та результатів надання медичної та санітарної допомоги у закладі охорони здоров’я чи медичному кабінеті, що затверджується та підлягає до виконання цим суб’єктом господарювання.

Медичний бізнес самостійно розробляє, впроваджує та виконує внутрішні документи. За зміст, якість підготовки та належне оформлення документів, а також організацію діловодства, дотримання правильного документообігу та зберігання документів, відповідає керівництво, тобто директор юридичної особи, керівник закладу охорони здоров’я, фізична особа-підприємець, що має медичну ліцензію.

Які внутрішні документи є основними для медичної діяльності? 

Медичний бізнес повинен потурбуватись про наступні документи:

• статут медичного бізнесу або положення про медичний бізнес;

• штатний розпис;

• положення про структурні підрозділи (зокрема відокремлені) медичного бізнесу;

• посадові інструкції працівників;

• правила внутрішнього розпорядку закладу охорони здоров’я;

• клінічні маршрути пацієнта;

• копію документа, що підтверджує оплату видачі ліцензії;

• копії документів, що подавались до МОЗ України на видачу ліцензії;

• документи на усі прилади та обладнання, що використовує ліцензіат для медичної діяльності та інші.

Однак, таку документацію можна визначити як технічний мінімум для медичного бізнесу. Для належного дотримання законодавства України цього мінімуму недостатньо. Проте розширений перелік документів може налічувати близько 250 одиниць, тому одним текстом його не охопиш.

Умовно документи можна поділити на три групи:

• управлінські документи;

• господарська документація;

• медична документація.

Кожна з груп документів не є вичерпною для всіх представників медичного бізнесу, адже документація розробляється для кожного закладу охорони здоров’я чи медичного кабінету окремо.

Який порядок розробки внутрішніх документів клініки?

Основні критерії які впливають на розробку внутрішньої документації медичного бізнесу залежить від відповідей на запитання:

• Який суб’єкт господарювання?

• Який заклад охорони здоров’я чи медичний кабінет?

• Чи наявна ліцензія на провадження господарської діяльності з медичної практики?

• За яким переліком медичних спеціальностей працює заклад чи кабінет?

На практиці простіше розробляти внутрішню документацію новоствореному медичному бізнесу, адже така ситуація не вимагає юридичного аудиту та адаптування документації до прогалин.

Однак найчастіше про внутрішню документацію представники медичного бізнесу згадують тоді, коли виникає в ній гостра необхідність, а саме:

• конфлікт з працівником;

• конфлікт з пацієнтом;

• конфлікт з контрагентом по господарських питаннях;

• при заходах державного контролю (нагляду) та інше.

В таких випадках дієва розробка внутрішньої документації може пройти виключно після юридичного аудиту, адже юристу необхідно:

• оцінити стан справи;

• розробити стратегію по врегулюванні конфліктної ситуації;

• розробити проекти належної документації;

• визначити ризики на майбутнє;

• розробити документацію, яка б нуліфікувала визначені ризики.

Юридичний аудит – це комплексна перевірка представника медичного бізнесу. Така послуга дозволяє визначити рівень безпеки бізнесу, виявити проблемні місця, визначити можливі ризики та скерувати правильний юридичний супровід медичного бізнесу.

На практиці, документація, яка допомагає нуліфікувати ризики - документація з захисту закладу, з захисту медичної діяльності та з комплаєнсу. Надто часто ситуації щодо незаконного розголошення лікарської таємниці випливають за відсутності впровадженого контролю за збереженням такої інформації, а працівники та контрагенти клініки не ознайомленні з інформаційною політикою закладу. 

Таких ситуацій можна уникнути шляхом розроблення та затвердження блоку захисту конфіденційної інформації та комерційної таємниці (тобто інформаційної політики клініки), та включення вимог захисту до господарських договорів та в трудову документацію. 

Які основні управлінські документи для медичної клініки?

Вичерпного переліку основних управлінських документів немає, однак, сміливо можна визначити необхідні управлінські документи для діяльності медичного закладу, а саме:

• Установчий документ суб’єкта господарювання та Виписка про державну реєстрацію юридичної особи.

• Положення про заклад охорони здоров'я.

• Рішення про призначення керівництва підприємством та керівника закладу охорони здоров’я. Рішення про зміну керівництва.

• Структура закладу охорони здоров'я. Наказ керівника про затвердження структури.

• Штатний розпис закладу охорони здоров'я та Наказ керівника про затвердження штатного розпису.

• Затверджених довго- та короткотривалих планів діяльності закладу охорони здоров’я.

• Копії документів, що подавались на видачу ліцензій, що забезпечують діяльності закладу. Рішення про видачу ліцензії.

• Наказ про затвердження Правил внутрішнього трудового розпорядку або Протокол загальних зборів трудового колективу з затвердженням Правил. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

• Положення про керівника закладу охорони здоров’я.

• Положення про структурні підрозділи, відділи органи управління та адміністрування юридичної особи та закладу охорони здоров’я.

• Протокол загальних зборів трудового колективу про обрання уповноваженого представника трудового колективу.

• Положення про комісію з трудових спорів. Протокол загальних зборів трудового колективу або Наказ керівника з створення КТС, затвердження складу та Положення про КТС. Довідка про не створення КТС.

• Колективний договір.

• Інструкція з діловодства та її дотримання. Наказ про організацію роботи з діловодства, в тому числі зберігання факсиміле, печаток тощо.

• Номенклатура справ юридичної особи.

З практичного погляду всі ці документи мають досконало узгоджуватись між собою. Особливу увагу необхідно приділити документам, що стають фундаментами для побудови та розвитку закладу, тобто до основних положень та структури закладу. 

Положення про заклад містить основні постулати діяльності, наприклад: 

• мету, завдання, функції закладу; 

• структуру медичного закладу;

• керівництво закладу;

• права та обов’язки закладу; 

• інформацію про трудовий колектив; 

• інформацію про порядок та загальні умови надання послуг та сервісу.

Важливо пам’ятати, що такі документи є основою для медичної ліцензії, а тому необхідно потурбуватись, щоб документи, які подавались на ліцензії, відповідали змісту основних управлінських документів.

Юридична допомога при укладенні договорів клініки і формуванні технічної документації медичної установи