Кадровый учет в компании в Украине: советы иностранному бизнесу в Украине

Сегодня иностранный бизнес в Украине открывается в самых разных формах и для самых разных видов деятельности. Самым распространенным способом открыть бизнес в Украине является регистрация ООО - при этом учредителями компании в Украине могут быть как физические лица иностранцы, так и юридические лица, зарегистрированные вне территории Украины.

Процесс открытия бизнеса имеет множество нюансов, и сегодня мы хотели бы поговорить об одном из них: о том, как нанять в свою зарегистрированную компанию в Украине нужный вам для ведения бизнеса персонал.

Вопрос найма персонала и ведения кадрового учета в украинской компании - один из самых частых вопросов, что мы слышим от наших иностранных Клиентов. И это неудивительно, ведь работу в компании кто-то делать должен, и этого кого-то в Украине нужно официально трудоустроить. Штрафы и прочие санкции за нарушение трудового и налогового законодательства в Украине - это всегда неприятно для любого вида бизнеса.

Если вы хотите разобраться в вопросах кадрового учета в Украине - вся информация будет далее в нашем материале. Если же вы хотите действовать наверняка, и гарантированно избежать ненужных вам санкций в вопросе ведения кадрового учета - обращайтесь к нашим специалистам. 

Мы предоставляем как отдельные консультации, так и полное комплексное обслуживание иностранного бизнеса в Украине, которое будет включать и ведение кадрового учета, найм специалистов, проведение всех выплат персоналу и т.д.

Интересно: Как иностранцу зарегистрировать собственный бизнес в Украине?

Как нанять персонал в компанию в Украине?

Открывая бизнес в Украине, и столкнувшись с необходимостью нанять персонал для ведения деятельности, вы можете пойти двумя путями:

• нанять подходящих вам сотрудников в Украине;

• привлечь к работе иностранный персонал, трудоустроив их в украинскую компанию.

Разумеется, процедура трудоустройства для обеих ситуаций будет отличаться. Коротко опишем алгоритм действий в обоих случаях.

Найм в украинскую компанию иностранного сотрудника.

Для трудоустройства иностранного сотрудника в Украинскую компанию понадобится получение для него Разрешения на труд иностранца в Украине. Происходит это следующим образом:

Договорившись с иностранным сотрудником о приеме на работу в Украинскую компания, от имени компании в Украине (работодателя), нужно подготовить пакет документов:

• Заявление, где указано имя работника и должность, на которую его приглашают; 

• проект трудового договора с этим сотрудником.

Параллельно запрашиваются документы сотрудника: копии паспорта (нотариально заверенный перевод на украинский) и фотография. Перевод паспорта можно сделать через наших проверенных партнеров переводчиков.

Как только оба пакета документов готовы, их необходимо передать в местный Центр занятости.

Рассмотрение документов может длиться около недели. При этом в нашей практике было одновременное оформление Разрешений на работу для более чем 30-ти работников в Украине.

Получив Разрешение, можно переходить к самому процессу оформления сотрудника. Опишем его ниже. Единственным отличием в процедуре уже оформления на работу иностранного и украинского сотрудника будет то, что копию подписанного трудового договора с иностранным работником нужно будет передать в Центр занятости в течение 10 дней после подписания. Иначе можно лишиться Разрешения на работу.

Получить Разрешение на труд иностранный работник может и как внутрикорпоративный цессионарий. Читайте об этом подробнее тут.

Важно! Наличие Разрешения на труд иностранца в Украине не дает ему права безвыездно находиться в Украине дольше разрешенного периода времени (обычно это 90 дней, но сроки зависят от страны проживания иностранца и визовой политики Украины). Если иностранный работник нужен вам в Украине на более длительный период, для него необходимо оформить ВНЖ. Как это сделать мы уже писали тут.

Примечание юриста: При регистрации бизнеса в Украине, многие учредители рассматривают возможность назначения себя директором - в таком случае лицо получает возможность оформить ВНЖ в Украине с чуть упрощенными требованиями для Разрешения на работу - не будет требования по минимальному размеру заработной платы.

Оформить в украинскую компанию украинского работника.

Оформление сотрудника на работу (украинца или иностранца с разрешением на труд в Украине), будет происходить в три этапа:

• Оформление распоряжения о приеме на работу;

• Оформление трудового договора с работником (в двух экземплярах для каждой из сторон);

• Уведомление органов ГФС о приеме работника на работу.

Для официального оформления на рабочем месте, сотрудник должен предоставить следующий пакет документов:

• паспорт или другой документ для удостоверения личности;

• ИНН;

• трудовая книжка, если ваша компания будет являться для сотрудника основным местом работы.

После подписания трудового договора с сотрудником, уведомление в налоговый орган можно подать в онлайн режиме - через специальный кабинет. Для этого предварительно оформляется ЭЦП. Уведомление подается после выдачи приказа, и до фактического выхода на работу.

Важно! Даты начала работы в уведомлении, трудовом договоре и приказе о приёме на работу должны совпадать.

Интересно: Регистрация предприятия с иностранными инвестициями в Украине

Как вести кадровый учет в украинской компании?

Ведение кадрового учета компании состоит из многих отдельных задач и процессов. Разобьем их на удобные для понимания блоки.

Подготовка первичных кадровых документов в компании:

• приказы по кадрам;

• штатное расписание;

• табель учета рабочего времени персонала.

Оформление кадровых документов в компании:

• оформление больничных листов;

• оформление справок с места работы;

• оформление найма или увольнения сотрудника.

Ведение документов кадрового учета:

• личных карточек персонала и личных дел;

• трудовых книжек и книги учета движения трудовых книжек;

• книг/журналов учета приказов по личному составу;

• учета остатков отпусков персонала и пр.

Подготовка и подача отчетности по персоналу в государственные органы Украины. Перечень отчетов может отличаться в зависимости от специфики работающего у вас персонала.

Важно вести правильно учет не только заработной платы, но и тех выплат работникам, которые не относятся к заработной плате, например, затраты на командировку (проезд, проживание, питание), разовая материальная целевая помощь (на социально-бытовые). В то же время систематическая материальная помощь входит в фонд зарплаты. Соответственно документация, учет и налогообложение таких выплат существенно отличается.

Что касается еще одного важного для любого иностранного предпринимателя вопроса - вопроса налогов при наличии наемного персонала. То мы его подробно раскрыли тут. 

Стандартный “набор” налогов с зарплаты в Украине состоит из:

• НДФЛ - 18%;

• военного сбора – 1,5%

• ЕСВ – 22% от минимальной заработной платы.

Ведение кадрового учета - это не только своевременная уплата положенных налогов при наличии наемных сотрудников, но и кропотливая бумажная работа. Нарушения в процессе ведения кадрового и бухгалтерского учета грозят санкциями со стороны как налоговой, так и Гоструда.

Наша компания предлагает комплекс услуг по созданию и ведению иностранного бизнеса в Украине. Пакеты услуг могут включать:

• регистрацию бизнеса в Украине в выбранной вами форме;

• получение разрешений на труд для иностранных сотрудников, включая директора компании;

• ведение налогового учета компании, что будет включать подачу отчетностей касательно налогов представительства;

• payroll - кадровый учет предприятия, включая оперирование кабинетом клиента, выплату зарплат, налогов за клиента, решение вопросов с отпусками, премиальными, расходами на страхование и т.д.;

• accounting - работу со счетами компании, оформление поступивших оплат или расходов компании;

• legalservising - обслуживание, которое требует именно юридических знаний и навыков - разработка договоров, приказов, внутренней документации, все что нужно для ведения бухгалтерии. 

Стоимость услуг будет зависеть от необходимого вам объема услуг, количества планируемого персонала и прочих факторов. Посмотреть цену уже сформированных пакетов услуг можно здесь. Или же обращайтесь к нашим специалистам за формированием персонального пакета услуг.

Вы хотите открыть бизнес в Украине просто и безопасно? Обращайтесь к нам! Мы поможем не только с выбором подходящей именно вам формы регистрации бизнеса, но и предложим качественное обслуживание вашей деятельности в Украине.

Не нашли ответ на свой вопрос?

Все о регистрации бизнеса в Украине иностранными предпринимателями тут.