Бухгалтерский и налоговый учет косметологических клиник в Украине в 2023 году

Центры эстетики и косметологические клиники с каждым годом пользуются все большим спросом у населения. Одним из важных критериев развития заведений косметологического сервиса является правильное построение управленческого и бухгалтерского учета.

Владелец может инвестировать средства в бизнес, которые будут постоянно в обороте, а отсутствие прибыли может быть не замечено (за счет отсутствия кассовых разрывов).

Бюджетирование, прогнозирование и оперативный анализ финансовых показателей – инструменты, которые помогут владельцу своевременно реагировать на показатели прибыли и вносить коррективы в операционные процессы бизнеса. К примеру, определенный вид услуг не пользуется популярностью или себестоимость услуги возросла в несколько раз (в связи с повышением цен на расходные материалы) – собственник принимает решение поднять цену на услуги или изменить направления деятельности на более актуальные.

Если вы намерены открыть косметологическую клинику или центр эстетики, нужно обратить внимание на следующие нюансы:

• отдельные виды косметологических и медицинских услуг требуют обязательного лицензирования;
• ваша клиника/центр должна иметь помещение (в собственности компании или арендовать его);
• персонал, оказывающий косметологические или медицинские услуги, должен иметь медицинское образование;
• сотрудники должны быть официально трудоустроены;
• клиника/центр должна иметь специализированное оборудование для предоставления услуг (собственное или арендованное);
• расходные материалы и косметическая продукция должны учитываться в соответствии с нормами действующего законодательства;
• и многие другие факторы, связанные со спецификой работы бизнеса.

Отдельным вопросом есть необходимость наличия медицинской лицензии для косметологического центра. В большинстве случаев мы рекомендуем ее получение. Когда это необходимо, мы отдельно рассказывали здесь.

Если вы впервые открываете косметологический бизнес, наши специалисты могут провести первичную консультацию и оказать помощь в сопровождении процесса от выбора оптимальной системы налогообложения до полного юридического и бухгалтерского сопровождения.

В данной статье мы расскажем вам об основных нюансах бухгалтерского и налогового учета, с которыми сталкиваются владельцы на старте функционирования косметологического бизнеса.

Интересно: Как открыть косметологический кабинет в Украине? Юридические основания

С чего начать легализацию косметологического бизнеса?

Вам нужно определить форму юридического лица (ФЛП, ООО или др.) и систему налогообложения (упрощенную или общую систему налогообложения) компании.

Основным отличием ФЛП от ООО является то, что ФЛП несет ответственность перед кредиторами всем своим имуществом, а ООО только денежными средствами в размере вклада в уставный капитал.

Отличие упрощенной системы налогообложения от общей:

• по упрощенной системе налогообложения компания уплачивает 5% единого налога с суммы поступлений средств на расчетный счет (или 3% единого налога + 20% НДС);
• плательщики общей системы налогообложения платят 18% налога на прибыль с суммы финансового результата (финансовый результат = доход - себестоимость – расходы) и 20% НДС, в случае регистрации плательщиком НДС.

Выбор системы налогообложения зависит от:

• объемов продаж, которые вы планируете осуществлять;
• видов продукции и услуг, которые вы планируете продавать/предоставлять;
• планов по привлечению инвесторов и получению кредитов.

Перед регистрацией бизнеса наши специалисты могут осуществить налоговое прогнозирование на основе вашего бизнес-плана и финансовой модели. Данный прогноз позволяет выбрать максимально выгодную систему налогообложения.

Обычно новые косметологические бизнесы регистрируют ООО на едином налоге с последующим переходом на общую систему налогообложения (в процессе увеличения оборотов).

В зависимости от формы юридического лица и системы налогообложения компанией подается следующая отчетность:

Если ФЛП, ООО или ЧП на упрощенной системе налогообложения:

• Объединенная отчетность по НДФЛ, ВС, ЕСВ (если у вас есть наемный персонал);
• Декларация по единому налогу;
• Финансовая отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах);
• Статистическая отчетность (согласно перечню, определенному службой статистики через год после открытия компании).

Если ООО или ЧП на общей системе налогообложения:

• Декларация по НДС (если вы зарегистрировались плательщиком НДС);
• Объединенная отчетность по НДФЛ, ВС, ЕСВ (если у вас есть наемный персонал);
• Декларация по налогу на прибыль;
• Финансовая отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах);
• Статистическая отчетность (согласно перечню, определенному службой статистики через год после открытия компании).

Наличие оборудования и помещения – важные факторы любого бизнеса, но многие владельцы пренебрегают ими.

Важно! Если вы планируете предоставлять медицинские услуги, требующие лицензирования, без наличия помещения и оборудования (собственного или арендованного) получить лицензию вам не удастся. Потребуется не только лицензия, но и разрешение СЭС на помещение.

Интересно: Разработка внутренней документации клиники для предоставления медицинских услуг в Украине

Обязательно ли вести бухгалтерский учет косметологической клиники?

Да, обязательно. Действующее законодательство обязывает все предприятия осуществлять бухгалтерский учет операций (не зависимо от того это ФЛП/ООО с одной операцией или сотнями в год/месяц).

Основными ошибками (касательно осуществления учета) владельцев бьюти индустрии являются:

• неполный учет клиентов – не дает возможности отследить базу постоянных клиентов, разработать оптимальную систему лояльности;
• отсутствует правильный учет расходных материалов – не в полной мере учтены списание материалов, приобретение материалов осуществляется без учета потребности и фактических остатков. Это приводит к нерациональным расходам средств и "замораживанию" их в материалы;
• отсутствие понимания фактической себестоимости услуги приводит к убыточным операциям;
• отсутствующий учет маркетинговых затрат приводит к неконтролируемым затратам. К примеру, ежемесячно маркетинговые расходы составляют 1 тыс.$, а приток новых клиентов отсутствует. Если своевременно проработать стратегию маркетинга, можно более рационально использовать финансовые ресурсы;
• оплата товаров и услуг за счет денежных средств собственника (минуя расчетный счет компании) – невозможность официального использования материалов, продукции в процессе предоставления услуг;
• отсутствует анализ финансовых показателей – непонимание собственником, является ли его бизнес прибыльным или нет.

Логический выход из ситуации – организованный бухгалтерский учет в штате или на аутсорсе с регулярным аудитом.

Интересно: Как открыть сеть медицинских учреждений в Украине?

Оплата услуг онлайн или наличными? Нужна ли касса и РРО в косметологической клинике?

Если ваша модель бизнеса предполагает получение оплат в наличной форме, через POS-терминал или онлайн (на сайте), вы обязательно столкнетесь с работой РРО (регистратор расчетных операций) или другими словами – вам нужен кассовый аппарат.

Не зависимо от формы юридического лица (ФЛП, ООО, ПП или др.) все субъекты хозяйствования, получающие платежи наличными или с помощью платежных карт, должны применять РРО.

Результатом отображения операции по РРО является фискальный чек.

Важно! Чек должен быть именно фискальным, выдача нефискального чека не допускается действующим законодательством.

В момент отображения операции по РРО данные, отраженные в фискальном чеке (наименование услуги/товара, количество, стоимость) в автоматическом режиме поступают в налоговую службу.

Важно! Штраф за неприменение РРО: 100% стоимости услуг/товаров за первое не отражение через РРО, 150% стоимости услуг/товаров при повторном нарушении.

Если с наличными расчетами более-менее ситуация ясна, часто наши клиенты вводятся в заблуждение по поводу оплат платежными картами.

Если вы получаете оплату от клиента:

• через POS-терминал;
• через мобильные приложения (Приват24, Монобанк или другие банковские приложения);
• через платежные системы оплат на сайте (Portmone, LiqPay или другие)

аналогично наличным расчетам, вам также нужно отразить поступление средств через РРО.

Исключение. Не нужно применять РРО, если средства поступили на расчетный счет компании через:

• кассу банковского учреждения;
• терминал самообслуживания (IBox, Приват24 или другие);
• расчетный счет юридического лица.

Для упрощения процесса учета денежных средств и избежания штрафа за нарушение кассовой дисциплины рекомендуем осуществить автоматизацию данного процесса.

Интересно: Как работает автоматизация и роботизация бухгалтерского учета для компании?

Предоставление косметологических услуг. Как документально оформить?

Результатом осуществления косметологической процедуры является факт предоставления услуги, что документально подтверждается актом предоставленных услуг, который подписывается врачом (оказывающим услугу) и клиентом. К акту предоставленных услуг прилагается фискальный чек (в случае осуществления оплаты наличными или платежной картой).

Акт предоставляемых услуг может быть в произвольной форме, но должен иметь обязательные реквизиты, такие как:

• реквизиты компании-поставщика услуг;
• ФИО и контактные данные получателя услуг;
• название услуги;
• количество оказанных услуг;
• стоимость услуги;
• указание о завершенности услуги.

Правильно оформленный акт оказанных услуг является правом признания дохода компании.

Важно! Отсутствие первичных документов или некорректное их формирование приводит к возникновению штрафа за нарушение порядка бухгалтерского учета в размере 300 грн.

Отличие учета материалов и косметики при использовании в процедурах и продажах

В клиниках косметологии и эстетики есть множество материалов, которые используются для осуществления непосредственных процедур, а также продукция по продаже.

Владельцы часто допускают ошибки, когда совершают приобретение материалов и продукции за счет собственных средств. В данном случае, клиника не может официально использовать данные товары, а оприходование товаров из воздуха приводит к дополнительному начислению налогов (5% для упрощенной системы налогообложения, 18% для общей системы).

Именно поэтому мы призываем производить приобретение товаров, материалов, продукции, оборудования только за счет средств компании.

Относительно учета запасов в клиниках косметологии и эстетики, рекомендуем осуществлять учет в соответствии с группами товаров:

• материалы для предоставления услуг (косметологические препараты и лекарственные средства, используемые при предоставлении услуг);
• расходные материалы (салфетки, одноразовые шапочки/халаты для клиентов и др.);
• товары для продажи (продукция, размещаемая на стендах и продающаяся клиентам).

Такая аналитика учета позволяет:

• легко производить инвентаризацию продукции;
• анализировать стоимостное выражение остатков каждой группы товаров;
• без ошибок производить перемещение и выбытие товаров;
• разграничить себестоимость проданных товаров и использованных при предоставлении услуг.

Поступление каждого вида товара осуществляется на основе Приходной накладной (полученной от поставщика).

Списание товаров производится на основе:

• накладного требования – при списании материалов в процессе предоставления услуг. Оформляется врачом-специалистом непосредственно после предоставления услуги;
• списание материалов – при использовании расходных материалов. Оформляется в конце рабочего дня администратором клиники;
• расходная накладная (+чек РРО при необходимости) – при продаже продукции. Оформляется в момент осуществления продаж.

Интересно: Алгоритм действий, когда в медицинское учреждение пришел недовольный пациент

Особенности учета сертификатов косметологического заведения

Сфера услуг – одно из многих направлений деятельности, в которой распространены продажи сертификатов. Как правильно учитывать такие сертификаты и продажи по ним?

Для компании сертификаты являются активами и подлежат отдельному учету. Мы рекомендуем использовать бухгалтерский счет "Другие материалы".

Продажа сертификата приравнивается к получению предоплаты за услуги/товар. Именно поэтому компания признает доход будущих периодов, признаваемый обычным доходом в момент получения услуг по сертификату.

Применяется ли РРО при продаже сертификата?

Если сертификат приобрели за наличные или с помощью платежной карты, клиника обязана выдать фискальный чек по результату продаж сертификата.

В момент использования сертификата клиентом повторная продажа не производится, поэтому новый чек РРО не выдается.

Особенности учета скидок и программ лояльности в косметологической клинике

Владелец бизнеса вправе разрабатывать собственные системы скидок и программы лояльности. Правила предоставления и учета скидок фиксируются в Положении о скидках и программах лояльности.

Правила и условия устанавливаются по усмотрению владельца с соблюдением главного условия: продажа услуги/товара не должна быть убыточна после предоставления скидки.

Именно для контроля данного условия, мы рекомендуем не пренебрегать учетом скидок. Калькулирование стоимости услуг и товаров позволяет проанализировать варианты скидок и разработать максимально безопасные программы лояльности. Это позволит одновременно:

• получить постоянных клиентов;
• не получить убытки по отдельным продажам.

Согласно правилам действующего налогового кодекса, скидка уменьшает стоимость предоставленной услуги/товара в момент их продажи. То есть сумма скидки уменьшает стоимость чека.

Наша команда предлагает организацию бухгалтерского и других учетов на аутсорсе. Это освободит ваше время и позволит быть спокойным за эту часть ведения бизнеса.

Стоимость бухгалтерского аудита и обслуживания здесь.

Стоимость получения медицинской лицензии для центра косметологии здесь.

Все об открытии медицинских и косметологических заведений здесь.