Как подготовить годовой отчет благотворительного фонда в Украине?

Результатом какой-либо деятельности являются итоги работы. Внутренние правила, процедуры и сроки промежуточных/управленческих отчетов каждая организация определяет самостоятельно.

Однако есть принятые и утвержденные на законодательном уровне правила составления бухгалтерской и налоговой отчетности предприятия перед контролирующими органами. Когда мы говорим об отчетности благотворительного фонда – это:

• годовой Отчет об использовании доходов (прибылей) неприбыльной организации;
• годовая финансовая отчетность (упрощенная форма баланса и отчета о финансовых результатах).

Сроки подачи годовой отчетности – 60 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного периода.

Важно! Отсутствие деятельности благотворительного фонда не свидетельствует о том, что подавать отчетность не нужно. Годовая отчетность представляется благотворительным фондом в обязательном порядке, даже если ее показатели равны нулю.

Штраф за неподачу и/или несвоевременную подачу налоговой отчетности составляет 340,00 грн (за повторное нарушение, в течение года - 1020,00 грн).

Годовая отчетность по результатам 2022 г. подается до 01.03.2023г.

Мы расскажем вам, как и когда нужно подать годовой отчет благотворительного фонда. Однако, если вы не хотите заниматься этим вопросом самостоятельно, наша команда юристов и бухгалтеров может взять ведение бухгалтерского учета и составления отчетности вашего фонда на себя. Мы предоставляем обслуживание как украинским фондам, так и иностранным некоммерческим организациям, желающим вести деятельность в Украине. Мы лучшие, поскольку:

• Мы – команда экспертов, с опытом создания и сопровождения неприбыльных организаций (NGO) в Украине, в том числе сложных кейсов: иностранные организации, аккредитации и т.д.
• Мы берем на себя все потребности организации работы в Украине: бухгалтерское юридическое и кадровое сопровождение, все виды отчетности, найм, порядок работы с волонтерами и миграционные услуги.
• С нами удобно. Персональный англоязычный менеджер. Четкая фиксация договоренностей. Полнота информации как на старте работы с нами, так и каждую минуту в процессе.

Интересно: Документооборот и организация работы в благотворительном фонде в Украине

Основные принципы формирования годового налогового и финансового отчета благотворительного фонда

Благотворительный фонд является неприбыльной организацией, соответственно, не является плательщиком налога на прибыль.

Важно! Начисление и уплата налога на прибыль не производится, если фонд соблюдает правила использования признака неприбыльности - о которых более подробно мы рассказывали здесь.

Отсутствие потребности платить налог на прибыль не значит, что при составлении годовой бухгалтерской отчетности нужно указывать "абы какую информацию".

Перед формированием годовой отчетности очень важно получить полную и достоверную информацию о деятельности фонда. Данная информация содержится в:

• банковских выписках;
• таможенных декларациях (в случае получения из-за границы товара, оборудования, транспортных средств и др.);
• первичных документах (приказах, актах приема-передачи имущества, письмах-просьбах/обращениях);
• договорах (купли-продажи, благотворительной помощи, пожертвования).

Часто возникает ситуация, когда благотворительные фонды не успевают документировать операции и считают, что не отразив эту информацию при составлении бухгалтерской  отчетности, отклонений не возникнет. Подобные случаи приводят к:

• возникновению разногласий в информации о предоставлении/получении помощи;
• искажению данных налоговой и финансовой отчетности благотворительного фонда;
• признанию нецелевого использования денежных средств и/или имущества фонда.

К примеру, фонд получил гуманитарную помощь из-за границы и оперативно передал ее воинским частям (на условиях устной договоренности). Важно отметить, что фонд получает гуманитарную помощь каждый день, то есть происходит постоянное движение товаров. Документальное оформление приемки/передачи гуманитарной помощи откладывается «на позже». Через неделю/месяц работники фонда уже забыли, куда передавали помощь, в каком объеме и каким доверенным лицам.

Что происходит в таких случаях:

• Работники фонда восстанавливают историю получения/передачи помощи и формируют необходимые подтверждающие документы (письма-просьбы, приказы о передаче помощи, акты приема-передачи помощи).

или

• Пропускают передачу и накапливают товар на остатке в балансе благотворительного фонда (хотя фактически благотворительный фонд уже не владеет этой продукцией, товаром или другим имуществом).

Наши специалисты настоятельно не рекомендуют использовать 2 вариант, так как он приводит к нарушению правил составления и сдачи бухгалтерской отчетности, а если мы говорим о гуманитарной помощи – может привести к уголовной ответственности.

О рисках несвоевременного или неполного оформления первичных документов благотворительным фондом мы рассказывали здесь.

Какая информация отображается в налоговом годовом отчете (Отчете об использовании доходов (прибылей) неприбыльной организации)

Основная часть Отчета об использовании доходов (прибылей) благотворительного фонда состоит из 2-х частей и приложений:

• Доходы получены благотворительным фондом
• Расходы (расходы) благотворительного фонда
• Приложения ГП (гуманитарная помощь), ИП (исправление ошибок), ФО (финансовая отчетность).

Важно! Доходы и расходы благотворительного фонда отражаются в налоговой и финансовой отчетности из Положений (стандартов) бухгалтерского учета, то есть в момент их возникновения. Факт оплаты не влияет на дату признания доходов или расходов.

1. Доходы благотворительного фонда

Доходами благотворительного фонда могут быть:

• стоимость активов (денежные средства или имущество), товаров полученных с целью дальнейшего использования для достижения уставных целей;
• безвозвратная финансовая помощь, добровольные пожертвования, милосердие;
• целевые взносы и отчисления учредителей и членов фонда;
• пассивные доходы (в виде процентов по депозиту или положительной курсовой разнице при продаже валютных средств);
• другие доходы, не противоречащие деятельности благотворительного фонда.

Доходы благотворительного фонда признаются в момент признания расходов.

Основанием для признания доходов является первоначальный документ. Такими документами могут быть (не ограничиваясь):

• для признания доходов от полученных активов, товаров – приказ о признании и передаче помощи, Акт приема-передачи помощи;
• для признания доходов по финансовой помощи, добровольным пожертвованиям, милосердию – письма просьбы, банковские платежные поручения;
• для признания пассивных доходов – договор банковского обслуживания, бухгалтерская справка.

Примечание. Если благотворительный фонд получил финансирование, помощь и т.д., эти активы признаются целевым финансированием. Доход по ним будет признан, когда будут понесены расходы за счет данного целевого финансирования.

К примеру, благотворительный фонд получил грантовую помощь в размере 300 тыс.грн, и в течение 2022 года использовал только 100 тыс.грн. В Отчете об использовании доходов за 2022 год отражается доход на сумму 100 тыс.грн. Остаток – 200 тыс.грн одновременно отражается в Балансе благотворительного фонда в графах «Денежные средства» и «Целевое финансирование».

Важно! Благотворительный фонд является неприбыльной организацией, поэтому не может преследовать цель получения прибыли. Исключение – получение дохода с последующим направлением его для достижения уставной цели.

2. Расходы благотворительного фонда

Расходами благотворительного фонда могут быть:

• стоимость активов (денежные средства или имущество), товаров использованных (переданных) для достижения уставных целей;
• безвозвратная финансовая помощь, добровольные пожертвования, милосердие;
• другие расходы, не противоречащие деятельности благотворительного фонда.

Расходы благотворительного фонда определяются на основании первичных документов (не ограничиваясь):

• расходная накладная и/или акт приема-передачи услуг;
• акт приема-передачи безвозмездной помощи;
• бухгалтерская справка;
• договор банковского обслуживания (в случае признания расходами банковской комиссии);
• расчетно-платежная ведомость (в случае начисления заработной платы работникам фонда);
• расчет амортизации основных и нематериальных активов (в случае наличия в балансе фонда активов, используемых для административных нужд).

Важно! Административные расходы благотворительного фонда не должны превышать 20% годового дохода.

Интересно: Ввоз и налогообложение импорта авто неприбыльными организациями в Украине.

Отражение гуманитарной помощи в Отчете об использовании доходов (прибылей) неприбыльной организации

Если благотворительный фонд осуществляет операции с гуманитарной помощью – информация об этом подлежит детальной расшифровке в приложении ГП к годовому отчету.

Более подробно об особенностях составления и представления бухгалтерской отчетности и отражения в отчетности операций с гуманитарной помощью мы рассказывали здесь.

Годовая финансовая отчетность благотворительного фонда

Составление бухгалтерской финансовой отчетности является неотъемлемой частью Отчета об использовании доходов благотворительного фонда.

Финансовая отчетность формируется посредством упрощенной формы Баланса и Отчета о финансовых результатах.

Информация, которая указывается в балансе (не ограничиваясь):

• балансовая стоимость активов, находящихся в собственности благотворительного фонда;
• остатки товаров (в т.ч. благотворительной в гуманитарной помощи, оставшейся нераспределенной по состоянию на конец 31 декабря отчетного года);
• остатки средств на банковских счетах;

Важно! Если на остатке банковского счета есть средства в иностранной валюте – их гривневый эквивалент будет составлять перерасчет валютного остатка по курсу НБУ на 31 декабря. Разница между гривневым эквивалентом на дату получения средств и 31 декабря – положительная или отрицательная курсовая разница (включается в доходы или расходы благотворительного фонда).

• остаток целевого финансирования;
• дебиторская, кредиторская задолженность за товары, услуги (в случае осуществления подписки клиенту или возникновение долга перед ним);
• задолженность по налогам;
• задолженность по оплате труда.

Информация, указанная в отчете о финансовых результатах:

• Доходы благотворительного фонда (в т.ч. пассивные доходы)
• Расходы благотворительного фонда.

Как отмечалось выше, финансовая отчетность является неотъемлемой частью годового Отчета об использовании доходов (прибылей) неприбыльной организации, соответственно срок ее подачи - 60 календарных дней после окончания отчетного периода (по результатам 2022 года отчет подается до 01.03.2023г.).

Основные сложности, с которыми сталкиваются благотворительные фонды при формировании годовой отчетности:

1. Как правильно рассчитать остаток целевого финансирования?
2. Какая разница между основными средствами и запасами благотворительного фонда?
3. Могут ли доходы благотворительного фонда превышать расходы?
4. Курсовая разница при получении валютного финансирования – как ее рассчитать и отразить в годовой отчетности.

Работая с опытным юристом и бухгалтером для благотворительных организаций вы будете содержать в порядке составление бухгалтерской отчетности, эти вопросы не будут перед вами стоять. Вы также получите:

• квалифицированные консультации и рекомендации по работе именно вашего благотворительного фонда;
• организованный документооборот;
• своевременнще составление и сдачу бухгалтерской и налоговой отчетностиподачу в контролирующие органы.

Стоимость бухгалтерских и юридических услуг для благотворительных организаций здесь.

Если вы планируете активную деятельность в Украине, ваша организация активно сотрудничает с волонтерами, а большое количество поступлений требует внимательного контроля и отчетности - мы оказываем услуги по составлению бухгалтерской отчетности, обращайтесь к нам.