Риски и штрафы, если вовремя не оформить документы блфготворительного фонда о гуманитарной помощи

Гуманитарная помощь - разновидность благотворительной помощи, которая носит целевой характер и должна быть направлена непосредственно на определенные потребности после оказания ее донором. То есть, если благотворитель (донор) предоставляет средства на приобретение авто ВСУ – средства должны использоваться именно на приобретение авто для ВСУ. Если товар передается семьям, пострадавшим от военных действий – товар должен быть передан этим людям и т.д.

Операции с гуманитарной помощью занимают больше сил и времени при подаче отчетности. В отличие от обычной благотворительной помощи, пожертвований и других направлений благотворительности информация о гуманитарной помощи подлежит детальной расшифровке в налоговой отчетности.

Подготовка первичных и отчетных документов некоммерческой организации всегда достаточно кропотливый и важный процесс. Ведь их отсутствие и/или ложность данных в них несут:

• нарушение бухгалтерского учета в части того, что каждая бухгалтерская операция должна иметь документальное подтверждение;
• нарушение налогового законодательства в части того, что неприбыльная организация должна осуществлять деятельность в пределах уставных целей, а это в свою очередь подтверждается первичными документами.

Отсутствие первичных документов может привести к:

• потери признака неприбыльности и исключению из реестра неприбыльных организаций;
• переводу неприбыльной организации на общую систему налогообложения (плательщик налога на прибыль на общих основаниях – 18%);
• начислению 18% налога на прибыль на сумму незадекларированного финансового результата и 5% пене от суммы своевременно неуплаченного налога.

Учитывая вышеперечисленные риски отсутствия и некорректного оформления первичной документации, в данной статье мы расскажем об основных нюансах документального оформления движения гуманитарной помощи.

Интересно: Получение статуса волонтерской организации в Украине

Практический пример движения гуманитарной помощи в Украине

Физическое лицо - гражданин США изъявил желание помочь ВСУ и приобрел товары с целью дальнейшей передачи их украинской общественной организации, занимающейся получением и распределением гуманитарной помощи.

Процесс получения помощи под нашим контролем и сопровождением происходил следующим образом:

1. Донор (физическое лицо) предоставил общественной организации Письменное предложение о возможности предоставления гуманитарной помощи.

2. Общественная организация предоставила письменное согласие принять товар в виде гуманитарной помощи. Учитывая, что общественная организация уже активно сотрудничала с военными, она располагала информацией о перечне потребностей (груза), который был передан вместе с согласием.

3. Приобретенный донором товар отправлялся им из США в Польшу посредством авиаперевозки. При отправке товара донором оформлялась таможенная декларация, в которой фиксировались цены на каждую позицию.

Примечание: именно по этим ценам и осуществлялся дальнейший учет гуманитарной помощи у получателя – общественной организации.

4. Параллельно общественная организация занималась поиском грузового автомобиля, который должен осуществить перевозку помощи из Польши в Украину.

Примечание: для пересечения автомобилем таможенной границы общественная организация формирует от своего имени письмо-обращение к руководителю пункта таможенного пропуска с просьбой дать возможность пересекать таможенную границу для перевозки гуманитарной помощи. Обязательно в письме указывается марка и номерные знаки авто, номер кузова, ПИП и паспортные данные водителя, вид груза.

5. При пересечении автомобиля с гуманитарной помощью осуществлялось декларирование груза.

Примечание: форма таможенной декларации предоставляется на пункте пропуска или оформляется в электронном виде. Декларировать необходимо весь груз – без исключения.

6. После прохождения таможенной границы гуманитарная помощь направлялась на состав общественной организации, где проходила процедура оприходования на основании Таможенной декларации, оценочной стоимости (оказанной донором) и приказа о признании помощи гуманитарной.

Примечание: на данном этапе у общественной организации отсутствовал Акт приемки-передачи товара, поэтому оприходование осуществлялось на основании временного акта. Оригинал Акта приема-передачи помощи был передан позже.

7. Далее общественная организация осуществила распределение гуманитарной помощи между бенефициарами (от которых предварительно были получены письма-просьбы оказать гуманитарную помощь).

Примечание: в момент передачи гуманитарной помощи общественная организация оформила приказ о передаче помощи (по каждому из бенефициаров) и Акт приема-передачи.

После распределения гуманитарной помощи общественная организация осуществила отчет перед Минюстом и донором.

Наши юристы в первую очередь разработали весь алгоритм для организации и проконтролировали его выполнение.

Какие документы оформляются на каждом этапе движения гуманитарной помощи?

Получение гуманитарной помощи от донора-нерезидента в натуральной форме

1. Письменное предложение донора предоставить гуманитарную помощь.

Обязательные реквизиты:

• для донора-физического лица: ПИП, гражданство, дата рождения, документ, удостоверяющий личность, номер телефона, электронный адрес;
• для донора-юридического лица: наименование, регистрационный номер, контакты представителя, адрес электронной почты;
• данные о товаре (наименование, количество, стоимость);
• данные о представителе, который будет осуществлять отгрузку и декларирование товара;
• данные о пути доставки и таможенных пунктах пропуска товара.

2. Письменное согласие получателя гуманитарной помощи принять продукт.

3. Международная ТТН / упаковочный лист / спецификация / инвойс (можно использовать все документы или один из предложенных).

4. Валютно-таможенная декларация.

Важно! В условиях военного положения, ввоз гуманитарной помощи осуществляется по упрощенным процедурам, а именно:

• не обязательно быть включенным в Единый реестр получателей гуманитарной помощи;
• декларирование осуществляется при пересечении таможенного контроля или в электронном виде;
• отсутствуют ввозные дополнительные сборы и налоговые платежи.

5. Акт приема-передачи гуманитарной помощи.

Обязательные реквизиты:

• название документа, номер и дата;
• данные донора (аналогичны Письменному согласию на получение пособия);
• данные получателя пособия;
• данные о товаре (наименование, количество, стоимость);
• подписи, должности и инициалы донора и получателя помощи.

Важно! Если осуществляется импорт гуманитарной помощи для военного назначения, дополнительно необходимы следующие документы: Гарантийное письмо бенефициара с согласием принять гуманитарную помощь.

Если осуществляется импорт автомобилей для военного назначения, то дополнительно необходимы следующие документы: Гарантийное письмо бенефициара с согласием принять гуманитарную помощь, технический паспорт автомобиля.

Получение гуманитарной помощи от донора-резидента в натуральной форме

1. Письменное предложение донора предоставить гуманитарную помощь.

Обязательные реквизиты:

• для донора-физического лица: ПИП, гражданство, дата рождения, документ, удостоверяющий личность, номер телефона, электронный адрес;
• для донора-юридического лица: наименование, регистрационный номер, контакты представителя, адрес электронной почты;
• данные о товаре (наименование, количество, стоимость);
• данные о представителе, который будет производить отгрузку;
• данные о пути доставки.

2. Письменное согласие получателя гуманитарной помощи принять продукт.

3. Акт приема-передачи гуманитарной помощи.

Передача гуманитарной помощи бенефициару-юридическому лицу в натуральной форме

1. Письмо от бенефициара с просьбой оказать гуманитарную помощь.

Обязательные реквизиты:

• наименование, регистрационный номер, контакты представителя, адрес электронной почты;
• данные о товаре (наименование, количество, стоимость);
• данные о представителе, который будет осуществлять прием товара;
• цель использования гуманитарной помощи.

2. Приказ руководителя неприбыльной организации осуществить распределение и передачу гуманитарной помощи согласно письму.

3. Акт приемки-передачи гуманитарной помощи.

Передача гуманитарной помощи бенефициару-физическому лицу в натуральной форме

1. Заявление от получателя гуманитарной помощи

Обязательные реквизиты:

• ПИП, дата рождения, документ, удостоверяющий личность, номер телефона, электронный адрес;
• данные о товаре (наименование, количество, стоимость);
• подпись.

2. Приказ руководителя некоммерческой организации осуществить распределение и передачу гуманитарной помощи.

3. Отчет о раздаче гуманитарной помощи физическим лицам.

Обязательные реквизиты:

• ФИО, дата рождения, ИНН, документ удостоверяющий личность, адрес проживания, номер телефона, электронный адрес;
• данные о товаре (наименование, количество, стоимость);
• подпись получателя помощи.

4. Акт списания гуманитарной помощи.

Информация из вышеперечисленных документов собирается и отражается в ежегодной налоговой отчетности. Более подробно о расшифровке движения гуманитарной помощи расскажем дальше.

Интересно: Как открыть счет для благотворительного фонда в Украине?

Как оценить гуманитарную помощь, полученную в натуральном виде?

Гуманитарная помощь учитывается в балансе неприбыльной организации по первоначальной стоимости.

Первоначальная стоимость = Справедливая стоимость (рыночная стоимость) + Дополнительные расходы (доставка, погрузка, разгрузка и др.).

Важно! Во избежание дополнительных замечаний и признания налоговыми органами завышения/занижения первоначальной стоимости гуманитарной помощи рекомендуем подготовить:

• акт оценки справедливой стоимости;
• скан-копии рыночной оценки из открытых источников;

Гуманитарная помощь, полученная от нерезидента, учитывается в валютном эквиваленте и ее первоначальная стоимость равна таможенной стоимости, перечисленной по курсу НБУ на дату пересечения таможенной границы.

Следует ли ставить на учет гуманитарную помощь, полученную от донора в натуральной форме без документов?

Да, данная гуманитарная помощь должна быть оприходована как в количественном, так и в стоимостном эквиваленте. Оприходование такой помощи может осуществляться на основании:

• бухгалтерской справки (в случае, когда донор не может предоставить никаких документов);
• внутреннего акта (в случае, когда донор предоставит документы с опозданием).

Интересно: Расчеты наличными в неприбыльных организациях

Отчет по гуманитарной помощи в виде средств в иностранной валюте

Получатели гуманитарной помощи в виде иностранной валюты должны ежемесячно представлять отчет о наличии и распределении гуманитарной помощи в иностранной валюте (до полного ее использования) в органы:

• Минсоцполитики
• ГНС по месту регистрации.

Срок подачи отчета – до 5 числа месяца, следующего за отчетным.

В настоящее время унифицированная форма отчетности по гуманитарной помощи в виде денежных средств не установлена, поэтому отчет подается в произвольной форме.

После полного использования гуманитарных средств, неприбыльщик обязан в течение 5 рабочих дней подать отчетность в вышеуказанные органы.

Отчет по гуманитарной помощи, полученной в натуральной форме

Ежемесячно до 5 числа следующего за отчетным месяцем, получатели и приобретатели гуманитарной помощи представляют отчеты о наличии и распределении гуманитарной помощи в местную государственную администрацию соответствующего района.

В отчете указываются:

• данные о получателе пособия (название, регистрационные данные, адрес);
• данные о доноре помощи (название, страна);
• данные о грузе (наименование, вес, стоимость);
• дата и номер приказа, согласно которому происходит признание груза гуманитарной помощью;
• дата таможенного оформления;
• данные о получении груза (дата, вес, стоимость);
• данные о распределении груза (дата, вес, стоимость);
• данные об остатке груза (дата, вес, стоимость).

Интересно: Договор и акт или как подтвердить получение благотворительной помощи в документах фонда?

Расшифровка информации о гуманитарной помощи в годовой налоговой отчетности

Ежегодно неприбыльные организации отчитываются перед налоговыми органами о результатах своей деятельности с помощью Отчета об использовании доходов (прибылей) неприбыльной организации (далее годовой налоговый отчет). Неприбыльщики, осуществляющие операции с гуманитарной помощью вместе с годовым налоговым отчетом, представляют приложение с информацией о движении гуманитарной помощи.

Какая информация указывается в приложении?

1. Данные о получении гуманитарной помощи

• наименование донора помощи;
• дата и номер приказа, согласно которому происходит распределение помощи;
• вид пособия (товары, оборудование, лекарственные средства, денежная помощь и т.д);
• единицы измерения;
• количество;
• стоимость пособия;
• данные таможенной декларации (дата, номер, код УКТВЭД).

2. Распределение гуманитарной помощи по целевому назначению

• данные о получателе помощи;
• дата и номер приказа, согласно которому происходит распределение помощи;
• вид пособия (товары, оборудование, лекарственные средства, денежная помощь и т.д);
• единицы измерения;
• количество;
• стоимость пособия;
• дата и номер акта приема-передачи.

3. Распределение гуманитарной помощи по нецелевому назначению

• данные о доноре помощи;
• дата и номер приказа, согласно которому происходит распределение помощи;
• вид пособия (товары, оборудование, лекарственные средства, денежная помощь и т.д);
• единицы измерения;
• количество;
• стоимость пособия.

Важно! Суммы нецелевой гуманитарной помощи выходят за рамки статуса неприбыльности и облагаются налогом на прибыль в размере 18%.

В свою очередь незаконное использование гуманитарной помощи (в целях получения прибыли) приводит к уголовной ответственности (ст.201-2 Уголовного кодекса Украины):

• продажа гуманитарной помощи или другие действия, связанные с дальнейшим получением прибыли – штраф от 34 тыс.грн до 51 тыс.грн или исправительные работы до 2-х лет, или лишение свободы до 4-х лет.
• действия, указанные в предыдущем пункте, совершенные повторно или по предварительному сговору группой лиц или должностным лицом с использованием служебного положения или в большом размере - лишение свободы от 3-х до 5-ти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3-х лет и с конфискацией имущества.
• действия указаны в предыдущих 2-х пунктах, совершенных организованной группой или в особо крупном размере, или во время чрезвычайного или военного положения - лишение свободы от 5-и до 7-и лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3-х лет с конфискацией имущества.

4. Остаток нераспределенной гуманитарной помощи на начало и конец отчетного периода

• данные о доноре помощи;
• дата и номер приказа, согласно которому происходит распределение помощи;
• вид пособия (товары, оборудование, лекарственные средства, денежная помощь и т.д);
• единицы измерения;
• количество;
• стоимость пособия.

Учитывая расширенный перечень всей информации, которую требует предоставлять налоговая, наши специалисты рекомендуют формировать полный перечень документов по движению гуманитарной помощи в момент совершения операции (получение/перемещение/передачи).

Важно! В данной статье мы описали основной список документов, которые должна иметь организация для подтверждения правомерности работы с гуманитарной помощью. Ваша организация может расширить список собственных внутренних документов и утвердить их Положением о документообороте. Важным условием создания внутреннего документа является наличие основных реквизитов и соответствие Учетной политике и Положению бухгалтерского учета.

Если перед вашей организацией в Украине стоит задача принятия и распределения большого количества гуманитарной помощи, вы хотите действовать в рамках законодательства Украины, обращайтесь к нам.

Мы предлагаем комплекс услуг по юридическому и бухгалтерскому сопровождению неприбыльных организаций.

Список услуг и стоимость здесь.