Командировки сотрудников. Как автоматизировать оформление командировки

Командировка - это поездка сотрудника в другой населенный пункт / другую страну на определенный срок для исполнения им служебных задач вне места его постоянной работы.

Командировка обязательно должна иметь следующие критерии:

• происходит только по распоряжению руководителя отдела или компании (сотрудник самостоятельно не может принять решение о своей командировке);
• имеет четко сформулированную цель, которая должна быть прямо связана с хозяйственной деятельностью компании и прямыми функциональными обязанностями командированного сотрудника (инженер производства не может поехать заключать договор с потенциальным покупателем, а вот технолог производства может быть задействован в этом процессе, если речь идет о продаже технологического процесса или режима производства);
• сотрудник отправляется в командировку на определенный промежуток времени (бессрочных командировок не бывает);
• командировка должна быть документально оформлена.

Не являются командировкой:

• поездки сотрудников в пределах одного населенного пункта (менеджер по продажам закреплен за г.Киевом ездит на встречи с клиентами);
• работник постоянно выполняет обязанности вне населенного пункта (офис / склад / производственный цех находятся за городом, сотрудники добираются до них с помощью развозки или собственными силами);
• сотрудники, работа которых имеет разъездной характер (водители, торговые представители, супервайзеры и др.);
• поездки на обучение (семинары, тренинги) которые имеют характер повышения квалификации, а не получение информационно-консультационных услуг, презентации/продажи продукта (услуги, товара);
• поездка, которая не связана с хозяйственной деятельностью компании (например, тимбилдинг);
• поездка не отвечающая прямым функциональным обязанностям сотрудника (ранее приводили пример о технологе и инженере);
• документально не подтвержденная поездки (если сотрудник был в командировке, но не предоставил документы, подтверждающие поездку).

Каждое предприятие обязано иметь у себя Положение о командировках - это внутренний документ, который описывает все нормы, правила, нюансы оформления командировки и отчетности по её результатам. 

Интересно: Чем отличается учет иностранной и украинской компании в Украине?

Что имеем право относить в расходы по командировке сотрудника?

Отправляя сотрудника в командировку, компания обязана обеспечить его (сотрудника) подотчетными деньгами, а именно авансом на командировку.

Если в командировке сотруднику не хватило аванса, выданного ему компанией, он имеет право использовать свои личные денежные средства. А по возвращению из командировки - претендовать на возмещение расходов. 

Примечание: Для этого потребуются документы, которые подтвердят превышение суммы аванса.

На какие расходы выдаются подотчетные деньги?

• Суточные - командировочные расходы не подтвержденные документально, а именно: питание, другие собственные нужды (при командировке по Украине - 650,00 грн/ день, при командировке за границу - 80 евро (долларов) /день );
• Затраты на проезд до места командировки и по городу в который сотрудник командирован;
• Затраты на транспортировку багажа до 30 кг, включительно;
• Оплата проживания;
• Затраты на аренду помещения / комнаты из расчета стоимости 1- местного номера проживания в гостинице (за каждые сутки);
• Бронирование мест в отелях в размере не более 50% стоимости места за сутки;
• Оформление заграничного паспорта, разрешения на въезд / выезд;
• Затраты на комиссионные (в случае обмена валюты) при заграничной командировке;
• Обязательное страхование и другие документально оформленные затраты, связанные с правилами страны пребывания командированного лица.  

Запрещено расходовать подотчетные деньги на:

• Пользование мини-баром;
• Спиртные напитки и табачные изделия;
• Развлекательные мероприятия;
• Таможенные сборы связанные с собственными покупками;
• Газеты, журналы, книги для собственного использования ( не связанные с целью командировки);
• Расходы на приобретение одежды;
• Услуги парикмахерской;
• Суммы “чаевых”;
• Расходы на такси (если данное не было согласовано с руководством);
• Транспортные расходы в дни, которые не совпадают с датами начала и завершения командировки.

Все затраты должны быть подтверждены оригиналами документов.

Нецелевые затраты, понесенные в командировке, не признаются затратами, а приравниваются к понятию - дополнительное благо - по сути это любые виды дохода, которые компания выплачивает сотруднику, если выплаты не являются заработной платой, и не связаны с исполнением обязанностей трудового найма.

Формула расчета налогообложения дополнительного блага:

Сумма налогов при выплате доп. блага = сумма доп. блага * 18% НДФЛ + сумма доп. блага * 1,5% Военного сбора.

Интересно: Как не переплачивать земельный налог в Украине?

Документальное оформление командировки сотрудника

Командировка - процесс который требует оформления большого количества документации, как перед отправкой в командировку, так и по возвращению из неё.

В момент когда сформировалась потребность отправить сотрудника в командировку необходимо оформить следующие документы:

1. Служебная записка.
2. Приказ о командировке. 
3. Первичные документы - все документы, которые подтверждают намерения отъезда в командировку, факт связанности командировки с хозяйственной деятельностью компании. 
4. Отчет о выполнении задач в командировке.

По возвращению из командировки сотрудник обязан предоставить следующие документы:

1. Отчет о выполнении задач в командировке.
2. Авансовый отчет.
3. Паспорт с отметками пересечения границы (если  именно туда была командировка).

Что делать если нет оригиналов документов, подтверждающих расходы, или документы заполнены с ошибками?

Пример 1. Если сотрудник потерял чеки или другие подтверждающие документы.

Подотчетное лицо обязано запросить дубликат документа и предоставить его.

Пример 2. Если документы утеряны и восстановить их невозможно. 

Сумма расходов не компенсируется сотруднику. 

Если же сотрудник потратил аванс подотчетных денег, и не подтвердил их документально, он обязан вернуть сумму денег (не подтвержденную документально) в компанию.

Пример 3. Если документы утеряны, но руководитель компании принимает решение “простить” сотруднику их утерю, и утверждает компенсацию расходов или зачет подотчетного аванса в расходы. 

В таком случае нужно приравнять сумму потраченных денег к понятию дополнительное благо, и начислить налоги, а именно 18% НДФЛ и 1,5% военного сбора.

Пример 4. Сотрудник вернулся из командировки за границей, и на таможенном пункте не поставил отметки о пересечении границы. 

От имени директора компании делается запрос в Госпогранслужбу Украины, в котором просят подтвердить, что сотрудник пересекал границу в определенные сроки. Без подтверждения Госпогранслужбы, размер выданного аванса (в т.ч. и суточных) должен быть возвращен в компанию или приравнен к дополнительному благу с дальнейшей уплатой НДФЛ и ВЗ.

Интересно: Что делать, если появился приличный налог на прибыль к уплате?

Как автоматизировать процесс оформления командировки и документального подтверждения затрат?

Документальный процесс оформления командировки очень щепетильный, длительный и трудозатратный. Помимо оформления перечня документов, вся документация должна быть согласована ( в утвержденном компанией порядке) и подписана. Зачастую жизненный цикл оформления командировки проходит длительную процедуру, и приносит мало радости в жизнь сотрудников (как бухгалтерского, кадрового отделов, так и командированного лица).

Мы живем во время активного развития ИТ-технологий. Именно ИТ-технологии дают нам возможность автоматизировать массу рутинных задач, и высвободить наше время на интеллектуальное развитие личности.

Как же может выглядеть автоматизация оформления командировки сотрудника? В зависимости от специфики работы и внутрикорпоративных правил, процесс может отличатся. Мы хотим привести пример процедуры из практики одной фармацевтической компании.

Этап 1. Сотрудник, которого отправляют в командировку (инициатор) не позже чем за 4 рабочих дня до начала командировки создает Заявку на командировку (далее, заявка)- документ, при создании которого автоматически заполняются: 

• данные о сотруднике; 
• его табельный номер; 
• подразделение в котором он работает.

Сотруднику самостоятельно необходимо заполнить поля :

• период командировки;
• место/город куда отправляется сотрудник;
• цель командировки и задачи;
• статьи расходов и расчетные суммы, которые сотрудник планирует использовать в командировке (суточные, проживание, проезд и т.д.).

Этап 2. Заполнив заявку на командировку, сотрудник отправляет ее на согласование руководителю. После утверждения заявки руководителем, автоматически формируется пакет документов (Служебная записка, Приказ о командировке) для дальнейшей подписи инициатором и руководителем. Если компания пользуется электронным документооборотом, подписание документов займет не более 2 минут.

Этап 3. После утверждения и подписания Заявки на командировку, информация о ней автоматически попадает:

• в отдел документооборота - в виде Приказа о командировке;
• в кадровый отдел - в Табель учета рабочего времени;
• в бухгалтерский отдел (отдел казначейства) - информация о сумме денежных средств, которые необходимо выдать под отчет;
• в отдел учета заработной платы - для расчета среднедневного заработка;
• в отдел управленческого учета -  в план командировок;
• в турагентство - если покупка билетов и проживание оплачивается за безналичный расчет.

Этап 4. По возвращению из командировки, сотрудник на основании ранее сформированной заявки формирует Отчет о командировке и Авансовый отчет. С помощью электронного документооборота подписывает данные документы и передает в отдел бухгалтерии оригиналы чеков / квитанций для проверки и утверждения.

Автоматизация позволяет: 

• упростить процесс оформления командировки; 
• сократить затраты на оплату рутинных, повторяющихся операций сотрудников бухгалтерии и кадров; 
• освободить менеджера (сотрудника,отправляющегося в командировку) от лишней работы не связанной с его прямым функционалом; 
• обеспечить прозрачный контроль расходов на командировки; 
• установить единую политику оформления командировок.

Наша компания предлагает свои услуги по комплексному обслуживанию иностранного и украинского бизнеса в Украине. Мы можем предложить разные варианты:

• Аудит организации учетных процессов в вашей компании и разработку автоматизации кадрового учета, бухгалтерского учета и т.д.
• Аутсорсинговые услуги команды бухгалтеров и юристов, которые полностью возьмут на себя, бухгалтерский, кадровый учет, payroll компании.

Стоимость наших услуг вы можете узнать тут.

Обращайтесь к нашим специалистам за формированием персонального пакета услуг. Мы поможем вам снять с плеч постоянную тревогу за верное ведение учетов в компании.