Оформление работников как ФЛП: риски признания отношений трудовыми

Физическое лицо-предприниматель является самостоятельным субъектом хозяйствования, осуществляющим свою деятельность на собственный риск. Часто, преимущественно с целью оптимизации налоговой нагрузки, украинский бизнес использует ФЛП привлеченных лиц для сотрудничества с ними. Такая модель очень распространена в IТ-бизнесе, продажах, гостинично-ресторанном бизнесе и т.д.

Однако сотрудничество с ФЛП, помимо очевидных преимуществ по уменьшению налогового бремени, может иметь негативные последствия для бизнеса. В данной статье мы подробно проанализируем риски сотрудничества с ФЛП и пути минимизации рисков.

Периодически в нашу компанию обращается бизнес по вопросу правильной настройки работы с ФЛП и работниками. Недавно обратился клиент, который хотел организовать колл-центр с использованием ФЛП вместо трудовых отношений. Мы проконсультировали клиента и помогли структурировать отношения таким образом, чтобы снизить риски штрафных санкций от налоговой службы и Гоструда.

Другая ситуация будет в случае, если бизнес обращается к юристам после получения первых «колокольчиков» от государственных органов или по факту проведения проверок и понимания возможных штрафных санкций «на горизонте». Решить такие вопросы будет несколько сложнее.

Интересно: Релокейт бизнеса в Польшу на время войны

Трудовые и гражданско-правовые отношения для IТ компании

Законодательство Украины и судебная практика помогли установить определенные признаки, помогающие отличить правоотношения трудовые от гражданско-правовых:

1. Процесс и результат.

Трудовой договор регулирует процесс организации работы, в то время как гражданско-правовой предполагает получение определенного результата. К примеру, постоянную работу по обеспечению деятельности веб-сайта при определенных условиях можно рассматривать как непрерывный процесс, в то время как основным критерием создания компьютерной программы является результат такой работы. Соответствующая позиция определена в постановлениях Верховного Суда от 04.07.2018 по делу №820/1432/17 и по делу №815/954/18 от 13.06.2019.

Другим очевидным признаком, различающим процесс и результат, является оплата труда. Для трудовых правоотношений характерна систематическая оплата труда, оплата вознаграждения по договору с ФЛП осуществляется, как правило, на основании актов приема-передачи оказанных услуг/выполненных работ по их завершению.

2. Подчинение правилам внутреннего трудового распорядка и другим документам.

Считается, что ФЛП является самостоятельным субъектом хозяйствования и выполняет работу или предоставляет услуги в соответствии с договором. То есть, на ФЛП, в отличие от работников, не распространяются требования законодательства по охране труда, правила внутреннего трудового распорядка и другие документы и требования, определенные законодательством Украины для трудовых отношений.

Это не означает, что ФЛП не имеет права посещать компанию-заказчика или, в случае необходимости, воспользоваться офисным оборудованием заказчика. Однако важным признаком трудовых отношений будет подчинение трудовому распорядку, должностным инструкциям и иерархии контроля за выполнением работы на предприятии.

Поэтому в договоре с ФЛП нужно четко указывать на независимость двух субъектов хозяйствования, вступающих в правоотношения.

3. Совмещение работы и ФЛП.

В некоторых IТ-компаниях работники и должностные лица одновременно выполняют работы, связанные с программированием. Поэтому они трудоустроены, но одновременно имеют договор между компанией и их ФЛП. Конечно, это «красная тряпка» для контролирующих органов, которые, с большой вероятностью не будут разбираться по сути правоотношений, и будут указывать на дублирование работы ФЛП и работника по трудовому договору.

Конечно, такая модель не рекомендована, но и не является незаконной. Если использовать такую модель сотрудничества, нужно четко разграничивать обязанности по трудовому договору и обязанности ФЛП, и все это закреплять документально.

В любом случае контролирующие органы, налагающие штраф на компанию, должны доказать, что имел место факт выполнения физическими лицами работы в рамках трудовой деятельности, а суды должны детальнее анализировать правоотношения между заказчиком и исполнителем.

4. График и место работы.

Наличие четко определенного места работы, графика работы и рабочего оборудования являются классическими признаками наличия трудовых отношений. Обязательность присутствия на рабочем месте в течение рабочего времени и с использованием предоставленного оборудования ФЛП будет иметь достаточно признаков для попытки признания правоотношений ФЛП и компании трудовыми.

Интересно: Зачем украинским компаниям Дия Сити?

Проверки государственных органов IТ компаний: на что следует обратить внимание

В первую очередь речь идет о проверках Государственной налоговой службы (далее - ГНС) и Гоструда. Первыми «тревожными сигналами» могут быть достаточно привычные для нас запросы или обращение контролирующих органов.

Однако контролирующие органы могут применять и новейшие подходы к проведению проверок. Например, в сфере ресторанного бизнеса, клиент, очень упорно просит чек, рассматривает уголок потребителя, или довольно странные кандидаты на собеседовании, которые не столько заинтересованы в получении работы, сколько в получении информации о компании. Да, государственные органы могут получать информацию для своих проверок и таким образом.

Если же проверка официальная, нужно помнить следующие правила:

• Всегда проверяйте документы лица, осуществляющего проверку. Обычно у работника государственного органа должно быть удостоверение и направление на проведение проверки/решения о проведении проверки.

• ·Во время проведения проверки помните о необходимости фиксировать какие-либо нарушения процедуры проведения проверки и сроков. Фиксируйте такие нарушения для обеспечения доказательств обжалования.

• Главным документом после проведения проверки будет Акт, в котором контролирующий орган будет указывать все выявленные нарушения. Наличие Акта не означает автоматического привлечения к ответственности и штрафных санкций. Решение о наложении штрафа можно обжаловать в административном или судебном порядке.

К сожалению, в большинстве случаев, обжалование решений госорганов эффективно только в судебном порядке.

Интересно: Какие контракты заключаются в ІТ сфере?

Ответственность за отсутствие трудоустройства и «скрытые трудовые отношения»

В случае сотрудничества с ФЛП на практике возникают следующие наиболее распространенные риски:

1. Налоговый риск – во время налоговой проверки сотрудников ГНС могут заинтересовать заниженные финансовые показатели до налогообложения и одновременно расходы по договорам с ФЛП. По результатам проверки, налоговики имеют практику указывать в Актах проверки о неправомерном использовании ФЛП вместо трудовых отношений, что в результате уменьшает налоги и начислит сумму уменьшенного налога и штрафные санкции.

В данном случае налоговики могут доначислить НДФЛ по каждому «трудоустроенному» в размере 18%, начислить военный сбор и увеличить сумму до налогообложения. Соответственно суммы могут быть астрономические.

1. Проверки Государственной службы по охране труда. В случае обнаружения нетрудоустроенного сотрудника Гоструд может наложить штраф в размере 65 000 гривен за каждое нарушение. Если нарушение совершается повторно в течение 2-х лет, сумма штрафа вырастет втрое.

Самым простым и безопасным путем будет позаботиться о минимизации рисков заранее – на этапе формирования отношений с работниками.

Интересно: NDA договор с IТ специалистом

Как минимизировать риски при заключении договоров с ФЛП?

Несколько советов для начинающих и уже существующих бизнесов по предотвращению нежелательных последствий:

1. Если вы начинаете бизнес, рекомендуем проанализировать и структурировать будущий бизнес с учетом требований законодательства Украины. Если бизнес уже работает, советуем провести аудит деятельности и документов компании.

2. Ваши сотрудники должны быть четко проинформированы и проинструктированы о действиях или бездействии на случай проведения проверок, обысков или запросов государственных органов.

3. Просмотреть все документы, касающиеся сотрудничества с каждым ФЛП. Проанализировать и скорректировать «слабые места», подготовить Акты приема-передачи оказанных услуг/выполненных работ к каждой операции.

4. Проанализировать работу каждого сотрудника и определить наличие или отсутствие признаков трудовых отношений. В некоторых случаях наилучшей минимизацией рисков является заключение трудового договора и трудоустройство.

5. Вовремя реагировать на запросы, обращения контролирующих органов и проверять (ожидаем, что после войны будет такая возможность) информацию о плановых проверках контролирующих органов.

Важно! Сегодня для ІТ бизнеса правовой режим Дия Сити предоставляет возможность использования гиг-контрактов, сочетающих в себе признаки трудовых и гражданско-правовых правоотношений.

Мы предлагаем квалифицированную помощь и наш опыт работы с IТ компаниями в Украине разных размеров - мы проведем аудит вашего проекта и предоставим рекомендации по безопасной организации рабочего процесса с вашими работниками.

Стоимость наших услуг для ІТ бизнеса можно узнать здесь.

Все о ведении бизнеса в Украине здесь.